Hóa đơn điện tử (HĐĐT) giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tự động hóa quy trình và tra cứu minh bạch. Tuy nhiên khi triển khai thực tế, không ít đơn vị gặp vướng mắc: sai dữ liệu đầu vào, lỗi ký số, sai cấu hình hoặc xử lý chưa đúng quy trình điều chỉnh/thay thế. Bài viết này được An Đức tổng hợp 10 lỗi hóa đơn điện tử phổ biến, hướng xử lý chuẩn và checklist phòng tránh — bám đúng Nghị định 123/2020 và cập nhật mới tại Nghị định 70/2025.
Bảng phân loại lỗi (giúp xử lý nhanh – tránh sai quy trình)
| Nhóm lỗi | Ví dụ | Mức độ rủi ro | Cách xử lý |
|---|---|---|---|
| Lỗi nội dung | Sai MST, sai thuế suất, sai tiền hàng | Cao | Điều chỉnh hoặc thay thế và lập Mẫu 04 đúng hạn |
| Lỗi kỹ thuật | XML không hợp lệ, ký tự đặc biệt, lỗi server | Trung bình | Rà lại định dạng và gửi sau khi hệ thống ổn định |
| Lỗi quy trình | Không lập Mẫu 04 khi cần, xử lý sai thời điểm | Cao | Thực hiện theo Điều 19 NĐ 123 |
| Lỗi cấu hình | Chọn sai mẫu số, ký hiệu, sai loại hóa đơn | Cao | Kiểm tra cấu hình, đăng ký lại nếu cần |
| Lỗi chữ ký số | Chữ ký số hết hạn hoặc không tương thích | Cao | Gia hạn, cài lại driver và kiểm tra thiết bị |
Bảng trên giúp doanh nghiệp phân loại lỗi nhanh, từ đó biết nên xử lý theo hướng điều chỉnh, thay thế hay chỉ cần thông báo sai sót.
10 lỗi hóa đơn điện tử phổ biến
Lỗi 1: Sai hoặc thiếu thông tin người mua (Tên – MST – Địa chỉ – Email)
Dấu hiệu
- Cơ quan thuế trả lại do sai MST hoặc thiếu email.
- Khách không nhận được hóa đơn.
- Hóa đơn bị loại khi kê khai thuế.
Nguyên nhân
- Lấy thông tin từ nhân viên kinh doanh nhưng chưa đối chiếu pháp lý.
- Khách đổi địa chỉ nhưng chưa cập nhật.
- Nhập sai email, thiếu ký tự.
- Không có Master Data khách hàng.
Cách xử lý
- Tra cứu lại thông tin doanh nghiệp trên hệ thống thuế.
- MST đúng nhưng sai tên/địa chỉ → lập Thông báo sai sót.
- MST sai → phải lập hóa đơn thay thế theo Điều 19 NĐ 123.
- Gửi lại hóa đơn đúng để bên mua kê khai.
Phòng tránh
- Xây dựng Master Data khách hàng.
- Thiết lập kiểm tra cấu trúc MST và email trong phần mềm.
Lỗi 2: Chọn sai loại hóa đơn (có mã / không mã)
Dấu hiệu
- Bị từ chối cấp mã.
- Cơ quan thuế trả hồ sơ đăng ký.
Nguyên nhân
- Không nắm doanh nghiệp mình thuộc nhóm nào.
- Sao chép cấu hình cũ.
Cách xử lý
- Rà loại hóa đơn theo đúng quy định.
- Đăng ký lại hồ sơ sử dụng hóa đơn.
- Kiểm tra chuỗi hóa đơn đã phát hành.
Phòng tránh
- Chỉ kế toán trưởng được quyền cấu hình mẫu.
- Tạo file cấu hình chuẩn theo ngành nghề.
Lỗi 3: Lỗi định dạng dữ liệu (XML, ký tự đặc biệt, mô tả quá dài)
Dấu hiệu
- XML không hợp lệ.
- Không được cấp mã dù đã ký số.
Nguyên nhân
- Dán nội dung từ Word/Excel có ký tự ẩn.
- Dùng ký tự đặc biệt, xuống dòng.
- Mô tả hàng hóa quá dài.
Cách xử lý
- Kiểm tra XML bằng chức năng validate.
- Loại ký tự lạ, thay xuống dòng bằng “/”.
- Đưa nội dung dài vào phụ lục.
Phòng tránh
- Chuẩn hóa danh mục hàng hóa.
- Ràng buộc ký tự trong phần mềm.
Lỗi 4: Lỗi chữ ký số (hết hạn, driver lỗi, token không nhận)
Dấu hiệu
- Không ký được hóa đơn.
- Token không nhận hoặc không hiển thị hộp ký.
- Báo lỗi chữ ký số không hợp lệ.
Nguyên nhân
- Chữ ký số hết hạn.
- Plug-in ký số lỗi do trình duyệt cập nhật.
- Thiết bị ký không tương thích.
Cách xử lý
- Gia hạn chữ ký số.
- Cài lại driver ký số.
- Dùng trình duyệt khác để ký.
- Kiểm tra chứng thư gắn đúng MST.
Phòng tránh
- Đặt lịch nhắc hạn chữ ký số trước 30–45 ngày.
- Chuẩn bị thiết bị ký dự phòng.
Lỗi 5: Ngày lập hóa đơn không hợp lệ
Dấu hiệu
- Ngày hóa đơn nhỏ hơn hóa đơn đã phát hành trước.
- Xuất hóa đơn trước ngày giao hàng/hoàn thành dịch vụ.
Nguyên nhân
- Nhập sai ngày.
- Không có chặn lùi ngày.
Cách xử lý
- Chưa gửi cơ quan thuế → sửa trực tiếp.
- Đã gửi → lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Phòng tránh
- Cài đặt chặn lùi ngày.
- Đồng bộ ngày giao hàng từ POS/ERP.
Lỗi 6: Sai thông tin khi thông báo phát hành hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn
Dấu hiệu
- Hồ sơ bị trả lại.
- Mẫu số – ký hiệu không trùng khi phát hành.
Nguyên nhân
- Nhập sai mẫu số, ký hiệu.
- Bỏ sót trường thông tin.
- Nhầm mẫu HĐ GTGT và HĐ bán hàng.
Cách xử lý
- Kiểm tra 3 trường: mẫu số – ký hiệu – số lượng.
- Nộp lại hồ sơ sau khi điều chỉnh.
Phòng tránh
- Dùng checklist kiểm tra trước khi nộp thông báo phát hành.
- Đối chiếu ký hiệu theo Nghị định 123.
Lỗi 7: Xử lý sai sót không đúng quy trình (Mẫu 04/SS-HĐĐT)
Dấu hiệu
- Bên mua không chấp nhận hóa đơn sửa.
- Cơ quan thuế yêu cầu bổ sung hồ sơ.
Nguyên nhân
- Không phân biệt điều chỉnh – thay thế.
- Quên lập Mẫu 04 khi hóa đơn đã gửi cơ quan thuế.
Cách xử lý
- Sai giá/thuế/số lượng → điều chỉnh.
- Sai nhiều nội dung → thay thế.
- Sai tên/địa chỉ (MST đúng) → chỉ cần Mẫu 04.
Phòng tránh
- Huấn luyện quy trình theo Điều 19 NĐ 123.
- Tích hợp sơ đồ phân loại sai sót vào phần mềm.
Lỗi 8: Lỗi hệ thống/kết nối (server, đường truyền, cấp mã chậm)
Dấu hiệu
- Không truyền được hóa đơn.
- Hóa đơn treo trạng thái “chờ cấp mã”.
Nguyên nhân
- Internet không ổn định.
- Hệ thống cơ quan thuế quá tải/bảo trì.
Cách xử lý
- Truyền lại sau vài phút.
- Kiểm tra mạng.
- Theo dõi thông báo kỹ thuật từ cơ quan thuế.
Phòng tránh
- Dùng đường truyền ổn định.
- Phần mềm có chức năng retry tự động.
Lỗi 9: Sai thuế suất hoặc lệch tiền do làm tròn
Dấu hiệu
- Tổng tiền thuế không khớp.
- Nhầm 8% và 10%.
Nguyên nhân
- Không cập nhật chính sách.
- Hệ thống dùng quy tắc làm tròn khác nhau.
Cách xử lý
- Kiểm tra danh mục hàng hóa.
- Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
- Đồng bộ quy tắc làm tròn.
Phòng tránh
- Gắn thuế suất mặc định theo nhóm hàng.
- Ban hành quy tắc làm tròn thống nhất.
Lỗi 10: Hóa đơn thiếu tiêu chí bắt buộc / không hợp lệ
Dấu hiệu
- Thiếu chữ ký số.
- Không có mã cơ quan thuế.
- Sai định dạng XML.
Nguyên nhân
- Không kiểm tra trước khi phát hành.
- Bỏ sót trường bắt buộc.
Cách xử lý
- Bổ sung thông tin và lập hóa đơn thay thế nếu cần.
- Đối chiếu tiêu chí theo Nghị định 123.
Phòng tránh
- Thiết lập checklist 8–12 mục.
- Không cho phép phát hành khi thiếu dữ liệu.
Hậu quả nếu mắc lỗi hóa đơn điện tử
Đừng để lỗi kỹ thuật cản trở hoạt động kinh doanh. An Đức hỗ trợ soát lỗi – lập Mẫu 04 – điều chỉnh/thay thế trọn quy trình, đảm bảo quyền khấu trừ và tuân thủ.
LIÊN HỆ NGAY
Quy trình xử lý hóa đơn sai sót (chuẩn thực hành)
Bước 1 – Phân loại sai sót
Xác định thuộc lỗi nội dung (MST, thuế suất, mã hàng…) hay lỗi kỹ thuật (XML, ký số).
Bước 2 – Thỏa thuận hoặc lập Thông báo sai sót
Lập Mẫu 04/SS-HĐĐT khi thuộc diện phải báo cơ quan thuế.
Bước 3 – Chọn điều chỉnh hay thay thế
- Điều chỉnh: sai số lượng/thuế suất/đơn giá.
- Thay thế: sai nhiều nội dung cốt lõi.
Bước 4 – Truyền dữ liệu và lưu trữ
Ký số, truyền dữ liệu, lưu log – biên bản – Mẫu 04.
Checklist phòng tránh 10 lỗi hóa đơn điện tử
- Chuẩn hóa master data.
- Ràng buộc field & validate.
- Quy tắc ngày hóa đơn – chặn lùi ngày.
- Ký số an toàn – theo dõi hạn.
- Huấn luyện quy trình sai sót.
- Theo dõi thông báo hệ thống CQT.
Cần rà soát nhanh quy trình HĐĐT? An Đức hỗ trợ kiểm tra miễn phí 15 phút.
LIÊN HỆ NGAY
Khung pháp lý & cập nhật mới cần lưu ý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP – quy định nền tảng về hóa đơn điện tử.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/06/2025) – sửa đổi một số quy trình & trách nhiệm.
- Mẫu 04/SS-HĐĐT – biểu mẫu thông báo sai sót.
- Xử lý sự cố cấp mã – chuyển cơ chế dự phòng.
- Tăng cường chống gian lận HĐĐT (công văn 11/2024).
FAQ nhanh
1) Sai tên/địa chỉ nhưng MST đúng có cần lập lại?
Không. Chỉ cần lập Thông báo sai sót. Sai tiền/thuế suất → điều chỉnh/thay thế.
2) Khi nào phải gửi Mẫu 04?
Khi hóa đơn đã truyền dữ liệu cho CQT và phát hiện sai thuộc diện phải báo.
3) Lỗi XML/không cấp mã phải làm gì?
Kiểm tra XML, loại ký tự đặc biệt, rút ngắn mô tả, thử gửi lại hoặc liên hệ NCC phần mềm.
Kết luận
Để tránh 10 lỗi hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn hóa dữ liệu, validate ngay tại phần mềm, theo dõi hạn chữ ký số, nắm quy trình Mẫu 04 và theo dõi thông báo kỹ thuật từ cơ quan thuế.
An Đức đồng hành từ cấu hình ban đầu, huấn luyện, đến xử lý sai sót/điều chỉnh – đúng luật, đúng hạn.
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KẾ TOÁN VÀ ĐẠI LÝ THUẾ AN ĐỨC
Địa chỉ: 5 Đường 2, KDC Vạn Phúc, P. Hiệp Bình, TP.HCM
Email: anductax@gmail.com
Hotline: 0906.715.261 (Ms. Nguyệt) – 0917.389.778 (CSKH)
Thông tin tham khảo
Tác giả: Huyền – Chuyên viên Marketing, Đại lý Thuế An Đức.
Cập nhật lần cuối: Tháng 10/2025
