Hóa đơn điện tử (HĐĐT) giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tự động hóa quy trình và tra cứu minh bạch. Nhưng khi triển khai thực tế, không ít đơn vị vướng sai sót – từ dữ liệu đầu vào, ký số, cấu hình đến cách xử lý điều chỉnh/thay thế. Bài viết này được An Đức tổng hợp và hệ thống 10 lỗi hóa đơn điện tử thường gặp, cách khắc phục từng lỗi, cộng với quy trình, checklist và điểm pháp lý cốt lõi mà doanh nghiệp cần nắm (theo Nghị định 123/2020 và các cập nhật mới theo Nghị định 70/2025).
Sai/thiếu thông tin người mua (tên, MST, địa chỉ, email)
Nhập sai mã số thuế, viết tên/địa chỉ không khớp đăng ký, hoặc bỏ trống email khiến hệ thống từ chối cấp mã hay khách hàng không nhận được hóa đơn. Thực tế, nhiều phần mềm bắt buộc trường “Email người mua” trước khi lưu/ký. Cách khắc phục: chuẩn hóa master data (MST, tên, địa chỉ, email) và bật kiểm tra tự động trước khi gửi xin cấp mã. Nếu chỉ sai tên/địa chỉ mà MST đúng, thường xử lý theo hướng thông báo sai sót (không cần lập hóa đơn mới).
Chọn sai loại hóa đơn (có mã/không có mã)
Doanh nghiệp thuộc diện phải dùng HĐĐT có mã nhưng lại cấu hình không mã dễ bị từ chối khi truyền dữ liệu. Khuyến nghị: xác định rõ đối tượng áp dụng theo khung pháp lý trước khi đăng ký & phát hành, tránh “đi sai đường” từ đầu.
Dữ liệu/định dạng sai (XML, ký tự đặc biệt, quá giới hạn ký tự)
Sai cấu trúc XML, dùng ký tự đặc biệt, trường dữ liệu quá dài… khiến hệ thống không cấp mã. Cách khắc phục: dùng phần mềm đã có validate trước khi gửi; ràng buộc độ dài và ký tự hợp lệ cho các trường tên hàng, ghi chú, địa chỉ, email… để giảm lỗi trả về.
Lỗi chữ ký số (hết hạn, chứng thư không hợp lệ, driver ký)
Chữ ký số hết hạn/không hợp lệ hoặc thiếu driver/tiện ích ký sẽ làm hóa đơn không được chấp nhận. Cách xử lý: kiểm tra hạn chứng thư, gia hạn định kỳ, cài plugin/driver ký số đúng phiên bản; thử ký trên trình duyệt tương thích (hoặc app ký) trước khi gửi.
Ngày lập hóa đơn không hợp lệ
Ghi ngày hóa đơn lùi so với hóa đơn trước đó, hoặc trước thời điểm giao hàng/cung ứng là lỗi phổ biến. Hãy tuân thủ nguyên tắc về thời điểm lập hóa đơn: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng (đối với hàng hóa) hoặc hoàn thành dịch vụ (đối với cung cấp dịch vụ). Thiết lập quy tắc ngày & kiểm tra thứ tự để ngăn lỗi ngay từ form nhập.
Lỗi khi thông báo phát hành/đăng ký sử dụng
Sai ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số lượng hoặc chưa đủ thông tin khi thông báo phát hành/đăng ký sử dụng sẽ bị trả hồ sơ. Khuyến nghị: đối chiếu theo mẫu chuẩn, kiểm tra dấu/ khoảng trắng/ mã ký hiệu trước khi gửi lên CQT hoặc nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT.
Không xử lý sai sót đúng trình tự & thời hạn (Mẫu 04/SS-HĐĐT)
Phát hiện sai (thuế suất, tiền thuế, quy cách hàng hóa, mã hàng…) nhưng không lập thông báo sai sót với CQT theo Mẫu 04/SS-HĐĐT và không thỏa thuận với bên mua theo yêu cầu nghiệp vụ là rủi ro lớn. Quy trình thực hành hiện nay: xác định loại sai, lập Mẫu 04, chọn điều chỉnh hay thay thế rồi truyền dữ liệu đúng hạn.
Đọc thêm: Cách ghi mẫu số 04/SS-HĐĐT
Lỗi hệ thống/kết nối (đường truyền, server, gián đoạn cấp mã)
Hệ thống cấp mã có thể tạm gián đoạn; giải pháp là gửi lại sau khi ổn định, hoặc theo dõi thông báo kỹ thuật của CQT/nhà cung cấp. Một số tình huống CQT sẽ chuyển sang hệ thống dự phòng và/hoặc ủy quyền tạm thời cho tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT đủ điều kiện để đảm bảo luồng cấp mã.
Sai thuế suất/tiền thuế (8%/10%), lệch làm tròn
Áp sai thuế suất (ví dụ nhầm 8% với 10%), xử lý làm tròn không thống nhất giữa các trường dẫn tới lệch tổng tiền. Khắc phục: kiểm tra đối tượng được ưu đãi thuế suất (nếu áp 8%), đồng bộ công thức tính — trước/sau thuế, và thống nhất quy tắc làm tròn giữa phần mềm bán hàng – kế toán – HĐĐT. (Thực tiễn 2024–2025 ghi nhận rất nhiều sai sót nhóm này.)
Hóa đơn thiếu tiêu chí bắt buộc/không đáp ứng điều kiện hợp lệ
Thiếu chữ ký số, sai định dạng, không truyền dữ liệu đúng quy định… khiến HĐĐT bị xem là không hợp lệ. Giải pháp: thiết kế checklist “đủ điều kiện” ngay trong phần mềm (pre-publish checklist), ngăn phát hành khi thiếu tiêu chí bắt buộc.
Hậu quả nếu mắc lỗi hóa đơn điện tử
Đừng để lỗi kỹ thuật “ngáng đường” kinh doanh. An Đức hỗ trợ soát lỗi – lập Mẫu 04 – điều chỉnh/thay thế trọn quy trình, đảm bảo quyền khấu trừ & tuân thủ.
LIÊN HỆ NGAY
Quy trình xử lý hóa đơn sai sót (thực hành chuẩn)
Bước 1 – Phân loại sai sót
Xác định lỗi thuộc nội dung (tên/MST/địa chỉ, mã hàng, thuế suất, tiền thuế/tiền hàng, ngày hóa đơn, ký hiệu…) hay kỹ thuật (định dạng, ký số). Cách xử lý sẽ khác nhau (điều chỉnh/thay thế).
Bước 2 – Thỏa thuận &/hoặc lập thông báo sai sót
Trao đổi với bên mua; khi thuộc diện phải báo CQT, lập Mẫu 04/SS-HĐĐT theo Phụ lục tương ứng. (Bản cập nhật, hướng dẫn điền mẫu 04 mới được các nền tảng HĐĐT và cổng tư vấn pháp lý cập nhật 2024–2025).
Bước 3 – Chọn điều chỉnh hay thay thế
- Điều chỉnh: dùng khi sai giá/thuế suất/số lượng/diễn giải; ghi (+/-) để đưa về đúng.
- Thay thế: dùng khi cần thay toàn bộ nội dung hóa đơn trước đó (sai nhiều trường cốt lõi).
Căn cứ thực hành bám Điều 19 của NĐ 123/2020; các nền tảng nghiệp vụ đã tích hợp luồng thao tác chuẩn.
Bước 4 – Truyền dữ liệu & lưu trữ
Ký số, truyền bản điều chỉnh/thay thế lên CQT, lưu log truyền nhận, biên bản/thoả thuận và Mẫu 04 (nếu có) để sẵn sàng giải trình.
Checklist phòng tránh “10 lỗi hóa đơn điện tử”
- Chuẩn hóa master data: MST, tên, địa chỉ, email; danh mục hàng hóa, đơn giá, đơn vị tính, thuế suất.
- Ràng buộc field/validate: độ dài, ký tự, định dạng email/điện thoại; cảnh báo đặc tả XML.
- Quy tắc ngày hóa đơn: theo thời điểm chuyển giao/hoàn thành dịch vụ; chặn lùi ngày.
- Ký số an toàn: theo dõi hạn chứng thư, test ký định kỳ; chuẩn bị thiết bị dự phòng.
- Huấn luyện quy trình sai sót: khi nào Mẫu 04/SS-HĐĐT, khi nào điều chỉnh/thay thế; thời hạn thực hiện.
- Theo dõi thông báo sự cố: khi CQT gặp sự cố cấp mã sẽ có phương án dự phòng/ủy quyền; biết để chủ động.
Cần rà soát nhanh quy trình HĐĐT hiện tại? Liên hệ Đại lý Thuế An Đức để được kiểm tra miễn phí 15 phút, phát hiện sớm rủi ro & tối ưu thao tác phát hành.
LIÊN HỆ NGAY
Khung pháp lý & cập nhật mới cần lưu ý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP: nền tảng pháp lý về hóa đơn, chứng từ điện tử (khái niệm, thời điểm lập, nội dung, đăng ký sử dụng, hủy/tiêu hủy…).
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/06/2025): sửa đổi, bổ sung một số điều của NĐ 123; cập nhật một số thủ tục/quy trình và trách nhiệm các bên.
- Mẫu 04/SS-HĐĐT: hướng dẫn lập thông báo hóa đơn có sai sót (bản cập nhật 2024–2025).
- Xử lý sự cố cấp mã: khi hệ thống CQT gặp sự cố sẽ chuyển sang dự phòng/ủy quyền cấp mã; doanh nghiệp theo dõi thông báo chính thức để chủ động thao tác.
- Tăng cường chống gian lận HĐĐT: Tổng cục Thuế có công văn tăng cường phòng, chống gian lận HĐĐT (11/2024) – doanh nghiệp nên tuân thủ chặt chẽ quy trình & lưu trữ hồ sơ.
FAQ nhanh
1) Sai tên/địa chỉ nhưng MST đúng có phải lập lại hóa đơn?
Thực hành hiện nay cho phép thông báo sai sót (không cần lập lại) nếu chỉ sai tên/địa chỉ và MST đúng; các trường hợp sai tiền/thuế suất thì điều chỉnh/thay thế theo Điều 19 NĐ 123.
2) Khi nào phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT?
Khi hóa đơn đã truyền dữ liệu cho CQT và phát hiện sai thuộc diện phải thông báo; lập Mẫu 04 và tiến hành điều chỉnh/thay thế đúng quy trình, đúng hạn.
3) Hệ thống báo lỗi định dạng/không cấp mã thì làm gì?
Kiểm tra XML/định dạng, loại ký tự đặc biệt, rút ngắn trường quá dài; thử gửi lại khi đường truyền ổn định, hoặc liên hệ nhà cung cấp phần mềm.
Kết luận
Để tránh 10 lỗi hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần: (i) chuẩn hóa dữ liệu, (ii) ràng buộc/validate ngay tại phần mềm, (iii) ký số đúng – đủ – còn hạn, (iv) nắm quy trình Mẫu 04/SS-HĐĐT và (v) theo dõi sát thông báo kỹ thuật từ CQT/nhà cung cấp. Làm tốt 5 điểm này, bạn sẽ giảm mạnh rủi ro bị từ chối cấp mã, mất quyền khấu trừ hay bị xử phạt.
Đại lý Thuế An Đức sẵn sàng đồng hành: từ cấu hình ban đầu, huấn luyện thao tác, đến xử lý sai sót/điều chỉnh – tất cả trong một quy trình gọn, đúng luật, đúng hạn.
Chúng tôi đồng hành cùng cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp trong mọi thủ tục kế toán – thuế: từ đăng ký, kê khai, lập báo cáo tài chính, quyết toán cuối năm đến hỗ trợ tra cứu và tư vấn chính sách thuế mới nhất. Gọi cho chúng tôi theo số 0906.715.261 (Ms.Nguyệt) – 0967.181.178 (Ms.Sang Sang) hoặc truy cập dichvuketoananduc.vn để nhận bảng giá dịch vụ kế toán chi tiết cho doanh nghiệp bạn.
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KẾ TOÁN VÀ ĐẠI LÝ THUẾ AN ĐỨC
Địa chỉ văn phòng: 5 Đường 2, KDC Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
Email: anductax@gmail.com
Liên hệ ngay: 0906.715.261 (Ms.Nguyệt) – 0967.181.178 (Ms.Sang Sang)
