Đối với các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ, việc tự kê khai thuế GTGT (Giá trị gia tăng) là một kỹ năng thiết yếu giúp tiết kiệm chi phí, chủ động trong quản lý tài chính và đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật thuế.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong lần đầu kê khai: không biết chọn phương pháp nào, cách điền tờ khai ra sao hay thời hạn nộp thế nào.
Bài viết này, An Đức sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ quy trình kê khai thuế GTGT từng bước rõ ràng, dễ hiểu, kèm checklist PDF miễn phí và hình minh họa trực quan để bạn có thể thực hiện ngay.
Tổng quan về thuế GTGT và quy định kê khai
Thuế GTGT là gì?
Thuế giá trị gia tăng (GTGT) là loại thuế gián thu đánh trên phần giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ trong quá trình từ sản xuất đến tiêu dùng.
Doanh nghiệp có trách nhiệm thu hộ và nộp lại cho Nhà nước khoản thuế này.
Công thức cơ bản:
Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào
- Thuế đầu ra: thuế tính trên hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp bán ra.
- Thuế đầu vào: thuế doanh nghiệp đã trả khi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh.
Vì sao phải kê khai thuế GTGT?
Kê khai thuế GTGT giúp doanh nghiệp:
- Báo cáo doanh thu, chi phí hợp lệ và xác định chính xác số thuế phải nộp.
- Tuân thủ quy định của cơ quan thuế.
- Tránh bị xử phạt do chậm nộp hoặc kê khai sai.
Theo quy định, doanh nghiệp kê khai theo tháng hoặc quý, tùy doanh thu năm trước đó.
Các phương pháp kê khai thuế GTGT
Tùy quy mô và hình thức hoạt động, doanh nghiệp có thể chọn một trong hai phương pháp sau:
| Phương pháp | Đối tượng áp dụng | Cách tính thuế | Ghi chú |
| Khấu trừ | DN có doanh thu > 1 tỷ hoặc đăng ký tự nguyện | Thuế phải nộp = Đầu ra – Đầu vào | Được khấu trừ thuế GTGT đầu vào |
| Trực tiếp | DN nhỏ doanh thu < 1 tỷ, không đăng ký khấu trừ | Thuế = % × Doanh thu | Không được khấu trừ thuế đầu vào |
Ví dụ:
- DN có nhiều hóa đơn mua hàng đầu vào → nên chọn phương pháp khấu trừ để tiết kiệm thuế.
- DN nhỏ hoạt động dịch vụ đơn giản → chọn phương pháp trực tiếp sẽ thuận tiện hơn.
Hồ sơ, tài liệu cần chuẩn bị trước khi kê khai
Trước khi kê khai, bạn nên chuẩn bị đủ các chứng từ và thông tin sau:
- Hóa đơn đầu ra: toàn bộ hóa đơn bán hàng đã phát hành trong kỳ.
- Hóa đơn đầu vào: hóa đơn mua hàng, dịch vụ phục vụ sản xuất, kinh doanh.
- Báo cáo bán hàng hoặc sổ chi tiết doanh thu.
Sổ chi tiết tài khoản 133 (thuế đầu vào), 3331 (thuế GTGT phải nộp). - Thông tin tài khoản thuế điện tử tại: https://thuedientu.gdt.gov.vn
- USB Token chữ ký số hợp lệ để nộp tờ khai online.
Lưu ý:
- Kiểm tra kỹ hóa đơn đầu vào còn hiệu lực (không quá 6 tháng).
- Giữ bản sao điện tử để phòng khi cơ quan thuế đối chiếu.
Đọc thêm: Chữ ký số là gì? Cập nhật mới nhất năm 2025
LIÊN HỆ NGAY
Cách kê khai thuế GTGT online qua Cổng Thuế điện tử
Đây là phần quan trọng nhất. Dưới đây là hướng dẫn từng bước chi tiết từ An Đức:
Bước 1: Đăng nhập Cổng Thuế điện tử
- Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn
- Chọn “Doanh nghiệp” → Đăng nhập bằng Mã số thuế và mật khẩu
- Cắm chữ ký số (USB Token) để xác thực
Bước 2: Chọn tờ khai GTGT
- Tại menu bên trái: chọn “Khai thuế” → “Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT)”
- Chọn kỳ kê khai (tháng hoặc quý)
- Nhấn “Tiếp tục”
Bước 3: Điền các chỉ tiêu trong tờ khai
| Chỉ tiêu | Nội dung | Gợi ý kiểm tra |
| [21] | Doanh thu hàng hóa, dịch vụ chịu thuế | Tổng doanh thu trong kỳ |
| [22], [23] | Thuế GTGT đầu ra | Tính theo doanh thu × 10% |
| [25], [26] | Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ | Lấy từ hóa đơn đầu vào hợp lệ |
| [40] | Số thuế phải nộp | = [22]+[23] – [25] – [26] |
Mẹo từ An Đức:
Luôn đối chiếu lại tổng doanh thu trong phần mềm kế toán và sổ chi tiết trước khi nhập. Sai sót nhỏ ở chỉ tiêu [21] hoặc [26] có thể khiến tờ khai bị loại.
Bước 4: Ký điện tử và nộp tờ khai
- Nhấn “Hoàn thành kê khai” → “Ký và nộp tờ khai”
- Hệ thống sẽ báo “Nộp tờ khai thành công” và cấp mã giao dịch
- Lưu tờ khai dạng XML để đối chiếu khi cần
Bước 5: Nộp tiền thuế (nếu có)
- Trên trang thuế điện tử → chọn “Nộp thuế điện tử”
- Tạo Giấy nộp tiền (GNT) với các thông tin: cơ quan thuế, kỳ kê khai, số tiền phải nộp
- Ký điện tử và gửi
Thời hạn kê khai và nộp thuế GTGT
| Loại doanh nghiệp | Kỳ kê khai | Hạn nộp tờ khai | Hạn nộp tiền thuế |
| Kê khai theo tháng | Tháng | Ngày 20 của tháng sau | Ngày 20 của tháng sau |
| Kê khai theo quý | Quý | Ngày 30 của quý sau | Ngày 30 của quý sau |
Ví dụ:
Doanh nghiệp kê khai quý 3/2025 → hạn cuối nộp tờ khai và tiền thuế là 30/10/2025.
Khuyến nghị:
Doanh nghiệp nên nộp sớm ít nhất 2–3 ngày để tránh nghẽn hệ thống vào thời điểm cao điểm.
Các lỗi thường gặp khi tự kê khai thuế GTGT
- Sai mã số thuế hoặc nhập sai chỉ tiêu.
- Sử dụng hóa đơn đầu vào không hợp lệ (bị khóa MST).
- Quên ký điện tử trước khi nộp.
- Không lưu tờ khai XML để đối chiếu.
- Chậm nộp dẫn đến phạt 0,03%/ngày.
Kinh nghiệm từ An Đức:
Luôn chạy thử bản kê khai trên phần mềm kế toán trước khi gửi chính thức. Hãy lập một checklist kiểm tra cuối cùng.
LIÊN HỆ NGAY
Checklist tự kê khai thuế GTGT cho doanh nghiệp nhỏ
| STT | Nội dung kiểm tra | Đã hoàn thành |
| 1 | Thu thập đủ hóa đơn đầu ra, đầu vào | ☐ |
| 2 | Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử | ☐ |
| 3 | Nhập đúng chỉ tiêu [21]–[26] | ☐ |
| 4 | Ký điện tử và nộp tờ khai đúng hạn | ☐ |
| 5 | Nộp tiền thuế đúng hạn | ☐ |
| 6 | Lưu file XML + GNT | ☐ |
Đọc thêm: Checklist quyết toán thuế cuối năm – Phân tích & hướng dẫn
Một số lưu ý quan trọng
- Doanh thu dưới 50 tỷ/năm có thể chọn kê khai theo quý
- Hóa đơn đầu vào chỉ được khấu trừ nếu đáp ứng đủ 4 điều kiện: hợp pháp, hợp lệ, hợp lý, và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
- Không được kê khai hóa đơn đầu vào của kỳ khác (vượt quá 6 tháng)
- Lưu giữ hồ sơ thuế ít nhất 10 năm
- Kiểm tra email thường xuyên vì cơ quan thuế có thể gửi thông báo điện tử về tình trạng tờ khai
Kinh nghiệm thực tế từ đội ngũ kế toán An Đức
Theo thống kê từ An Đức – Đại lý thuế chuyên nghiệp, hơn 70% lỗi khi doanh nghiệp tự kê khai thuế GTGT đến từ việc bỏ sót hóa đơn đầu vào hoặc kê sai kỳ.
Một số mẹo hữu ích từ chuyên viên thuế An Đức:
- Tạo bảng tổng hợp thuế đầu ra – đầu vào để đối chiếu nhanh
- Cài đặt lịch nhắc hạn kê khai tự động trên Google Calendar (ngày 17 hằng tháng)
- Luôn in và ký lưu bản PDF tờ khai để đảm bảo tính pháp lý
Nếu bạn mới mở doanh nghiệp hoặc chưa quen quy trình, An Đức cung cấp gói hỗ trợ kê khai và báo cáo thuế trọn gói với chi phí hợp lý – giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro phạt chậm nộp.
Một số câu hỏi thường gặp
- Khai thuế ban đầu là gì và có bắt buộc không?
Khai thuế ban đầu (hay đăng ký thuế ban đầu) là thủ tục bắt buộc dành cho doanh nghiệp mới thành lập, nhằm xác định mã số thuế, phương pháp kế toán, hình thức kê khai thuế từ đầu. - Hồ sơ khai thuế ban đầu gồm gì?
Như mục 1 đã liệt kê: quyết định bổ nhiệm, tờ khai thuế, đăng ký sử dụng hóa đơn, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy ủy quyền nếu có, vv. - Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu ở đâu?
Tại Chi cục Thuế quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc tại Cục Thuế tỉnh nếu doanh nghiệp thuộc quản lý trực tiếp của Cục. - Trước khi khai thuế ban đầu cần làm gì?
Phải treo bảng hiệu, mua chữ ký số, mở tài khoản ngân hàng công ty. - Sau khi nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, cần làm gì tiếp theo?
Nộp lệ phí môn bài, đăng ký hóa đơn điện tử, đăng ký nộp thuế điện tử.
Kết luận
Tự kê khai thuế GTGT là bước quan trọng để doanh nghiệp nhỏ chủ động về tài chính, tiết kiệm chi phí kế toán và đảm bảo tuân thủ quy định thuế.
Nếu nắm vững quy trình, hiểu rõ chỉ tiêu và thực hiện đúng hạn, việc kê khai sẽ trở nên đơn giản, chính xác và hiệu quả.
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KẾ TOÁN VÀ ĐẠI LÝ THUẾ AN ĐỨC
Địa chỉ văn phòng: 5 Đường 2, KDC Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
Email: anductax@gmail.com
Liên hệ ngay: 0906.715.261 (Ms.Nguyệt) – 0967.181.178 (Ms.Sang Sang)
