Các chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN (2025) | Hướng dẫn & ví dụ thực tế từ An Đức

Chi phí hợp lệ là nền tảng quan trọng để xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Nếu doanh nghiệp kê khai sai hoặc đưa vào các khoản chi phí không được khấu trừ, có thể dẫn đến bị truy thu, bị phạt thuế, ảnh hưởng đến lợi nhuận ròng và bị xếp vào nhóm rủi ro cao khi thanh tra thuế.

Do đó, việc hiểu rõ chi phí hợp lệ – không hợp lệ và lập hồ sơ chứng từ đúng quy định là kỹ năng mà mọi doanh nghiệp cần nắm, đặc biệt trong mùa quyết toán cuối năm.

Căn cứ pháp lý mới nhất 2025

• Luật Thuế TNDN số 14/2008/QH12, được sửa đổi, bổ sung tại Luật 32/2013/QH13.
• Nghị định 218/2013/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNDN.Thông tư 78/2014/TT-BTC và các Thông tư sửa đổi: 96/2015/TT-BTC, 45/2013/TT-BTC (về khấu hao TSCĐ).
• Thông tư 25/2018/TT-BTC (về các khoản chi không được trừ).
• Cập nhật mới: Từ năm 2025, việc khai và nộp báo cáo thuế điện tử thực hiện qua Cổng Thuế điện tử theo Thông tư 88/2023/TT-BTC.

Nguyên tắc chung để chi phí được khấu trừ hợp lệ

Theo Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC (và sửa đổi tại Thông tư 96/2015/TT-BTC), chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phải đáp ứng đủ 3 điều kiện sau:

1. Phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
3. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng).

Ví dụ: Công ty An Đức mua phần mềm kế toán trị giá 25 triệu đồng. Nếu có hóa đơn GTGT hợp lệ, hợp đồng mua bán và chứng từ chuyển khoản ngân hàng, chi phí này được khấu trừ.

Các nhóm chi phí hợp lệ được khấu trừ khi tính thuế TNDN

Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ dụng cụ

– Bao gồm nguyên vật liệu đầu vào phục vụ sản xuất, chi phí bao bì, vận chuyển hàng hóa, công cụ dụng cụ (có thể phân bổ dần).
Ví dụ: Mua bao bì in logo An Đức để đóng gói sản phẩm được tính là chi phí hợp lệ.

Chi phí tiền lương, tiền công, phụ cấp

– Được trừ nếu có hợp đồng lao động, bảng lương, phiếu chi trả và đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN.

Lưu ý:

• Lương trả cho chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc thành viên HĐQT không trực tiếp điều hành sẽ không được trừ.
• Các khoản thưởng, phúc lợi (du lịch, sinh nhật, hiếu hỷ…) được trừ tối đa 1 tháng lương bình quân.

Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)

– TSCĐ phải thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng của doanh nghiệp, được ghi nhận trong sổ sách, có hồ sơ chứng minh nguyên giá.
Ví dụ: Máy tính, ô tô phục vụ kinh doanh, máy in hóa đơn.
Không được khấu trừ với tài sản không thuộc doanh nghiệp, hoặc đã khấu hao hết nhưng vẫn ghi chi phí.

Chi phí thuê ngoài và dịch vụ mua vào

– Bao gồm chi phí kế toán, marketing, vận chuyển, tư vấn pháp lý, bảo trì thiết bị.
Điều kiện: Có hợp đồng, hóa đơn và thanh toán chuyển khoản nếu giá trị trên 20 triệu.

Ví dụ: Doanh nghiệp thuê An Đức làm dịch vụ kế toán thuế trọn gói – đây là chi phí hợp lệ được khấu trừ vì có hóa đơn GTGT và hợp đồng rõ ràng.

Tham khảo thêm: Bảng giá dịch vụ kế toán trọn gói – Phân tích & hướng dẫn

Chi phí tiếp khách, khuyến mãi, quảng cáo

– Được trừ toàn bộ nếu phục vụ hoạt động kinh doanh.
Từ Thông tư 96/2015/TT-BTC, quy định bỏ giới hạn 15% doanh thu đối với chi phí quảng cáo – tiếp thị.

Ví dụ: Chi phí in tờ rơi, chạy quảng cáo Facebook, Google, TikTok; chi phí ăn uống khi ký hợp đồng với khách hàng.

Chi phí lãi vay, tài chính

– Được trừ nếu có hợp đồng vay, chứng từ ngân hàng và lãi suất không vượt quá 150% lãi suất cơ bản.
– Không được trừ nếu vay của cá nhân không phải tổ chức tín dụng mà không có hợp đồng hoặc không chuyển khoản.

Chi phí quản lý doanh nghiệp

– Gồm điện, nước, văn phòng phẩm, thuê văn phòng, internet, phần mềm quản lý, chi phí công tác.
Ví dụ: Phí phần mềm kế toán, chi phí điện nước văn phòng, tiền thuê coworking space.

Các khoản chi không được khấu trừ

Một số khoản doanh nghiệp thường nhầm lẫn, cần loại trừ khi tính thuế TNDN:

Ví dụ tổng hợp minh họa

Tình huống:
Công ty TNHH ABC trong năm 2024 có các khoản chi sau:

Kết luận: Tổng chi phí hợp lệ được khấu trừ = 150.000.000 + 50.000.000 + 35.000.000 = 235.000.000 đồng.

Checklist kiểm tra chi phí hợp lệ trước khi quyết toán

Trước khi lập tờ khai thuế TNDN, kế toán cần đảm bảo:

• Đã có đủ hóa đơn, hợp đồng, phiếu chi, chuyển khoản.
• Chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.
• Tài sản được ghi nhận hợp lệ trong sổ kế toán.
• Các khoản lương, phúc lợi có quyết định chi rõ ràng.
• Không có chi phí cá nhân hoặc sai mục đích.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1. Chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN là gì?

Chi phí hợp lệ là những khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp, có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp và thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên). Đây là căn cứ để xác định thu nhập chịu thuế và số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.

2. Các khoản chi nào không được trừ khi tính thuế TNDN?

Một số khoản chi thường bị loại trừ:

• Phạt vi phạm hành chính, vi phạm hợp đồng.

• Chi phí không có hóa đơn hợp lệ.

• Chi phí cá nhân của lãnh đạo.

• Chi tiếp khách không chứng minh được mục đích kinh doanh.

• Thanh toán tiền mặt cho hóa đơn > 20 triệu đồng.

• Lương chủ doanh nghiệp tư nhân, HĐQT không trực tiếp điều hành.

4. Doanh nghiệp cần chứng từ gì để chứng minh chi phí hợp lệ?

Để được khấu trừ, doanh nghiệp cần có:

• Hóa đơn, hợp đồng, phiếu chi, hoặc chứng từ ngân hàng.
• Biên bản nghiệm thu, bảng lương, quyết định chi tiền (nếu có).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản chi từ 20 triệu đồng.
• Sổ kế toán và hồ sơ khấu hao TSCĐ (nếu liên quan).

5. Khi nào cần rà soát lại chi phí hợp lệ?

• Trước kỳ quyết toán thuế TNDN (thường vào quý I năm sau).

• Khi có thay đổi chính sách thuế hoặc cập nhật thông tư mới.

• Khi cơ quan thuế gửi yêu cầu kiểm tra hồ sơ.

An Đức khuyến nghị doanh nghiệp nên kiểm tra chi phí hợp lệ định kỳ hàng quý để giảm rủi ro bị loại trừ khi thanh tra.

Kết luận

Hiểu rõ chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN giúp doanh nghiệp giảm rủi ro khi thanh tra thuế, tối ưu lợi nhuận hợp pháp và xây dựng nền tảng tài chính minh bạch.

An Đức – đại lý thuế được cấp phép bởi Tổng cục Thuế – cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình kê khai, khấu trừ, và lập báo cáo thuế TNDN.

Liên hệ ngay An Đức để được tư vấn chi phí hợp lệ, xây dựng hệ thống kế toán chuẩn thuế và hợp pháp hóa toàn bộ hồ sơ chi phí doanh nghiệp.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KẾ TOÁN VÀ ĐẠI LÝ THUẾ AN ĐỨC
Địa chỉ: 5 Đường 2, KDC Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
Email: anductax@gmail.com
Hotline: 0906.715.261 (Ms. Nguyệt) – 0967.181.178 (Ms. Sang Sang)