Checklist hồ sơ kế toán cần nộp khi quyết toán thuế cuối năm

Checklist hồ sơ kế toán quyết toán thuế cuối năm là công cụ giúp doanh nghiệp rà soát, tổng hợp và nộp đúng, đủ các chứng từ kế toán theo quy định. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ không chỉ giúp tránh rủi ro bị phạt mà còn đảm bảo tính minh bạch, thuận lợi khi làm việc với cơ quan thuế.

Một bộ hồ sơ kế toán hoàn chỉnh giúp doanh nghiệp:

• Chứng minh tính hợp lệ của chi phí để giảm thiểu rủi ro bị loại khi quyết toán.
• Đảm bảo minh bạch tài chính, sẵn sàng cho kiểm toán hoặc thanh tra thuế.
• Dễ dàng lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế TNDN, GTGT, TNCN.
• Tiết kiệm thời gian và công sức khi được tổ chức theo checklist rõ ràng.

Vì vậy, việc lập checklist hồ sơ kế toán quyết toán là bước không thể thiếu để doanh nghiệp kiểm soát tốt sổ sách trước hạn nộp báo cáo cuối năm.

Checklist hồ sơ kế toán cần nộp khi quyết toán thuế cuối năm

Dưới đây là danh mục hồ sơ kế toán đầy đủ nhất, được phân loại theo từng nhóm chứng từ và sổ sách kế toán mà doanh nghiệp cần nộp hoặc lưu trữ theo quy định hiện hành.

Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng).
• Giấy đăng ký mẫu dấu, tài khoản ngân hàng.
• Các hợp đồng thuê văn phòng, nhà xưởng, kho bãi.
• Giấy phép kinh doanh ngành nghề có điều kiện (nếu có).

Hồ sơ tài chính – kế toán nội bộ

• Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng, người đại diện pháp luật.
• Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng.
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
• Báo cáo tình hình nộp thuế GTGT, TNDN, TNCN.

Hóa đơn, chứng từ kế toán

• Toàn bộ hóa đơn đầu ra (doanh thu, cung cấp dịch vụ).
• Toàn bộ hóa đơn đầu vào (mua hàng, dịch vụ, nguyên vật liệu).
• Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ – có của ngân hàng.
• Biên bản đối chiếu công nợ khách hàng, nhà cung cấp.
• Bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động.

Sổ sách kế toán tổng hợp

• Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản.
• Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả.
• Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng.
• Sổ chi tiết tài sản cố định, công cụ dụng cụ.

Báo cáo tài chính và báo cáo thuế

• Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01-DN).
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02-DN).
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03-DN).
• Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09-DN).
• Báo cáo quyết toán thuế TNDN, TNCN.
• Tờ khai thuế GTGT, báo cáo sử dụng hóa đơn.

Đọc thêm: Cách đọc & hiểu báo cáo tài chính doanh nghiệp

LIÊN HỆ NGAY

Hồ sơ tài sản, chi phí, khấu hao

• Hồ sơ mua sắm tài sản cố định, biên bản nghiệm thu.
• Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định.
• Bảng phân bổ chi phí trả trước, chi phí sản xuất dở dang.

Hồ sơ ngân hàng – công nợ

• Sao kê ngân hàng các tài khoản.
• Hợp đồng tín dụng, vay vốn (nếu có).
• Biên bản đối chiếu công nợ, biên bản xác nhận công nợ cuối năm.

Hồ sơ lao động – tiền lương

• Danh sách nhân viên, hợp đồng lao động.
• Bảng chấm công, bảng lương, bảng tính thuế TNCN.
• Hồ sơ bảo hiểm xã hội, thang bảng lương.

Quy trình rà soát hồ sơ trước khi nộp quyết toán thuế

1. Kiểm tra đầy đủ danh mục hồ sơ theo checklist (đối chiếu với phần 2).
2. Phân loại theo từng nhóm: thuế, chi phí, tài sản, công nợ, lương.
3. Đối chiếu dữ liệu giữa sổ kế toán và tờ khai thuế (GTGT, TNDN, TNCN).
4. Hoàn thiện biên bản xác nhận công nợ, hồ sơ khấu hao, bảng cân đối.
5. Lập báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán thuế để nộp cho cơ quan thuế.
6. Sao lưu bản mềm và lưu trữ bản cứng tại doanh nghiệp tối thiểu 10 năm.

An Đức khuyến nghị doanh nghiệp nên hoàn tất hồ sơ trước hạn nộp 20/3 hàng năm, để kịp xử lý sai sót nếu có.

Bảng giá dịch vụ hỗ trợ quyết toán thuế cuối năm (tham khảo)

*Giá chưa bao gồm thuế VAT 10%. Vui lòng liên hệ Đại Lý Thuế An Đức để nhận báo giá chi tiết phù hợp với quy mô doanh nghiệp.

Liên hệ ngay Đại Lý Thuế An Đức để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp.

Những sai sót thường gặp khi quyết toán thuế cuối năm

Mặc dù doanh nghiệp đã có checklist hồ sơ kế toán khá rõ ràng, thực tế vẫn có rất nhiều sai sót xảy ra trong giai đoạn quyết toán thuế cuối năm. Đây là thời điểm nhạy cảm, số liệu kế toán của cả năm được tổng hợp và đối chiếu lại một lần, nên mọi lỗi nhỏ đều có thể dẫn đến rủi ro lớn như: hồ sơ bị trả lại, bị truy thu thuế, bị phạt vi phạm hành chính hoặc bị đưa vào danh sách kiểm tra chuyên sâu của cơ quan thuế.

Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất mà doanh nghiệp thường gặp, kèm theo phân tích nguyên nhân và giải pháp cụ thể:

1. Không đối chiếu công nợ định kỳ

Đây là lỗi chiếm tới 70–80% nguyên nhân khiến báo cáo tài chính bị sai lệch.

• Sổ công nợ khách hàng – nhà cung cấp không khớp với thực tế.
• Các khoản ứng trước, trả trước không được theo dõi đầy đủ.
• Giao dịch liên công ty hoặc giao dịch nội bộ không được đối chiếu.

Hậu quả:

• Doanh thu/chi phí bị ghi sai.
• Chênh lệch công nợ phải thu, phải trả.
• Dễ bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra.

Giải pháp:
Doanh nghiệp nên thực hiện đối chiếu công nợ hàng tháng hoặc ít nhất mỗi quý và lưu biên bản đối chiếu để phục vụ quyết toán.

2. Thiếu chứng từ gốc cho các khoản chi phí lớn

Nhiều doanh nghiệp chỉ có hóa đơn mà không có hồ sơ đầy đủ, dẫn đến chi phí bị loại khi quyết toán.

Các khoản dễ bị loại gồm:

• Chi phí quảng cáo – marketing
• Chi phí dịch vụ thuê ngoài
• Chi phí sửa chữa tài sản
• Lương – thưởng nhưng không có bảng công, hợp đồng, quyết định
• Chi phí khấu hao tài sản cố định nhưng thiếu biên bản bàn giao/ghi tăng

Theo quy định, mọi chi phí hợp lệ phải có:

• Hợp đồng
• Biên bản nghiệm thu
• Hóa đơn điện tử
• Chứng từ thanh toán

Giải pháp:
Kiểm tra lại toàn bộ chứng từ chi phí trước khi lập báo cáo tài chính. Trường hợp thiếu, An Đức hỗ trợ rà soát và lập hồ sơ chứng minh chi phí hợp lệ.

3. Ghi nhận doanh thu – chi phí không đúng kỳ kế toán

Đây là lỗi rất phổ biến khi doanh nghiệp làm nhiều nghiệp vụ hoặc chưa có kế toán chuyên trách.

• Doanh thu phát sinh tháng 12 nhưng ghi sang tháng 1 năm sau
• Chi phí phát sinh nhưng chưa có hóa đơn
• Dồn doanh thu – chi phí để “đẹp sổ”

Hậu quả:

• Sai lệch thuế GTGT
• Sai thuế TNDN
• Cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh và phạt chậm nộp

Giải pháp:
Áp dụng nguyên tắc Doanh thu – chi phí phải được ghi nhận đúng kỳ phát sinh, không theo thời điểm thanh toán.

4. Không cập nhật kịp quy định thuế mới (đặc biệt từ 2025)

Năm 2025 có nhiều thay đổi quan trọng:

• Quy định mới về lưu trữ hóa đơn điện tử
• Chuẩn dữ liệu đầu vào – đầu ra bắt buộc
• Quy định về chứng từ khấu trừ thuế
• Tiêu chuẩn chứng minh chi phí được trừ
• Quy định về chữ ký số và nộp báo cáo điện tử

Nếu không cập nhật kịp thời, doanh nghiệp dễ:

• Nộp sai hồ sơ
• Bị phạt lỗi thủ tục
• Bị loại chi phí do thiếu chứng minh

Giải pháp:

Doanh nghiệp nên cập nhật định kỳ hoặc sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói để được cảnh báo kịp thời.

5. Không rà soát báo cáo tài chính trước khi gửi

Lỗi thường gặp:

• Số liệu trên BCTC không khớp với sổ chi tiết
• Công nợ âm/0 bất thường
• Tồn kho ảo hoặc tồn kho không có kiểm kê
• TSCĐ ghi tăng/giảm sai thời điểm
• Lưu chuyển tiền tệ không khớp sổ quỹ – báo cáo ngân hàng

Hậu quả:

• Bị yêu cầu giải trình hoặc điều chỉnh
• Bị đưa vào diện kiểm tra chuyên sâu trong năm sau

Giải pháp:

Nên có bước kiểm toán nội bộ hoặc nhờ đơn vị bên ngoài thực hiện soát xét số liệu trước quyết toán.

6. Không lập hoặc thiếu biên bản kiểm kê cuối năm

Rất nhiều doanh nghiệp không lập:

• Biên bản kiểm kê hàng tồn kho
• Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt
• Biên bản đối chiếu công nợ
• Biên bản đánh giá lại TSCĐ
• Trong khi đây là tài liệu bắt buộc khi cơ quan thuế kiểm tra.

Giải pháp:

Gộp việc kiểm kê vào checklist cuối năm và lưu hồ sơ tối thiểu 10 năm.

7. Không lưu trữ đầy đủ chứng từ điện tử

Hóa đơn điện tử mới đang yêu cầu:

• Lưu file XML
• Lưu file PDF
• Lưu biên bản điều chỉnh/thay thế nếu có

Nhiều doanh nghiệp chỉ lưu PDF → không hợp lệ khi quyết toán.

8. Thiếu căn cứ pháp lý cho các khoản chi quản lý và chi phí dịch vụ

Các khoản như:

• Chi thuê freelancer
• Chi chạy quảng cáo Facebook/Google
• Chi hỗ trợ – hoa hồng
• Chi đào tạo nội bộ
• Chi tiếp khách

… nếu không đủ bộ hồ sơ sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ.

Dịch vụ hỗ trợ kiểm tra hồ sơ kế toán – quyết toán thuế tại An Đức

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán – thuế, Đại Lý Thuế An Đức cung cấp dịch vụ hỗ trợ trọn gói gồm:

• Kiểm tra và đối chiếu toàn bộ hồ sơ kế toán.
• Rà soát tính hợp lệ của chứng từ và chi phí được trừ.
• Lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế.
• Đại diện doanh nghiệp giải trình với cơ quan thuế nếu có yêu cầu.
• Tư vấn điều chỉnh, bổ sung hồ sơ kế toán để tránh sai sót.

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 60% chi phí kế toán so với việc thuê nhân sự nội bộ. Liên hệ An Đức để nhận báo giá chi tiết và kiểm tra hồ sơ miễn phí lần đầu.

FAQ – Câu hỏi thường gặp 

1. Nếu mất hóa đơn đầu vào, có được tính chi phí không?

Không. Theo Luật Thuế TNDN, khoản chi chỉ được tính vào chi phí hợp lệ khi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ, thanh toán đúng quy định và chứng minh được tính liên quan đến hoạt động sản xuất – kinh doanh.
Nếu mất hóa đơn, doanh nghiệp phải:

Liên hệ bên bán xin cấp lại bản sao hóa đơn kèm biên bản mất hóa đơn.

Chuẩn bị bộ hồ sơ giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

2. Doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu có cần lập báo cáo tài chính không?

Có.
Mọi doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế đều phải lập và nộp báo cáo tài chính cuối năm, dù không phát sinh doanh thu, chi phí hoặc hoạt động kinh doanh.
Trường hợp bỏ sót sẽ bị phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

3. Hồ sơ kế toán cần lưu giữ bao lâu?

Tối thiểu 10 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán.
Một số chứng từ đặc thù (TSCĐ, hợp đồng dài hạn, dự án xây dựng…) phải lưu đến khi kết thúc vòng đời tài sản.
Lưu trữ đúng quy định giúp doanh nghiệp đáp ứng kiểm tra, thanh tra thuế bất kỳ lúc nào.

4. Có thể nộp hồ sơ quyết toán thuế điện tử không?

Có.
Hiện nay doanh nghiệp bắt buộc nộp toàn bộ tờ khai thuế, báo cáo tài chính, quyết toán TNCN/TNDN qua cổng Thuế điện tử tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn

Doanh nghiệp cần chữ ký số và tài khoản đăng nhập để thực hiện.

5. Nếu doanh nghiệp bị sai sót sau khi nộp báo cáo tài chính thì có được điều chỉnh không?

Có.
Doanh nghiệp được quyền nộp tờ khai bổ sung kèm giải trình và tài liệu liên quan. Tuy nhiên, nếu điều chỉnh làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải nộp bổ sung và tiền chậm nộp theo quy định.

6. Tồn kho bị âm hoặc tồn kho ảo có ảnh hưởng khi quyết toán không?

Rất nghiêm trọng.
Hàng tồn kho âm hoặc không khớp kiểm kê là dấu hiệu khiến cơ quan thuế nghi ngờ về:

• Ghi nhận sai chi phí
• Ghi thiếu doanh thu
• Sai lệch số liệu sản xuất – nhập – xuất

Nhiều doanh nghiệp bị kiểm tra chỉ vì chỉ tiêu tồn kho không hợp lý.
Giải pháp: đối chiếu tồn kho cuối năm, lập biên bản kiểm kê đầy đủ.

7. Chi phí lương tiền mặt có được tính vào chi phí hợp lệ không?

Được tính nếu đầy đủ:

• Hợp đồng lao động
• Bảng lương
• Chấm công
• Quyết định trả lương
• Chứng từ chi lương

Không bắt buộc phải chuyển khoản (trừ trường hợp lương từ 20 triệu trở lên theo yêu cầu nội bộ doanh nghiệp).

8. Chi phí quảng cáo Facebook/Google có được tính hợp lệ không?

Được, nhưng cần đủ:

• Hóa đơn điện tử từ Meta/Google
• Sao kê/ủy nhiệm chi thanh toán
• Hợp đồng dịch vụ hoặc xác nhận chạy quảng cáo
• Kế hoạch marketing hoặc tài liệu giải trình nếu cơ quan thuế yêu cầu

Nhiều doanh nghiệp bị loại chi phí vì chỉ có hóa đơn mà thiếu hồ sơ kèm theo.

9. Không phát hành hóa đơn nhưng có chi phí thì có bị cơ quan thuế nghi ngờ không?

Có.
Trường hợp doanh nghiệp có chi phí đều đặn nhưng không phát sinh doanh thu, cơ quan thuế có thể:

• Yêu cầu giải trình
• Kiểm tra hồ sơ thuế
• Đánh giá dấu hiệu rủi ro trốn thuế

Do đó, cần giải trình hợp lý hoặc xem xét mô hình kinh doanh.

10. Khi bị thanh tra thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Doanh nghiệp cần:

• Bộ hồ sơ kế toán đầy đủ theo checklist
• Hóa đơn điện tử gốc (XML + PDF)
• Chứng từ thanh toán
• Hợp đồng – nghiệm thu
• Biên bản kiểm kê cuối năm
• Sổ kế toán theo đúng mẫu Thông tư 200 hoặc Thông tư 133

Nếu chưa chắc chắn, An Đức có gói Hỗ trợ giải trình thuế và Kiểm toán nội bộ trước thanh tra.

11. Có cần nộp quyết toán TNCN nếu không có nhân viên không?

Không.
Nếu doanh nghiệp không phát sinh trả thu nhập cho cá nhân, có thể nộp tờ khai gộp năm với chỉ tiêu = 0 hoặc nộp văn bản giải trình không phát sinh.

12. Chi phí nào thường bị loại nhiều nhất khi quyết toán thuế?

Các khoản thường bị loại gồm:

• Chi phí thuê ngoài không có hợp đồng/biên bản
• Chi phí quảng cáo không có bộ hồ sơ chứng minh
• Chi phí tiếp khách không có chứng từ thanh toán hợp lệ
• Chi phí lương không có đầy đủ hồ sơ nhân sự
• Chi phí TSCĐ nhưng không đủ biên bản nghiệm thu/ghi tăng

Kết luận

Việc chuẩn bị đầy đủ checklist hồ sơ kế toán quyết toán thuế giúp doanh nghiệp:

• Chủ động trong việc lập báo cáo và nộp thuế đúng hạn.
• Tránh rủi ro phạt hành chính do thiếu chứng từ.
• Dễ dàng kiểm soát tài chính và lập kế hoạch cho năm sau.

Liên hệ ngay Đại Lý Thuế An Đức để được hỗ trợ kiểm tra hồ sơ kế toán và lập báo cáo quyết toán thuế chính xác, đúng quy định.

LIÊN HỆ NGAY

Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN VÀ ĐẠI LÝ THUẾ AN ĐỨC
Hotline: 0906.715.261 (Ms.Nguyệt) – 0917.389.778 (Hotline)
Email: anductax@gmail.com
Địa chỉ: 5 Đường 2, KDC Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình, TP.HCM