Checklist hồ sơ kế toán cần nộp khi quyết toán thuế cuối năm

Checklist hồ sơ kế toán quyết toán thuế cuối năm là công cụ giúp doanh nghiệp rà soát, tổng hợp và nộp đúng, đủ các chứng từ kế toán theo quy định. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ không chỉ giúp tránh rủi ro bị phạt mà còn đảm bảo tính minh bạch, thuận lợi khi làm việc với cơ quan thuế.

Một bộ hồ sơ kế toán hoàn chỉnh giúp doanh nghiệp:

• Chứng minh tính hợp lệ của chi phí để giảm thiểu rủi ro bị loại khi quyết toán.
• Đảm bảo minh bạch tài chính, sẵn sàng cho kiểm toán hoặc thanh tra thuế.
• Dễ dàng lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế TNDN, GTGT, TNCN.
• Tiết kiệm thời gian và công sức khi được tổ chức theo checklist rõ ràng.

Vì vậy, việc lập checklist hồ sơ kế toán quyết toán là bước không thể thiếu để doanh nghiệp kiểm soát tốt sổ sách trước hạn nộp báo cáo cuối năm.

Checklist hồ sơ kế toán cần nộp khi quyết toán thuế cuối năm

Dưới đây là danh mục hồ sơ kế toán đầy đủ nhất, được phân loại theo từng nhóm chứng từ và sổ sách kế toán mà doanh nghiệp cần nộp hoặc lưu trữ theo quy định hiện hành.

Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng).
• Giấy đăng ký mẫu dấu, tài khoản ngân hàng.
• Các hợp đồng thuê văn phòng, nhà xưởng, kho bãi.
• Giấy phép kinh doanh ngành nghề có điều kiện (nếu có).

Hồ sơ tài chính – kế toán nội bộ

• Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng, người đại diện pháp luật.
• Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng.
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
• Báo cáo tình hình nộp thuế GTGT, TNDN, TNCN.

Hóa đơn, chứng từ kế toán

• Toàn bộ hóa đơn đầu ra (doanh thu, cung cấp dịch vụ).
• Toàn bộ hóa đơn đầu vào (mua hàng, dịch vụ, nguyên vật liệu).
• Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ – có của ngân hàng.
• Biên bản đối chiếu công nợ khách hàng, nhà cung cấp.
• Bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động.

Sổ sách kế toán tổng hợp

• Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản.
• Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả.
• Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng.
• Sổ chi tiết tài sản cố định, công cụ dụng cụ.

Báo cáo tài chính và báo cáo thuế

• Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01-DN).
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02-DN).
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03-DN).
• Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09-DN).
• Báo cáo quyết toán thuế TNDN, TNCN.
• Tờ khai thuế GTGT, báo cáo sử dụng hóa đơn.

Đọc thêm: Cách đọc & hiểu báo cáo tài chính doanh nghiệp

LIÊN HỆ NGAY

Hồ sơ tài sản, chi phí, khấu hao

• Hồ sơ mua sắm tài sản cố định, biên bản nghiệm thu.
• Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định.
• Bảng phân bổ chi phí trả trước, chi phí sản xuất dở dang.

Hồ sơ ngân hàng – công nợ

• Sao kê ngân hàng các tài khoản.
• Hợp đồng tín dụng, vay vốn (nếu có).
• Biên bản đối chiếu công nợ, biên bản xác nhận công nợ cuối năm.

Hồ sơ lao động – tiền lương

• Danh sách nhân viên, hợp đồng lao động.
• Bảng chấm công, bảng lương, bảng tính thuế TNCN.
• Hồ sơ bảo hiểm xã hội, thang bảng lương.

Quy trình rà soát hồ sơ trước khi nộp quyết toán thuế

1. Kiểm tra đầy đủ danh mục hồ sơ theo checklist (đối chiếu với phần 2).
2. Phân loại theo từng nhóm: thuế, chi phí, tài sản, công nợ, lương.
3. Đối chiếu dữ liệu giữa sổ kế toán và tờ khai thuế (GTGT, TNDN, TNCN).
4. Hoàn thiện biên bản xác nhận công nợ, hồ sơ khấu hao, bảng cân đối.
5. Lập báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán thuế để nộp cho cơ quan thuế.
6. Sao lưu bản mềm và lưu trữ bản cứng tại doanh nghiệp tối thiểu 10 năm.

An Đức khuyến nghị doanh nghiệp nên hoàn tất hồ sơ trước hạn nộp 20/3 hàng năm, để kịp xử lý sai sót nếu có.

Bảng giá dịch vụ hỗ trợ quyết toán thuế cuối năm (tham khảo)

*Giá chưa bao gồm thuế VAT 10%. Vui lòng liên hệ Đại Lý Thuế An Đức để nhận báo giá chi tiết phù hợp với quy mô doanh nghiệp.

Liên hệ ngay Đại Lý Thuế An Đức để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp.

Những sai sót thường gặp khi quyết toán thuế cuối năm

Dù đã có checklist rõ ràng, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc các lỗi phổ biến sau:

1. Không đối chiếu công nợ định kỳ:
   Dẫn đến chênh lệch giữa sổ kế toán và thực tế, làm sai báo cáo tài chính.

2. Thiếu chứng từ gốc cho chi phí lớn:
   Các khoản chi quảng cáo, thuê ngoài hoặc khấu hao dễ bị loại do không có hồ sơ chứng minh.

3. Ghi nhận doanh thu – chi phí không đúng kỳ:
   Sai lệch thời điểm ghi nhận dẫn đến chênh lệch số liệu thuế GTGT và TNDN.

4. Chậm cập nhật quy định thuế mới:
   Năm 2025, nhiều quy định về hóa đơn điện tử, lưu trữ chứng từ đã thay đổi, nếu doanh nghiệp không cập nhật kịp sẽ vi phạm mà không biết.

5. Không rà soát báo cáo tài chính trước khi nộp:
   Nhiều kế toán gửi hồ sơ gấp khiến sai sót không được phát hiện kịp thời, dẫn đến phải nộp lại hoặc giải trình sau đó.

Giải pháp: Nên có bước “kiểm toán nội bộ” nhỏ – rà soát toàn bộ số liệu trước khi ký nộp. Đại Lý Thuế An Đức có thể hỗ trợ bước này trong gói “Kiểm tra hồ sơ kế toán trước quyết toán”.

Dịch vụ hỗ trợ kiểm tra hồ sơ kế toán – quyết toán thuế tại An Đức

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán – thuế, Đại Lý Thuế An Đức cung cấp dịch vụ hỗ trợ trọn gói gồm:

• Kiểm tra và đối chiếu toàn bộ hồ sơ kế toán.
• Rà soát tính hợp lệ của chứng từ và chi phí được trừ.
• Lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế.
• Đại diện doanh nghiệp giải trình với cơ quan thuế nếu có yêu cầu.
• Tư vấn điều chỉnh, bổ sung hồ sơ kế toán để tránh sai sót.

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 60% chi phí kế toán so với việc thuê nhân sự nội bộ. Liên hệ An Đức để nhận báo giá chi tiết và kiểm tra hồ sơ miễn phí lần đầu.

FAQ – Câu hỏi thường gặp 

1. Nếu mất hóa đơn đầu vào, có được tính chi phí không?
   Không. Theo quy định, chi phí chỉ được chấp nhận nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
2. Doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu có cần lập báo cáo tài chính không?
   Có. Mọi doanh nghiệp đã có mã số thuế đều phải lập và nộp báo cáo tài chính cuối năm, dù chưa có doanh thu.
3. Hồ sơ kế toán cần lưu giữ bao lâu?
   Ít nhất 10 năm, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán, để phục vụ kiểm tra, thanh tra thuế.
4. Có thể nộp hồ sơ quyết toán thuế điện tử không?
   Có. Hiện nay, toàn bộ tờ khai và báo cáo tài chính đều được nộp qua Cổng thông tin Thuế điện tử (https://thuedientu.gdt.gov.vn).

Kết luận

Việc chuẩn bị đầy đủ checklist hồ sơ kế toán quyết toán thuế giúp doanh nghiệp:

• Chủ động trong việc lập báo cáo và nộp thuế đúng hạn.
• Tránh rủi ro phạt hành chính do thiếu chứng từ.
• Dễ dàng kiểm soát tài chính và lập kế hoạch cho năm sau.

Liên hệ ngay Đại Lý Thuế An Đức để được hỗ trợ kiểm tra hồ sơ kế toán và lập báo cáo quyết toán thuế chính xác, đúng quy định.

LIÊN HỆ NGAY

Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN VÀ ĐẠI LÝ THUẾ AN ĐỨC
Hotline: 0906.715.261 (Ms.Nguyệt) – 0967.181.178 (Ms.Sang Sang)
Email: anductax@gmail.com
Địa chỉ: 5 Đường 2, KDC Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình, TP.HCM