Chi phí chuyển đổi hộ kinh doanh: Phân tích và hướng dẫn chi tiết

1. Giới thiệu

Từ ngày 01/01/2026, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị quyết 198/2025/QH15, phương pháp thuế khoán sẽ chấm dứt; toàn bộ hộ và cá nhân kinh doanh phải chuyển sang kê khai thuế theo doanh thu thực tế. Đây là thay đổi quan trọng khiến nhiều hộ quan tâm đến chi phí chuyển đổi hộ kinh doanh cũng như sự khác biệt giữa hộ kê khai và doanh nghiệp.

Việc chuyển sang kê khai giúp số liệu minh bạch hơn, nhưng đồng thời tạo ra nhiều áp lực:

• Sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên

• Lưu trữ đầy đủ chứng từ, sổ sách

• Đối soát doanh thu qua tài khoản ngân hàng

• Kê khai định kỳ theo tháng hoặc quý

• Phát sinh chi phí phần mềm, chữ ký số, hóa đơn điện tử

Với hộ quy mô nhỏ, quen vận hành đơn giản, những yêu cầu này trở thành gánh nặng. Do đó, không ít hộ cân nhắc chuyển lên doanh nghiệp – nơi mô hình vận hành rõ ràng hơn, ổn định hơn và chi phí thực tế đôi khi không chênh lệch quá nhiều so với chi phí hộ kê khai.

Bài viết này tổng hợp đầy đủ và chi tiết:

• Khái niệm từng loại chuyển đổi

• Điều kiện – hồ sơ – quy trình

• Chi phí chuyển đổi hộ kinh doanh (kê khai & lên doanh nghiệp)

• Nghĩa vụ thuế sau chuyển đổi

• Các lưu ý chuyên môn và phần giải đáp FAQ

2. Chuyển đổi hộ kinh doanh là gì?

2.1. Chuyển đổi hộ kinh doanh từ hộ khoán sang hộ kê khai

Đây là hình thức hộ kinh doanh chuyển phương pháp kê khai  thuế, từ khoán sang kê khai đầy đủ doanh thu – chi phí. Hộ:

• Vẫn là hộ kinh doanh, không phải doanh nghiệp.
• Không có điều lệ công ty, không có con dấu pháp nhân.
• Thay đổi chủ yếu ở cách quản lý thuế: phải có hóa đơn điện tử, sổ sách và kê khai định kỳ.

Tức là, tư cách pháp lý không thay đổi, chỉ thay đổi cách tính và cách quản lý thuế.

2.2. Chuyển đổi hộ kinh doanh từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp

Trong trường hợp này, chủ hộ quyết định thành lập doanh nghiệp mới, với:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế riêng.
• Điều lệ, cơ cấu tổ chức, sổ sách theo chế độ kế toán doanh nghiệp.
• Đầy đủ nghĩa vụ thuế, báo cáo tài chính và trách nhiệm pháp lý.

Khác biệt cốt lõi:

• Hộ kê khai: vẫn là hộ, ở cấp cá nhân/hộ gia đình.
• Doanh nghiệp: là một pháp nhân độc lập, có địa vị pháp lý cao hơn, thuận lợi khi ký kết hợp đồng, giao dịch lớn, vay vốn, kêu gọi đầu tư.

2.3. Thời điểm chuyển đổi đổi hộ kinh doanh từ hộ kinh doanh thuế khoán sang kê khai

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị quyết 198/2025/QH15, việc chuyển đổi từ thuế khoán sang phương pháp kê khai được áp dụng theo từng giai đoạn, tùy vào quy mô và doanh thu của hộ kinh doanh. Cụ thể:

Trước ngày 31/12/2025

• Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm
  → Được lựa chọn giữa hai phương pháp:
  • tiếp tục nộp thuế khoán, hoặc
  • chuyển sang nộp thuế theo phương pháp kê khai.
• Đây là giai đoạn chuyển tiếp để hộ có thời gian làm quen quy định mới.

Từ ngày 01/06/2025

• Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên
  → Phải chuyển sang phương pháp kê khai.
• Nhóm này thuộc diện “quy mô lớn” theo quy định và phải kê khai thuế theo doanh thu thực tế phát sinh.

Từ ngày 01/01/2026

• Toàn bộ hộ kinh doanh, không phân biệt quy mô lớn hay nhỏ
  → Bắt buộc áp dụng phương pháp kê khai.
• Từ thời điểm này, phương pháp thuế khoán không còn được sử dụng.

3. Điều kiện để chuyển đổi hộ kinh doanh chuyển lên doanh nghiệp

Chủ hộ cần đảm bảo:

• Chủ thể hợp lệ: có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc diện bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở: rõ ràng, hợp pháp, có giấy tờ chứng minh (hợp đồng thuê, sổ đỏ…), không đặt tại chung cư chỉ dùng để ở.
• Tên doanh nghiệp: không trùng, không gây nhầm lẫn, đúng quy định.
• Ngành nghề kinh doanh: xác định rõ, đăng ký theo mã ngành VSIC, phân biệt ngành có điều kiện và không điều kiện.
• Vốn điều lệ: lựa chọn phù hợp với quy mô hoạt động và năng lực tài chính, đồng thời cân nhắc ảnh hưởng đến thuế môn bài & uy tín với đối tác.

Nếu bạn cần được tư vấn kiểm tra điều kiện và hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu, hãy liên hệ đội ngũ chuyên viên An Đức để được hỗ trợ chi tiết.

LIÊN HỆ NGAY

4. Yêu cầu & hồ sơ khi hộ kinh doanh chuyển sang kê khai (theo từng nhóm doanh thu)

Ở đây “hồ sơ” không chỉ là bộ giấy nộp cơ quan thuế, mà là tập hợp các yêu cầu/hạ tầng mà hộ phải chuẩn bị khi chuyển sang kê khai, phân theo 3 nhóm doanh thu:

4.1. Nhóm 1 – Doanh thu ≤ 200 triệu/năm

• Thuế GTGT & TNCN: được miễn.
• Kê khai: kê khai 2 lần/năm (đầu năm/giữa năm và cuối năm để xác định doanh thu)
• Hóa đơn: nhưng khuyến khích dùng hóa đơn điện tử có mã.
• Sổ kế toán: ghi chép đơn giản theo mẫu miễn phí.
• Tài khoản ngân hàng: không bắt buộc.
• Phương pháp tính thuế: không áp dụng khấu trừ, chỉ theo doanh thu.

 Nhóm 1 gần như ít phát sinh thủ tục nhất, phù hợp hộ rất nhỏ.

4.2. Nhóm 2 – Doanh thu từ 200 triệu đến ≤ 3 tỷ/năm

• Thuế GTGT & TNCN: tính theo tỷ lệ % trên doanh thu từng ngành (dịch vụ, thương mại, xây dựng…).
• Kê khai: theo quý, cuối năm quyết toán.
• Thời hạn kê khai: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo liền kề.
• Hóa đơn:
  • Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử.
  • Nếu doanh thu ≥ 1 tỷ, có bán trực tiếp cho người tiêu dùng: áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo quy định.
• Sổ kế toán: đơn giản, phần mềm miễn phí.
• Tài khoản ngân hàng: bắt buộc mở tài khoản đứng tên hộ kinh doanh để phục vụ thanh toán, đối soát.
• Chuyển nhóm: nếu doanh thu vượt 3 tỷ trong 2 năm liên tiếp, hộ sẽ được chuyển sang nhóm 3 từ năm tiếp theo.

Nhóm 2 là nhóm chuyển sang kê khai phổ biến nhất, yêu cầu khá nhiều về hóa đơn – sổ sách – ngân hàng.

4.3. Nhóm 3 – Doanh thu > 3 tỷ/năm

• Thuế GTGT: tính theo % trên doanh thu (đang dự thảo)
• Thuế TNCN: tính trên thu nhập tính thuế x 17% (TN tính thuế = Doanh thu – Chi phí hợp lý)
• Kê khai: kê khai tháng (Doanh thu > 50 tỷ) hoặc theo quý, quyết toán năm
• Thời hạn kê khai: chậm nhất ngày 20 của tháng tiếp đối với tờ khai tháng, hoặc ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo liền kề đối với tờ khai quý.
• Hóa đơn: bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền.
• Sổ kế toán: phải lập sổ theo chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc doanh nghiệp nhỏ và vừa, không chỉ sổ đơn giản như nhóm 1-2.
• Tài khoản ngân hàng: bắt buộc có tài khoản riêng cho hộ kinh doanh.
• Phương pháp tính thuế: được khấu trừ thuế GTGT đầu vào từ kỳ đầu tiên tương tự doanh nghiệp.

Nhóm 3 thực tế vận hành gần như một doanh nghiệp thu nhỏ, nhưng vẫn không có tư cách pháp nhân.

Xem thêm bài liên quan: Cách Tính Thuế Của Các Nhóm Hộ Kinh Doanh Từ 2026

5. Điều kiện để chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp

5.1. 5 điều kiện cần có trước khi nộp hồ sơ

Trước khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, chủ hộ cần nắm rõ và đáp ứng đủ các điều kiện cơ bản để tránh bị trả hồ sơ hoặc phải chỉnh sửa nhiều lần. Chuẩn bị tốt ở bước này giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Các điều kiện chính gồm:

1. Chủ thể hợp lệ
   Là cá nhân/tổ chức có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp.
2. Tên doanh nghiệp
   Gồm loại hình + tên riêng, không trùng, không gây nhầm lẫn, không vi phạm điều cấm về đặt tên.
3. Địa chỉ trụ sở
   Có địa chỉ cụ thể, hợp pháp, có giấy tờ chứng minh (hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sở hữu…). Không được đặt tại căn hộ chung cư chỉ dùng để ở hoặc nơi cấm kinh doanh.
4. Vốn điều lệ
   Không quy định mức tối thiểu, trừ ngành nghề có vốn pháp định. Chủ sở hữu cần cân nhắc mức vốn phù hợp với quy mô thực tế và cam kết góp đủ vốn trong 90 ngày kể từ ngày được cấp GPKD.
5. Ngành nghề kinh doanh
   Đăng ký đúng mã ngành theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (VSIC). Nếu là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, phải đáp ứng các yêu cầu pháp lý tương ứng (giấy phép con, chứng chỉ…).

5.2. Hồ sơ khi chuyển từ hộ lên doanh nghiệp

Sau khi hội đủ điều kiện, bước tiếp theo là chuẩn bị hồ sơ. Bộ hồ sơ cơ bản bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ doanh nghiệp (theo loại hình lựa chọn).
• Danh sách thành viên/cổ đông (nếu có từ 2 thành viên góp vốn trở lên).
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/hộ chiếu của thành viên và người đại diện pháp luật.
• Giấy ủy quyền nếu nộp hồ sơ thông qua đơn vị dịch vụ hoặc cá nhân được ủy quyền.

Việc soạn hồ sơ nhìn qua có vẻ đơn giản, nhưng nếu thông tin không thống nhất, sai biểu mẫu, thiếu chữ ký… doanh nghiệp có thể phải bổ sung nhiều lần, làm chậm tiến độ ra giấy phép.

6. Quy trình chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp

Để việc chuyển đổi diễn ra thuận lợi và đúng quy định, có thể thực hiện theo 6 bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin cơ bản

• Tên doanh nghiệp (kiểm tra trùng trên hệ thống).
• Địa chỉ trụ sở (có hợp đồng thuê hoặc giấy tờ chứng minh).
• Vốn điều lệ dự kiến.
• Ngành nghề kinh doanh và mã ngành tương ứng.
• Người đại diện theo pháp luật và chức danh.

Chuẩn bị kỹ thông tin giúp hạn chế việc phải chỉnh sửa hồ sơ nhiều lần.

Bước 2: Soạn hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Hồ sơ thường gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ doanh nghiệp.
• Danh sách thành viên hoặc chủ sở hữu (nếu có).
• Bản sao CCCD/CMND/hộ chiếu của các thành viên, người đại diện theo pháp luật.
• Văn bản ủy quyền nếu nộp qua dịch vụ.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch & Đầu tư

• Có thể nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc nộp trực tiếp.
• Thời gian xử lý thông thường: 3 – 5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
• Trong thời gian này, có thể phát sinh yêu cầu sửa/bổ sung, nên cần theo dõi kỹ.

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Sau khi hồ sơ được duyệt, chủ hộ sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD). Đây là văn bản xác lập tư cách pháp nhân và thông tin cơ bản của doanh nghiệp.

Bước 5: Khắc dấu và công bố thông tin

• Khắc con dấu tròn của doanh nghiệp.
• Thông báo mẫu dấu trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp.
• Công bố thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia (ngành nghề, người đại diện, trụ sở…).

Bước 6: Thực hiện các thủ tục sau khi thành lập

• Mở tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp và thông báo cho Sở KH&ĐT.
• Khai thuế ban đầu tại cơ quan thuế quản lý.
• Mua và kích hoạt chữ ký số điện tử.
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Treo bảng hiệu công ty tại trụ sở.
• Xin giấy phép con (nếu ngành nghề thuộc lĩnh vực có điều kiện).

7. Chi phí: Hộ kê khai & chuyển lên doanh nghiệp

Đây là phần được nhiều hộ quan tâm nhất khi so sánh giữa “ở lại hộ kê khai” hay “chuyển lên doanh nghiệp”. Chi phí chuyển đổi hộ kinh doanh bao gồm: chi phí hóa đơn điện tử – phần mềm – chữ ký số – sổ sách, và chi phí pháp lý khi thành lập doanh nghiệp.

7.1. Chi phí khi chuyển đổi hộ kinh doanh chuyển sang kê khai

Khoản tốn nhiều nhất thường nằm ở hóa đơn điện tử và phần mềm:

Hóa đơn điện tử:

• Gói 5.000 hóa đơn: 495.000 đ
• Gói 10.000 hóa đơn: 900.000 đ
  → Một số nhà cung cấp có tặng kèm 5.000 hóa đơn khởi động và miễn phí 1 năm chữ ký số.

Phần mềm MISA:

• Khoảng 1.000.000 – 1.500.000 đ/năm tùy gói.

Tổng chi phí hộ kê khai mỗi năm thường dao động khoảng 1.000.000 – 2.500.000 đ, tùy số lượng hóa đơn và phần mềm sử dụng.

7.2. Chi phí chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp (dịch vụ trọn gói)

Chi phí chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp có thể chia thành các gói dịch vụ tương tự như:

Mức phí có thể thay đổi tùy ngành nghề, quy mô hoạt động và yêu cầu về giấy phép con.

Đọc thêm: So Sánh Hộ Kinh Doanh và Công Ty Trong Bối Cảnh Chính Sách Mới 2026 (Ưu và nhược điểm)

8. Thời gian hoàn tất

• 3 – 5 ngày làm việc: để có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ hợp lệ.
• 4 – 15 ngày: nếu tính cả các thủ tục sau thành lập: khắc dấu, công bố thông tin, khai thuế ban đầu, chữ ký số, hóa đơn điện tử

9. Lưu ý quan trọng khi thành lập doanh nghiệp

• Chọn tên doanh nghiệp ngắn gọn, dễ nhớ, tránh trùng.
• Vốn điều lệ nên cân nhắc kỹ: đủ tạo uy tín, nhưng không quá cao gây áp lực về thuế môn bài và trách nhiệm.
• Kiểm tra kỹ ngành nghề có điều kiện, xem có cần chứng chỉ, giấy phép con không.
• Chuẩn bị bảng hiệu công ty trước khi cơ quan thuế hoặc quản lý thị trường kiểm tra.
• Sau khi thành lập, phải kê khai và nộp thuế đúng hạn, tránh bị phạt do chậm nộp.

10. Tự làm hay dùng dịch vụ hỗ trợ?

Nếu bạn rành thủ tục và có thời gian, có thể tự làm. Nếu bận hoặc không quen giấy tờ, dùng dịch vụ sẽ an toàn và tiết kiệm công sức hơn.

LIÊN HỆ NGAY

11. Câu hỏi thường gặp

1. Hộ kê khai có bắt buộc dùng phần mềm kế toán không?

Không bắt buộc. Tuy nhiên, khi đã chuyển sang kê khai, hộ phải:

• Ghi chép doanh thu – chi phí.
• Theo dõi hóa đơn điện tử.
• Đối soát với tài khoản ngân hàng.

Làm bằng Excel hoặc sổ tay vẫn được, nhưng dễ sai sót, khó kiểm tra. Do đó, cơ quan thuế khuyến khích sử dụng phần mềm kế toán, kể cả bản đơn giản hoặc miễn phí, để thuận lợi khi quyết toán.

2. Hộ kinh doanh và doanh nghiệp có dùng chung hệ thống hóa đơn điện tử không?

Có.
Hóa đơn điện tử đều tuân theo chuẩn chung. Điểm khác nhau nằm ở:

• Thông tin pháp lý trên hóa đơn (Hộ kinh doanh với Doanh nghiệp).
• Mã số thuế và phương pháp thuế.

Tức là nền tảng hệ thống giống nhau, chỉ nội dung pháp lý trên hóa đơn khác.

3. Chuyển đổi hộ kinh doanh từ hộ khoán sang hộ kê khai có bắt buộc mở tài khoản ngân hàng không?

• Nhóm 1: không bắt buộc.
• Nhóm 2 & 3: bắt buộc mở tài khoản ngân hàng đứng tên hộ kinh doanh để minh bạch doanh thu, chi phí.
  Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc đóng BHXH không?

• Chủ doanh nghiệp: không bắt buộc đóng BHXH bắt buộc cho chính mình.
• Người lao động: nếu ký hợp đồng từ 1 tháng trở lên, phải tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.

4. Hộ kinh doanh có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?

• Nhóm 1 & 2: không được khấu trừ.
• Nhóm 3: được khấu trừ thuế GTGT đầu vào từ kỳ tính thuế đầu tiên theo phương pháp tương tự doanh nghiệp.

5. Khi nào nên chuyển đổi hộ kinh doanh từ hộ kê khai lên doanh nghiệp?

Nên cân nhắc lên doanh nghiệp khi:

• Doanh thu tăng nhanh, thường xuyên.
• Cần xuất nhiều hóa đơn GTGT cho khách hàng doanh nghiệp.
• Bắt đầu ký kết hợp đồng giá trị lớn, dự án dài hạn.
• Có nhu cầu xây dựng thương hiệu, vay vốn, gọi đầu tư.

6. Chuyển đổi hộ kinh doanh từ hộ kê khai lên doanh nghiệp có giữ được mã số thuế cũ của hộ không?

Không.
Doanh nghiệp sẽ có mã số thuế mới. Hộ kinh doanh làm thủ tục ngừng hoạt động sau khi doanh nghiệp ra đời. Hai mã số thuế tồn tại độc lập, không “chuyển tiếp” cho nhau.

12. Kết luận

Việc chuyển đổi từ thuế khoán sang phương pháp kê khai là bước điều chỉnh quan trọng trong quản lý thuế đối với hộ kinh doanh. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị quyết 198/2025/QH15, lộ trình đã được quy định rõ ràng theo từng thời điểm, vì vậy hộ kinh doanh cần chủ động rà soát doanh thu, chuẩn bị hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng và sổ sách để tránh bị động khi quy định bắt đầu áp dụng đồng loạt từ 01/01/2026.

Trong quá trình chuyển đổi, hộ kinh doanh sẽ phải làm quen với việc theo dõi doanh thu – chi phí thường xuyên, lập tờ khai định kỳ và lưu trữ chứng từ đầy đủ. Với các hộ có quy mô hoạt động lớn, tần suất giao dịch cao hoặc cần tính minh bạch khi làm việc với đối tác, việc cân nhắc chuyển đổi lên mô hình doanh nghiệp là lựa chọn phù hợp hơn để vận hành ổn định và giảm rủi ro thuế trong dài hạn.

Nếu hộ kinh doanh gặp khó khăn trong việc lựa chọn mô hình, chuẩn bị hồ sơ hoặc thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp, đội ngũ chuyên viên thuế – kế toán của An Đức luôn sẵn sàng hỗ trợ tư vấn. Chúng tôi có thể đồng hành từ khâu đánh giá tình trạng hiện tại, hướng dẫn lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp, đến việc hoàn thiện hồ sơ pháp lý, đăng ký thuế và triển khai hóa đơn điện tử.

Nhìn chung, chi phí chuyển đổi hộ kinh doanh phụ thuộc vào việc hộ lựa chọn ở lại mô hình kê khai hay chuyển hẳn lên doanh nghiệp. Mỗi hình thức có chi phí – hồ sơ – nghĩa vụ thuế khác nhau, nhưng đều cần chuẩn bị kỹ để tránh sai sót khi quy định mới áp dụng đồng loạt từ 01/01/2026.

LIÊN HỆ NGAY

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN VÀ ĐẠI LÝ THUẾ AN ĐỨC

Liên hệ ngay: 0906.715.261 (Ms.Nguyệt) – 0917.389.778 (Hotline)

Email: anductax@gmail.com

Văn phòng: 5 Đường 2, KDC Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình, TP.HCM