Chi phí không được trừ thuế TNDN năm 2025 – Hướng dẫn kế toán doanh nghiệp

Mục Lục

Tổng quan: Vì sao cần phân biệt chi phí được trừ và không được trừ?

Trong công tác quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), việc xác định chính xác chi phí được trừ và chi phí không được trừ là yếu tố cốt lõi để đảm bảo hồ sơ kê khai hợp pháp và tối ưu số thuế phải nộp.

Khi doanh nghiệp hạch toán sai, đưa các khoản không hợp lệ vào chi phí được trừ, cơ quan thuế có thể loại bỏ chi phí, truy thu thuế và xử phạt hành chính theo quy định.

Từ năm 2025, khi toàn bộ hoạt động kê khai, nộp thuế điện tử được thực hiện qua Cổng Thuế điện tử Quốc gia, việc quản lý, kiểm soát và chứng minh chi phí hợp lệ càng được chú trọng hơn bao giờ hết.
Do đó, kế toán cần hiểu rõ các khoản chi phí không được trừ thuế TNDN để tránh sai sót và rủi ro thanh tra thuế.

Cơ sở pháp lý và nguyên tắc xác định chi phí hợp lệ

Theo quy định của Luật Thuế TNDN, doanh nghiệp chỉ được đưa vào chi phí hợp lệ những khoản phát sinh thực tế, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, và có chứng từ đầy đủ, hợp pháp.

Căn cứ pháp lý:

Việc xác định chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN 2025 căn cứ theo:

Luật Thuế TNDN số 14/2008/QH12, được sửa đổi bổ sung bởi Luật 32/2013/QH13 và Luật 71/2014/QH13.
Nghị định 218/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Thuế TNDN.
Thông tư 96/2015/TT-BTC, Thông tư 25/2018/TT-BTC hướng dẫn chi tiết các khoản chi được trừ và không được trừ.
Cập nhật mới nhất năm 2025 theo Thư viện Pháp luật và Cổng thông tin Tổng cục Thuế.

Nguyên tắc xác định chi phí hợp lệ:

Một khoản chi chỉ được coi là chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN 2025 nếu đáp ứng đủ ba điều kiện:

Phát sinh thực tế, liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất – kinh doanh.
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định.
Nếu hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, phải thanh toán không dùng tiền mặt.

Khoản chi không đáp ứng một trong ba tiêu chí này đều bị xem là chi phí không được trừ thuế TNDN.

LIÊN HỆ NGAY

Các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN (cập nhật 2025)

Chi phí không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ

Những khoản chi không kèm chứng từ, hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp đều bị loại.
Ví dụ: Mua vật tư từ cá nhân không kinh doanh, không có hóa đơn điện tử – khoản chi này không được tính vào chi phí hợp lệ.

Khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) không hợp lệ

TSCĐ không phục vụ hoạt động kinh doanh.
TSCĐ không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
Khấu hao vượt mức quy định hoặc sử dụng sai mục đích.
Ví dụ: Xe đứng tên cá nhân giám đốc nhưng đưa vào chi phí công ty → không được trừ.

Tham khảo thêm: Dịch vụ kế toán trọn gói An Đức.

Chi nguyên vật liệu, nhiên liệu vượt định mức tiêu hao

Các khoản chi vượt định mức tiêu hao mà doanh nghiệp không chứng minh được nguyên nhân hợp lý đều không được chấp nhận.
Ví dụ: Nhà máy tiêu hao nguyên liệu vượt 30% so với định mức công bố mà không có biên bản giải trình — phần vượt này bị loại khỏi chi phí hợp lệ.

Chi tiền lương, thưởng, phúc lợi không có quy chế rõ ràng

Tiền thưởng không có trong quy chế hoặc không có quyết định chi.
Khoản phúc lợi vượt quá 1 tháng lương bình quân/năm.
Chi lương cho nhân sự không có hợp đồng hoặc không thực làm việc.
Ví dụ: Thưởng cuối năm không có quyết định, bảng chi và chứng từ thanh toán → không được trừ.

Lãi vay vượt mức quy định

Lãi vay chỉ được trừ khi phù hợp quy định của Ngân hàng Nhà nước.
Phần lãi vượt 150% lãi suất cơ bản hoặc lãi vay góp vốn điều lệ chưa góp đủ vốn sẽ không được trừ.
Cập nhật lãi suất cơ bản mới nhất tại: Cafef.vn.

Chi dự phòng và trích trước không đúng quy định

Doanh nghiệp được phép trích dự phòng nhưng phải có cơ sở hợp lý.
Các khoản trích vượt mức, không chứng minh được bằng hồ sơ hoặc không chi trong kỳ đều bị loại.
Ví dụ: Trích dự phòng bảo hành 200 triệu nhưng thực chi 50 triệu — phần 150 triệu còn lại không được trừ.

Chi phí bị phạt, thuế, phí không hợp lệ

Tiền phạt hành chính, phạt chậm nộp thuế, lãi phạt đều không được đưa vào chi phí hợp lệ.
Thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ, thuế TNCN, thuế TNDN không được tính vào chi phí.

Các khoản chi không liên quan đến hoạt động kinh doanh

Chi cho cá nhân, gia đình, hoặc mục đích phi kinh doanh đều bị loại.
Ví dụ: Chi tổ chức du lịch gia đình, tặng quà riêng cho cổ đông — không phục vụ SXKD nên không được trừ.

Hậu quả khi kê khai sai chi phí không được trừ

Nếu doanh nghiệp hạch toán sai, đưa các khoản chi phí không được trừ thuế TNDN vào chi phí hợp lệ, có thể đối mặt với:

Truy thu thuế và xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Tăng số thuế phải nộp, giảm lợi nhuận doanh nghiệp.
Tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số tiền thiếu.
Mất uy tín với cơ quan thuế, dễ bị thanh tra hoặc kiểm tra lại trong kỳ sau.

Cách kiểm soát và xử lý chi phí không được trừ

Trước khi quyết toán

Rà soát toàn bộ chi phí phát sinh, loại bỏ khoản không đáp ứng điều kiện.
Đối chiếu báo cáo thuế với sổ kế toán để đảm bảo nhất quán.
Sử dụng phần mềm kế toán hoặc dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để tự động phát hiện sai lệch.

Sau khi bị loại chi phí

Hạch toán vào tài khoản chi phí khác (811) thay vì giữ trong chi phí được trừ.
Lập biên bản điều chỉnh thuế, ghi rõ nguyên nhân và bằng chứng chứng minh.

Tăng cường kiểm soát nội bộ

Ban hành quy chế chi tiêu nội bộ rõ ràng và tuân thủ nghiêm.
Tất cả giao dịch phải có hóa đơn điện tử và chữ ký số.
Hợp tác định kỳ với Đại lý Thuế An Đức để rà soát chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Tham khảo thêm:

Dịch vụ sổ sách kế toán

Bảng giá dịch vụ hỗ trợ kê khai và quyết toán thuế tại An Đức

Gói dịch vụ	Nội dung hỗ trợ	Tần suất	Phí tham khảo (VNĐ)
Gói Cơ bản	Kiểm tra chi phí & lập tờ khai thuế TNDN	1 lần/năm	1.200.000
Gói Tiêu chuẩn	Kê khai TNDN + Báo cáo tài chính + rà soát chi phí hợp lệ	Quý	2.000.000
Gói Toàn diện	Quyết toán thuế TNDN, rà soát toàn bộ chi phí, tư vấn tối ưu thuế	Năm	3.500.000

Giá chưa bao gồm VAT, có thể điều chỉnh theo quy mô và ngành nghề doanh nghiệp.

Liên hệ báo giá chi tiết tại An Đức – Dịch vụ kế toán trọn gói chuyên nghiệp.

Xem thêm: Dịch vụ kế toán nội bộ An Đức

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp mới thành lập cần lưu ý gì khi hạch toán chi phí thuế TNDN?

Doanh nghiệp mới thành lập thường dễ nhầm lẫn giữa chi phí đầu tư ban đầu và chi phí được trừ.
Chỉ các khoản chi thực sự phục vụ cho hoạt động sản xuất – kinh doanh, có hóa đơn chứng từ hợp lệ, mới được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.
Các chi phí thành lập công ty, mua sắm nội thất, chi cá nhân… thường không được trừ.

2. Chi phí quảng cáo, marketing có bị giới hạn khi tính thuế TNDN không?

Theo quy định mới từ năm 2015, chi phí quảng cáo, khuyến mãi, tiếp thị không còn bị khống chế tỷ lệ % doanh thu như trước.
Tuy nhiên, các khoản này vẫn cần hóa đơn hợp lệ và chứng minh được mục đích kinh doanh, nếu không sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý khi quyết toán.

3. Chi phí thuê ngoài hoặc dịch vụ tư vấn nước ngoài có được trừ thuế TNDN không?

Có thể, nếu doanh nghiệp có hợp đồng, hóa đơn hợp pháp, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, và thực hiện nghĩa vụ thuế nhà thầu (nếu bên cung cấp là tổ chức nước ngoài).
Trường hợp thiếu hợp đồng hoặc không khai thuế nhà thầu, phần chi phí đó sẽ bị coi là không hợp lệ.

4. Khoản chi tiếp khách, tặng quà, chi công tác có được tính vào chi phí hợp lý không?

Có, nhưng doanh nghiệp phải:

Có hóa đơn, chứng từ đầy đủ;
Có quy chế chi tiêu nội bộ quy định rõ mức chi;
Chứng minh được liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Nếu chi vượt quy chế hoặc không chứng minh được mục đích, cơ quan thuế sẽ loại phần chi đó.

Kết luận – Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết

Việc nhận diện chính xác các khoản chi phí không được trừ thuế TNDN là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, tránh rủi ro truy thu, và tối ưu chi phí hợp pháp.

Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị chuyên nghiệp để hỗ trợ rà soát, lập tờ khai hoặc quyết toán thuế TNDN, hãy để Đại lý Thuế An Đức đồng hành cùng doanh nghiệp bạn.

Liên hệ báo giá chi tiết ngay hôm nay để được đội ngũ chuyên viên An Đức tư vấn, rà soát hồ sơ và tối ưu hiệu quả thuế – kế toán cho doanh nghiệp.