Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử, sử dụng công nghệ mã hóa để xác nhận và đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực của dữ liệu điện tử. Về hình thức, chữ ký số thường được lưu trữ trong một thiết bị phần cứng nhỏ gọn (USB token), có thể cắm trực tiếp vào máy tính khi cần ký tài liệu hoặc thực hiện giao dịch online.
Trong thiết bị này có lưu trữ:
- Khóa bí mật (private key): dùng để ký.
- Chứng thư số: xác định danh tính của người dùng hoặc tổ chức.
Khi ký, dữ liệu sẽ được mã hóa bằng khóa bí mật trong token. Người nhận sẽ dùng khóa công khai từ chứng thư số để xác minh chữ ký. Nhờ cơ chế này, chữ ký số không thể bị làm giả hoặc chỉnh sửa.
Điểm nổi bật:
- Gọn nhẹ, bảo mật cao.
- Mỗi lần ký cần nhập mã PIN hạn chế rủi ro bị lạm dụng.
- Được pháp luật công nhận giá trị pháp lý ngang với chữ ký tay và con dấu đỏ.
Chữ ký số và chứng thư số có giống nhau không?
Rất nhiều cá nhân/doanh nghiệp hay nhầm lẫn hai khái niệm này. Thực tế:
- Chứng thư số: là file điện tử chứa thông tin định danh (họ tên, mã số thuế, tổ chức cung cấp…), đi kèm khóa công khai.
- Chữ ký số: là kết quả của quá trình dùng khóa bí mật để ký lên dữ liệu, được xác thực dựa trên chứng thư số.
Nói cách khác:
- Chứng thư số = “CMND/CCCD điện tử” xác định bạn là ai.
- Chữ ký số = “chữ ký tay + dấu đỏ” xác nhận bạn đồng ý và chịu trách nhiệm với tài liệu/giao dịch.
Chữ ký số được dùng cho mục đích gì?
Hiện nay, chữ ký số được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết hoạt động của doanh nghiệp và cá nhân, đặc biệt là các giao dịch điện tử:
- Khai thuế điện tử: kê khai, nộp thuế qua mạng.
- Hóa đơn điện tử: ký phát hành hóa đơn cho khách hàng.
- Bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử: nộp hồ sơ BHXH, BHYT, BHTN.
- Khai hải quan điện tử: doanh nghiệp XNK bắt buộc phải có.
- Ký hợp đồng điện tử: hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động online.
- Giao dịch ngân hàng – tài chính: ký xác nhận chứng từ điện tử, hạn chế rủi ro giả mạo.
- Nộp hồ sơ hành chính công: đăng ký doanh nghiệp, xin cấp phép, dịch vụ công trực tuyến.
Với xu hướng số hóa, chữ ký số ngày càng trở thành “công cụ bắt buộc” chứ không chỉ là lựa chọn.
Đọc thêm:
Dịch vụ bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp
Dịch vụ hoàn thuế thu nhập cá nhân
Mua chữ ký số ở đâu? Giá bao nhiêu?
Mua chữ ký số ở đâu?
Chữ ký số được cấp bởi các Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA), được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép. Một số nhà cung cấp uy tín:
- VNPT-CA
- Viettel-CA
- FPT-CA
- MISA eSign
- Mobifone-CA
Giá chữ ký số phụ thuộc vào những yếu tố nào?
Thông thường, giá chữ ký số không cố định mà thay đổi dựa trên một số yếu tố:
- Đối tượng sử dụng
- Cá nhân: mức phí dao động từ 800.000 – 1.200.000đ/năm. Thường dùng để nộp thuế TNCN, khai BHXH, hoặc giao dịch trực tuyến cần chứng thực.
- Doanh nghiệp: từ 1.200.000 – 2.500.000đ/năm tùy theo gói dịch vụ. Doanh nghiệp thường cần chữ ký số cho khai thuế, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, hải quan… nên giá cao hơn.
- Thời hạn gói dịch vụ
- Gói 1 năm: thuận tiện cho doanh nghiệp mới thành lập nhưng chi phí cộng dồn sẽ cao.
- Gói 2 năm hoặc 3 năm: mức phí trọn gói thấp hơn, giúp tiết kiệm từ 10 – 20% so với mua lẻ từng năm. Đây là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp đã ổn định.
- Nhà cung cấp chứng thư số
- Các đơn vị được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép như Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA, BKAV-CA… có mức giá chênh lệch tùy chính sách.
- Một số nhà cung cấp thường kèm khuyến mãi tặng kèm (ví dụ: miễn phí USB Token, tặng tháng sử dụng).
- Nhu cầu sử dụng
- Doanh nghiệp xuất khẩu cần chữ ký số cho hải quan điện tử sẽ chọn gói hỗ trợ chuyên sâu hơn.
- Doanh nghiệp có nhiều giao dịch điện tử (hóa đơn, BHXH, thuế) nên chọn gói dung lượng cao, tốc độ xác thực nhanh.
Kinh nghiệm lựa chọn:
Nếu doanh nghiệp mới thành lập, bạn có thể bắt đầu với gói 1 năm để thử nghiệm. Khi hoạt động ổn định, nên chuyển sang gói 3 năm để tiết kiệm chi phí và hạn chế rắc rối do phải gia hạn nhiều lần.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín, với mức giá cạnh tranh, hỗ trợ đăng ký – cài đặt – hướng dẫn sử dụng chỉ trong 1 ngày. Khách hàng có thể lựa chọn nhiều gói linh hoạt (1 – 3 năm), đảm bảo tiết kiệm tối đa chi phí.
Dịch vụ làm chữ ký số tại An Đức
Không chỉ cung cấp dịch vụ kế toán – thuế, chúng tôi còn là đơn vị uy tín trong việc hỗ trợ khách hàng đăng ký, gia hạn và sử dụng chữ ký số.
Chúng tôi là:
- Đối tác chính thức của nhiều nhà cung cấp chữ ký số lớn (VNPT, Viettel, MISA…).
- Chi phí minh bạch – trọn gói: báo giá rõ ràng, không phát sinh.
- Hỗ trợ nhanh chóng: từ tư vấn chọn gói phù hợp, soạn hồ sơ đăng ký, đến bàn giao thiết bị.
- Hướng dẫn tận tình: cài đặt phần mềm, tập huấn sử dụng, xử lý lỗi phát sinh.
- Bảo hành & gia hạn dễ dàng: được nhắc nhở trước khi hết hạn, tránh gián đoạn hoạt động.
Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành, chúng tôi đã hỗ trợ hàng ngàn doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam sử dụng chữ ký số thuận tiện – đúng luật – tiết kiệm chi phí.
FAQ – Một số câu hỏi thường gặp
1. Chữ ký số có giá trị pháp lý như chữ ký tay và con dấu không?
Có. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số hợp lệ có giá trị tương đương chữ ký tay và con dấu của doanh nghiệp. Điều kiện là chữ ký số được tạo từ khóa bí mật, có chứng thư số còn hiệu lực và có thể xác thực được danh tính của người ký tại thời điểm ký. Vì vậy, chữ ký số được dùng hợp pháp trong việc ký hợp đồng điện tử, hồ sơ thuế, chứng từ BHXH, ngân hàng và nhiều giao dịch điện tử khác.
2. Cá nhân có bắt buộc phải dùng chữ ký số không?
Không bắt buộc trong mọi tình huống. Tuy nhiên, nếu cá nhân cần nộp hồ sơ thuế TNCN online, ký hợp đồng điện tử, giao dịch BHXH hoặc tham gia đấu thầu điện tử thì bắt buộc phải có chữ ký số. Với người làm nghề tự do hoặc cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn, chữ ký số giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót khi thực hiện thủ tục thuế.
3. Doanh nghiệp có thể dùng một chữ ký số cho nhiều người không?
Có thể, miễn là có văn bản ủy quyền nội bộ rõ ràng. Thông thường chữ ký số được cấp đứng tên pháp nhân, sau đó giao cho kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền sử dụng. Nếu không có ủy quyền, hành vi ký thay có thể bị xem là ký sai thẩm quyền khi phát sinh tranh chấp hoặc kiểm tra pháp lý.
4. Khi chữ ký số hết hạn mà chưa gia hạn thì có sử dụng được không?
Không. Khi chứng thư số hết hạn, hệ thống thuế, BHXH, hóa đơn điện tử hoặc hải quan sẽ từ chối tất cả các giao dịch. Điều này có thể dẫn đến chậm nộp tờ khai, không xuất được hóa đơn hoặc không nộp được hồ sơ điện tử. Doanh nghiệp nên theo dõi thời hạn và gia hạn ít nhất 5–7 ngày trước khi hết hạn để không bị gián đoạn hoạt động.
5. Tôi có thể sử dụng chữ ký số trên nhiều máy tính không?
Hoàn toàn có thể. Chỉ cần cài đặt phần mềm ký số và driver token trên máy tính muốn sử dụng, sau đó cắm USB Token là có thể ký được. Tuy nhiên, tại một thời điểm, chữ ký số chỉ hoạt động trên một máy do token phải được cắm vật lý.
6. Nếu làm mất USB Token chữ ký số thì phải làm gì?
Bạn cần liên hệ ngay nhà cung cấp để khóa khẩn cấp chứng thư số, tránh bị lợi dụng ký các hồ sơ quan trọng. Sau đó, doanh nghiệp sẽ làm thủ tục cấp lại token mới. Việc báo mất và khóa sớm rất quan trọng để hạn chế rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
7. Chữ ký số có liên quan đến tài khoản ngân hàng không?
Không trực tiếp liên quan. Tuy nhiên, nhiều ngân hàng hiện chấp nhận chữ ký số để ký hợp đồng tín dụng, xác nhận giao dịch online hoặc ký các biểu mẫu nội bộ. Vì vậy, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để xử lý nhiều thủ tục ngân hàng nhanh hơn mà không cần gặp trực tiếp.
8. Dùng dịch vụ chữ ký số tại An Đức có lợi gì hơn so với tự làm?
Khi đăng ký qua An Đức, bạn được hỗ trợ trọn gói từ tư vấn chọn gói phù hợp, chuẩn bị hồ sơ, kích hoạt token, cài đặt, hướng dẫn sử dụng, cho đến nhắc hạn tự động trước khi chữ ký số hết hạn. Tất cả được thực hiện nhanh chóng, chi phí minh bạch, không phát sinh thêm và được hỗ trợ kỹ thuật ngay khi cần. Điều này giúp doanh nghiệp yên tâm sử dụng mà không phải tự xử lý các lỗi kỹ thuật hay thủ tục phức tạp.
9. Chữ ký số có bắt buộc khi xuất hóa đơn điện tử không?
Có. Theo Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021, mỗi hóa đơn điện tử trước khi phát hành đều phải có chữ ký số của doanh nghiệp. Nếu chữ ký số hết hạn, doanh nghiệp không thể xuất hóa đơn, điều này có thể làm gián đoạn hoạt động bán hàng.
10. Chữ ký số có dùng được để ký hợp đồng lao động và tài liệu nội bộ không?
Có. Luật Giao dịch điện tử 2023 cho phép dùng chữ ký số để ký các tài liệu nội bộ như hợp đồng lao động, quyết định, biên bản họp, thông báo hoặc phụ lục hợp đồng. Các tài liệu ký số có giá trị pháp lý tương đương với tài liệu ký tay nếu chữ ký số hợp lệ và chứng thư số còn hiệu lực.
11. Doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số của công ty để ký tờ khai thuế TNCN cho nhân viên không?
Có. Chữ ký số pháp nhân được dùng để ký toàn bộ các tờ khai liên quan đến thuế TNCN của doanh nghiệp, bao gồm khai tháng/quý và quyết toán cuối năm. Nhân viên không cần có chữ ký số riêng cho các thủ tục này.
12. Hộ kinh doanh có cần chữ ký số không?
Hộ kinh doanh bắt buộc phải có chữ ký số nếu sử dụng hóa đơn điện tử, kê khai thuế theo phương pháp kê khai hoặc có thuê lao động phải nộp hồ sơ BHXH điện tử. Đối với hộ hoạt động nhỏ không dùng hóa đơn và không kê khai thuế điện tử, chữ ký số không bắt buộc nhưng vẫn được khuyến khích để thuận tiện khi cần giao dịch với cơ quan thuế.
Kết luận
Chữ ký số (token) là công cụ bắt buộc trong thời kỳ chuyển đổi số, giúp cá nhân và doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử an toàn, hợp pháp và nhanh chóng. Tuy nhiên, để sử dụng hiệu quả, bạn cần hiểu rõ sự khác nhau giữa chữ ký số và chứng thư số, nắm được các ứng dụng thực tế, và lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp đăng ký chữ ký số nhanh – chính xác – tiết kiệm, hãy liên hệ Đại lý Thuế An Đức. Chúng tôi sẽ tư vấn gói phù hợp, hỗ trợ trọn gói từ khâu đăng ký đến sử dụng, đảm bảo bạn yên tâm tập trung phát triển kinh doanh.
LIÊN HỆ NGAY
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KẾ TOÁN VÀ ĐẠI LÝ THUẾ AN ĐỨC
Địa chỉ văn phòng: 5 Đường 2, KDC Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
Email: anductax@gmail.com
Liên hệ ngay: 0906.715.261 (Ms.Nguyệt) – 0917.389.778 (Hotline)
Thanh Huyền – Đại lý thuế An Đức
Huyền tin rằng, việc nắm vững kiến thức cơ bản về thuế là nền tảng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
