Hướng dẫn chi tiết chuyển đổi hộ kinh doanh thuế khoán sang kê khai năm 2026

Hộ kinh doanh từ khoán sang kê khai là quy định bắt buộc được áp dụng từ 01/01/2026, theo Quyết định 3389/QĐ-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Theo đó, thuế khoán sẽ được bãi bỏ hoàn toàn và tất cả hộ kinh doanh phải chuyển sang phương pháp kê khai thuế theo doanh thu thực tế. Đây là bước chuyển quan trọng nhằm minh bạch tài chính, chuẩn hóa hệ thống sổ sách kế toán, đồng thời bảo đảm tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro thuế trong quá trình kinh doanh.

Để giúp hộ kinh doanh chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, hóa đơn điện tử, sổ sách và thực hiện kê khai đúng quy định, Đại lý thuế An Đức cung cấp hướng dẫn chi tiết từng bước chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai trong bài viết dưới đây.

Tại sao hộ kinh doanh cần chuyển từ thuế khoán sang kê khai

Thay đổi chính sách thuế từ 2026

Theo Quyết định 3389/QĐ-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/01/2026:

• Thuế khoán sẽ bị bãi bỏ hoàn toàn.
• Tất cả hộ kinh doanh phải kê khai thuế GTGT và TNCN theo doanh thu thực tế, áp dụng khai thuế điện tử trên ứng dụng eTax Mobile.
• Hộ kinh doanh có doanh thu từ 200 triệu đến 3 tỷ/năm hoặc cao hơn phải kê khai định kỳ, đồng thời xuất hóa đơn điện tử nếu thuộc nhóm doanh thu cao.

Mục tiêu chính của việc chuyển đổi:

• Minh bạch thu thuế: tránh khai thấp hoặc “khoán quá thấp”.
• Số hóa hóa đơn và sổ sách: giúp cơ quan thuế kiểm soát doanh thu hiệu quả.
• Chuẩn hóa hệ thống tài chính: thuận lợi nếu hộ kinh doanh muốn mở rộng hoặc chuyển lên mô hình công ty.

Lợi ích khi chuyển sang kê khai

• Minh bạch tài chính: Ghi chép doanh thu và chi phí chi tiết, quản lý dòng tiền hiệu quả.
• Tuân thủ pháp luật: Giảm rủi ro phạt do khai sai, không xuất hóa đơn hoặc lưu chứng từ không đầy đủ.
• Chuẩn bị mở rộng kinh doanh: Dữ liệu sổ sách, hóa đơn điện tử là nền tảng để thành lập công ty trong tương lai.

Rủi ro nếu không chuyển đổi

• Truy thu thuế: Doanh thu lớn mà vẫn nộp thuế khoán có thể bị truy thu và phạt.
• Thiếu chứng từ hợp pháp: Không lưu hóa đơn, hợp đồng chi phí sẽ khó kê khai và minh bạch tài chính.
• Gián đoạn kinh doanh: Khi bắt buộc phải kê khai, nếu sổ sách và hóa đơn không đầy đủ, hộ kinh doanh dễ bị lỗi phát sinh và mất thời gian sửa chữa.

Phân loại nhóm hộ kinh doanh theo doanh thu

Để chuyển đổi đúng quy định, cần xác định nhóm thuế mới của hộ kinh doanh:

Lưu ý:

• Nhóm 1 & 2 vẫn phải kê khai thuế, không còn khoán cố định như trước.
• Nhóm 3 bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử và sổ sách chi tiết để khấu trừ GTGT đầu vào.
• Nhóm 2 nếu hộ kinh doanh có doanh thu >1 tỷ nên bắt buộc dùng hóa đơn điện tử.

Các giai đoạn cần chuẩn bị trước khi hộ kinh doanh chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai

Giai đoạn 1: Rà soát doanh thu và dự báo

• Tổng hợp doanh thu năm gần nhất để xác định nhóm thuế áp dụng.
• Lập bảng dự báo doanh thu năm tiếp theo theo từng kênh bán hàng.
• Tính toán chi phí hợp lý để dự trù số thuế TNCN phải nộp.

Giai đoạn 2: Chuẩn hóa hệ thống hóa đơn và sổ sách

• Hóa đơn điện tử: bắt buộc đối với nhóm doanh thu lớn (nhóm 2 và 3).
• Sổ sách kê khai: ghi chép doanh thu, chi phí, lưu hóa đơn. Nhóm 1 & 2 có thể sử dụng mẫu sổ sách đơn giản của cơ quan thuế.
• Phân công nhân sự phụ trách nhập liệu, kiểm tra số liệu và đối chiếu hóa đơn.
  

Giai đoạn 3: Triển khai công nghệ hỗ trợ

• Máy tính tiền chuẩn kết nối cơ quan thuế cho nhóm bán lẻ trực tiếp.
• Phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, tương thích với hệ thống e-Tax.
• Phần mềm quản lý bán hàng và kế toán để tổng hợp doanh thu, chi phí, xuất báo cáo nhanh chóng.

Giai đoạn 4: Lập ngân sách chuyển đổi

• Chi phí đầu tư ban đầu: máy tính tiền, phần mềm hóa đơn, đào tạo nhân viên.
• Chi phí duy trì: phí phần mềm, thuê kế toán nếu cần.
• Thực hiện chuyển đổi sớm giúp giảm áp lực khi bắt đầu kê khai theo hệ thống mới và tránh sai sót.

Các bước chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai chi tiết cho hộ kinh doanh

Để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, hộ kinh doanh cần thực hiện 8 bước cụ thể sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ chuyển đổi phương pháp tính thuế

• Hộ kinh doanh nộp Mẫu 08-MST tại cơ quan thuế để đăng ký chuyển từ thuế khoán sang kê khai.
• Mẫu 08-MST được ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Bước 2: Kiểm kê hàng tồn kho đầu kỳ

• Lập biên bản kiểm kê toàn bộ hàng hóa tồn kho, bao gồm cả hàng có hóa đơn và không có hóa đơn.
• Đây là cơ sở để ghi số liệu tồn kho đầu kỳ vào sổ sách kế toán mới.

Bước 3: Sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc

• Khi chuyển sang phương pháp kê khai, hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:
  • Bán lẻ trực tiếp: đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
  • Dịch vụ hoặc bán buôn: đăng ký hóa đơn điện tử bán hàng thông thường.

Bước 4: Trang bị phần mềm kế toán hoặc Excel

• Hộ kinh doanh cần có phần mềm kế toán dành cho hộ kinh doanh kê khai.
• Trường hợp tự làm, có thể sử dụng Excel nếu nắm rõ nghiệp vụ ghi sổ và báo cáo thuế.

Bước 5: Xây dựng hệ thống sổ sách kế toán

• Ghi chép 7 loại sổ kế toán bắt buộc theo quy định tại Phụ lục 2 của Thông tư 88/2021/TT-BTC:
  1. Sổ thu chi
  2. Sổ quỹ tiền mặt
  3. Sổ hóa đơn điện tử
  4. Sổ chi phí
  5. Nhật ký bán hàng
  6. Sổ quỹ ngân hàng
  7. Sổ tổng hợp doanh thu – chi phí
• Phân công nhân sự rõ ràng để đảm bảo sổ sách chính xác, đầy đủ chứng từ.

Bước 6: Thực hiện kê khai thuế định kỳ

• Kê khai thuế GTGT và TNCN theo tháng hoặc quý bằng Mẫu 01/CNKD (Thông tư 40/2021/TT-BTC).
• Nếu có hoạt động kinh doanh phát sinh trong kỳ, lập Phụ lục 01-2/BK-HĐKD.
• Trường hợp doanh thu đã được xác nhận theo cơ quan chức năng, có thể không phải nộp Phụ lục này.

Bước 7: Mở tài khoản ngân hàng riêng cho hộ kinh doanh

• Tách bạch tài khoản kinh doanh và tài khoản cá nhân.
• Giúp quản lý dòng tiền, kiểm soát doanh thu – chi phí và thuận lợi cho kê khai thuế, thanh toán hợp đồng.

Bước 8: Đăng ký và đóng BHXH cho người lao động

• Nếu có người lao động, hộ kinh doanh phải đăng ký và đóng BHXH bắt buộc.
• Chủ hộ kinh doanh cũng cần đóng BHXH cho chính mình.

Lưu ý: Khi đã nộp thuế theo phương pháp kê khai, hộ kinh doanh bắt buộc có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ cho tất cả hàng hóa và dịch vụ mua vào – bán ra.

LIÊN HỆ NGAY

Ví dụ minh họa thực tế

Hộ kinh doanh quán cà phê với doanh thu năm 2025 là 1,2 tỷ đồng → thuộc nhóm 2:

• Trước đây: nộp thuế khoán theo % cố định.
• Sau chuyển đổi:
  • Cài đặt máy tính tiền xuất hóa đơn điện tử.
  • Ghi sổ thu chi chi tiết theo ngày.
  • Kê khai thuế GTGT và TNCN theo quý qua hệ thống e-Tax/ eTax Mobile.
  • Lưu hóa đơn điện tử và biên lai chi phí để khấu trừ thuế TNCN nếu có.

Lưu ý quan trọng và rủi ro cho hộ kinh doanh khi chuyển đổi từ thuế khoán lên kê khai

• Thuế có thể tăng: Doanh thu lớn và chi phí ít → số thuế phải nộp cao hơn thuế khoán.
• Hệ thống hóa đơn điện tử và sổ sách: Phải chuẩn xác, kết nối đúng hệ thống.
• Tuân thủ kê khai định kỳ: Tránh bị phạt chậm nộp hoặc sai số liệu.
• Lưu trữ chứng từ: Hóa đơn, hợp đồng, biên lai chi phí phải hợp pháp để khấu trừ.

Khi nào nên cân nhắc chuyển hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

Chủ hộ kinh doanh nên xem xét chuyển sang mô hình doanh nghiệp (công ty TNHH hoặc công ty cổ phần) trong các trường hợp sau:

1. Doanh thu lớn (>3 tỷ/năm)
    Hộ kinh doanh thuộc nhóm 3 phải kê khai thuế chi tiết và sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc. Chuyển sang công ty giúp tối ưu thuế và giảm rủi ro kê khai sai.
2. Chi phí kinh doanh cao
    Nếu chi phí kinh doanh hợp lý lớn, chuyển sang công ty giúp khấu trừ thuế hiệu quả, đồng thời quản lý tài chính và sổ sách rõ ràng, minh bạch hơn.
3. Cần huy động vốn hoặc ký hợp đồng lớn
    Công ty có tư cách pháp nhân, thuận lợi trong việc vay vốn, ký hợp đồng với đối tác lớn và mở rộng hoạt động kinh doanh.
4. Hệ thống sổ sách đã chuẩn hóa
    Nếu hộ kinh doanh đã sử dụng hóa đơn điện tử và sổ sách đầy đủ, việc chuyển sang công ty sẽ nhanh chóng, ít rủi ro và dễ dàng quản lý hơn.

TƯ VẤN MIỄN PHÍ

Giải pháp hỗ trợ toàn diện từ Đại lý thuế An Đức

Đại lý thuế An Đức cung cấp trọn gói dịch vụ chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai, giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định mới từ năm 2026 mà không gặp rủi ro về sổ sách, hóa đơn hay kê khai. Các hạng mục hỗ trợ bao gồm:

• Tư vấn lộ trình chuyển đổi: đánh giá doanh thu, phân nhóm thuế, dự toán chi phí và xây dựng kế hoạch phù hợp cho từng loại hình kinh doanh.
  • Thiết lập hệ thống hóa đơn điện tử & máy tính tiền: tích hợp chuẩn kết nối với cơ quan thuế theo quy định mới.
  • Xây dựng và chuẩn hóa sổ sách kế toán: thiết lập theo đúng mẫu; đào tạo chủ hộ hoặc nhân sự kế toán cách ghi sổ, lưu chứng từ và đối chiếu số liệu.
  • Hỗ trợ kê khai thuế định kỳ: GTGT, TNCN, báo cáo hóa đơn và các nghĩa vụ phát sinh trên eTax/eTax Mobile.
  • Kiểm tra – đối chiếu hóa đơn điện tử: giám sát, rà soát chứng từ nhằm hạn chế rủi ro sai sót hoặc bị loại chi phí.
  • Tư vấn nâng cấp lên mô hình công ty: dành cho hộ kinh doanh đang mở rộng hoặc muốn tối ưu thuế và pháp lý.

Lời khuyên từ Đại lý thuế An Đức dành cho chủ hộ kinh doanh

Từ ngày 01/01/2026, việc chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là cơ hội để hộ kinh doanh chuẩn hóa hoạt động, minh bạch tài chính và xây dựng nền tảng phát triển bền vững.

Để quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi và hạn chế tối đa rủi ro, Đại lý thuế An Đức khuyến nghị chủ hộ nên:

• Chủ động rà soát doanh thu và xác định nhóm thuế để có kế hoạch chuẩn bị phù hợp.
• Đăng ký chuyển sang phương pháp kê khai sớm, tránh bị dồn hồ sơ vào giai đoạn cuối năm.
• Thiết lập hóa đơn điện tử và hệ thống sổ sách đầy đủ, đảm bảo mỗi nghiệp vụ mua – bán đều có chứng từ hợp lệ.
• Ghi sổ kế toán đúng quy định, theo dõi doanh thu – chi phí định kỳ để hạn chế sai sót khi kê khai.
• Thực hiện kê khai thuế hàng tháng/quý đúng hạn, tránh phát sinh phạt chậm nộp, sai sót hoặc truy thu.

 Đại lý thuế An Đức luôn đồng hành cùng bạn trong toàn bộ quá trình chuyển đổi: từ tư vấn lộ trình thành lập – chuyển đổi, thiết lập hệ thống hóa đơn điện tử, sổ sách kế toán, kê khai thuế định kỳ, đến hỗ trợ quyết toán thuế cuối năm. 

Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được hướng dẫn chi tiết, đảm bảo hộ kinh doanh của bạn tuân thủ đầy đủ quy định mới về thuế năm 2026, hoạt động hiệu quả và bền vững.