Trong doanh nghiệp thương mại, việc quản lý công nợ là một phần không thể thiếu để đảm bảo dòng tiền lưu thông ổn định. Kế toán thương mại – công nợ chính là mảng chuyên sâu giúp ghi nhận nghiệp vụ mua – bán, theo dõi các khoản phải thu và phải trả, đồng thời hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định tài chính đúng đắn.
Bài viết này của Đại lý Thuế An Đức sẽ phân tích chi tiết về kế toán thương mại – công nợ: vai trò, công việc chính, quy trình, lưu ý thực tế và các bí quyết để quản lý công nợ hiệu quả.
Kế toán thương mại là gì?
Kế toán thương mại là bộ phận chịu trách nhiệm ghi chép, kiểm tra và tổng hợp các giao dịch kinh doanh mua – bán hàng hóa, dịch vụ. Trong doanh nghiệp thương mại, công việc chủ yếu rơi vào các nghiệp vụ:
- Nhập – xuất – tồn kho.
- Hạch toán hóa đơn mua hàng, bán hàng.
- Theo dõi chi phí mua hàng, chi phí bán hàng.
- Công nợ – khoản phải thu / khoản phải trả.
- Lập báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
Theo Luật Kế toán 2015 và hướng dẫn tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, quy trình kế toán trong doanh nghiệp thương mại thường bao gồm các bước: tiếp nhận – kiểm tra chứng từ, ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu và lập báo cáo tài chính. Đây là trình tự cơ bản để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong hoạt động kế toán.
Bên cạnh đó, các giải pháp phần mềm kế toán phổ biến như MISA AMIS cũng mô tả quy trình kế toán thương mại với các bước cụ thể: tổng hợp nghiệp vụ phát sinh → lập chứng từ → kiểm tra → ghi sổ → tổ chức và lưu trữ chứng từ. Trong thực tế, công việc hằng ngày của kế toán thương mại – công nợ có thể bao gồm: nhập dữ liệu chứng từ mua – bán, kiểm tra hóa đơn đầu vào – đầu ra, lập phiếu nhập kho – xuất kho, theo dõi công nợ phải thu – phải trả và báo cáo định kỳ.
Kế toán công nợ là gì & vai trò trong doanh nghiệp
Khái niệm kế toán công nợ
Kế toán công nợ (Accounting Liabilities/Receivables and Payables) là người chuyên theo dõi, ghi nhận và kiểm soát các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thu từ khách hàng và phải trả cho nhà cung cấp.
Trong doanh nghiệp thương mại, công nợ là phần phát sinh hầu như trong mọi giao dịch mua – bán, vì không phải khách hàng nào cũng thanh toán ngay. Vì vậy, công nợ phải được quản lý chặt chẽ để tránh rủi ro thiếu hụt vốn lưu động.
Vai trò của kế toán công nợ
- Duy trì dòng tiền lưu thông: Theo dõi công nợ phải thu & phải trả để đảm bảo doanh nghiệp có vốn để vận hành.
- Phân tích rủi ro nợ xấu: Khi công nợ kéo dài quá hạn, cần đưa biện pháp thu hồi hoặc dự phòng.
- Hỗ trợ lập báo cáo tài chính, báo cáo công nợ định kỳ.
- Phối hợp với các bộ phận khác: Kinh doanh, mua hàng, kho để đảm bảo thông tin công nợ khớp giữa các bên.
Công việc cụ thể của kế toán thương mại – công nợ
Dưới đây là các nhiệm vụ mà người làm mảng kế toán thương mại – công nợ thường phải đảm nhận:
Hàng ngày
- Nhập liệu hóa đơn mua vào, bán ra.
- Kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn (hóa đơn điện tử, thông tin kê khai).
- Theo dõi tồn kho: nhập – xuất – tồn.
- Ghi phiếu thu, chi nếu thanh toán ngay.
- Theo dõi công nợ khách hàng: cập nhật số dư phải thu, nhắc nợ khi đến hạn.
Định kỳ và cuối kỳ
- Đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng, lập biên bản đối chiếu.
- Ghi nhận bút toán trích lập dự phòng nợ xấu nếu cần.
- Thanh toán các khoản nợ phải trả nhà cung cấp.
- Lập báo cáo công nợ chi tiết, tổng hợp lên báo cáo tài chính năm. (MISA AMIS)
- Tham gia kiểm tra, giải trình khi có kiểm tra thuế liên quan công nợ.
Các nghiệp vụ đặc thù
- Xử lý công nợ quá hạn, gửi thông báo nhắc nợ.
- Hợp tác với bộ phận pháp chế nếu có tranh chấp công nợ.
- Quản lý các khoản ứng trước, tạm ứng nội bộ.
- Theo dõi công nợ nội bộ giữa chi nhánh, phòng ban.
Quy trình Kế toán thương mại – công nợ trong doanh nghiệp
Dưới đây là quy trình tổng quan:
Những lưu ý và mẹo quản lý công nợ hiệu quả
- Thiết lập hạn thanh toán rõ ràng trong hợp đồng, không để công nợ kéo dài.
- Hãy đối chiếu công nợ định kỳ (tháng/quý) để phát hiện sai số sớm.
- Áp dụng chính sách chiết khấu/phạt chậm trả để khuyến khích thanh toán sớm.
- Dùng phần mềm kế toán – CRM để tự động cập nhật công nợ.
- Dự phòng nợ xấu khi công nợ quá hạn lâu.
- Kiểm soát giao dịch nội bộ & chi nhánh để công nợ không bị “lọt”.
Khi nào doanh nghiệp cần thuê dịch vụ kế toán thương mại – công nợ?
- Doanh nghiệp có nhiều giao dịch mua – bán & công nợ lớn, cần hệ thống quản lý chặt chẽ.
- Khi kế toán nội bộ không chuyên sâu mảng công nợ, dễ bỏ sót.
- Khi muốn tối ưu dòng tiền, tránh bị mắc nợ quá hạn.
- Khi cần hỗ trợ quyết toán thuế, giải trình phần công nợ với cơ quan thuế.
Nếu bạn muốn quản lý công nợ chuyên nghiệp, không bỏ sót khoản thu, liên hệ Đại lý Thuế An Đức để được tư vấn chi tiết.
LIÊN HỆ NGAY
Đăng ký dịch vụ kế toán trọn gói gồm mảng công nợ tại An Đức – giá ưu đãi & hỗ trợ phân tích công nợ miễn phí.
Kỹ năng & yêu cầu người làm mảng công nợ
Để đảm bảo quản lý công nợ hiệu quả, người làm mảng này cần trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng:
Nắm vững hệ thống tài khoản kế toán: đặc biệt là TK 131 (phải thu), TK 331 (phải trả), TK 138, TK 338, TK 155 – 156 – 632… (theo hướng dẫn tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và các phần mềm kế toán như MISA AMIS).
Kỹ năng giao tiếp & xử lý tình huống: khéo léo khi nhắc nợ, đàm phán với khách hàng hoặc nhà cung cấp.
Thành thạo công cụ tin học: Excel, các phần mềm kế toán phổ biến như MISA, Bravo, SAP…
Tính cách nghề nghiệp: cẩn thận, trung thực, kiên nhẫn trong quá trình theo dõi, đối chiếu.
Am hiểu luật thuế & chuẩn mực kế toán: để tránh sai sót khi hạch toán, giảm thiểu rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
👉 Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng đủ nguồn lực để tuyển dụng và đào tạo nhân sự chuyên trách. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ kế toán trọn gói tại Đại lý Thuế An Đức. Với hơn 15 năm kinh nghiệm, đội ngũ kế toán An Đức vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa giúp tối ưu chi phí nhân sự, đồng thời hỗ trợ trực tiếp khi có thanh tra, kiểm tra thuế.
Đọc thêm: Dịch vụ Kế Toán Trọn Gói
LIÊN HỆ NGAY
FAQ – Câu hỏi thường gặp về Kế toán thương mại – công nợ
1. Kế toán công nợ và kế toán thương mại có khác nhau không?
→ Có. Kế toán thương mại bao quát toàn bộ hoạt động mua – bán hàng hóa, dịch vụ trong doanh nghiệp. Trong khi đó, kế toán công nợ tập trung vào việc quản lý các khoản phải thu và phải trả, đảm bảo dòng tiền lưu thông hiệu quả.
2. Công việc hằng ngày của kế toán công nợ là gì?
→ Bao gồm nhập chứng từ, kiểm tra hóa đơn, lập phiếu thu – chi, đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp, nhắc nợ, lập báo cáo định kỳ.
3. Khi nào doanh nghiệp cần tách riêng nhân sự kế toán công nợ?
→ Với doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, nhiều khách hàng – nhà cung cấp, số lượng hóa đơn lớn thì nên bố trí kế toán công nợ riêng. Doanh nghiệp nhỏ có thể gộp chung trong bộ phận kế toán tổng hợp.
4. Doanh nghiệp nhỏ có cần kế toán công nợ không?
→ Có. Dù quy mô nhỏ, doanh nghiệp vẫn cần theo dõi khoản phải thu – phải trả để tránh mất vốn hoặc trả trễ hạn. Nếu không đủ nhân sự, có thể thuê dịch vụ kế toán công nợ ngoài.
5. Những rủi ro thường gặp trong quản lý công nợ là gì?
→ Một số rủi ro phổ biến: khách hàng chậm thanh toán, công nợ không đối chiếu kịp thời, hợp đồng – hóa đơn sai sót, hoặc nhầm lẫn trong hạch toán.
6. Có thể dùng phần mềm để quản lý công nợ không?
→ Có. Các phần mềm như MISA AMIS, Bravo, SAP, Odoo… hỗ trợ tự động hóa nhập liệu, đối chiếu và nhắc nợ, giảm thiểu sai sót thủ công.
7. Tại sao nên thuê dịch vụ kế toán công nợ thay vì tự làm?
→ Vì thuê dịch vụ kế toán sẽ giúp doanh nghiệp: tiết kiệm chi phí nhân sự, có đội ngũ chuyên nghiệp am hiểu luật, và đặc biệt là có người chịu trách nhiệm giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra. Đại lý Thuế An Đức là một lựa chọn uy tín cho nhiều doanh nghiệp SME tại Việt Nam.
Kết luận
Kế toán thương mại – công nợ là sự kết hợp giữa nghiệp vụ mua bán thương mại và quản lý dòng tiền thông qua các khoản phải thu, phải trả. Khi bạn làm tốt mảng này, doanh nghiệp sẽ tránh được tình trạng nợ xấu, thiếu hụt vốn hoặc rủi ro tài chính.
👉 Nếu doanh nghiệp bạn đang cần hỗ trợ tối ưu hóa công nợ, kiểm soát dòng tiền và đảm bảo kê khai thuế đúng luật, Đại lý Thuế An Đức luôn sẵn sàng đồng hành. Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí & giải pháp công nợ hiệu quả.
Chúng tôi đồng hành cùng cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp trong mọi thủ tục kế toán – thuế: từ đăng ký, kê khai, lập báo cáo tài chính, quyết toán cuối năm đến hỗ trợ tra cứu và tư vấn chính sách thuế mới nhất. Gọi cho chúng tôi theo số 0906.715.261 (Ms.Nguyệt) – 0967.181.178 (Ms.Sang Sang) hoặc truy cập dichvuketoananduc.vn để nhận bảng giá dịch vụ kế toán chi tiết cho doanh nghiệp bạn.
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KẾ TOÁN VÀ ĐẠI LÝ THUẾ AN ĐỨC
Địa chỉ văn phòng: 5 Đường 2, KDC Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
Email: anductax@gmail.com
Hotline: 0906.715.261 – 0967.181.178
