Lưu trữ chứng từ kế toán đúng chuẩn 2025 | Đại Lý Thuế An Đức

Theo Luật Kế toán 2015 (và dự thảo sửa đổi áp dụng từ năm 2025), mọi doanh nghiệp đều bắt buộc lưu trữ chứng từ kế toán trong suốt quá trình hoạt động.
Đây là căn cứ pháp lý để cơ quan thuế, kiểm toán hoặc các đối tác kiểm tra và đánh giá tính minh bạch tài chính của doanh nghiệp.

Việc lưu trữ và bảo mật chứng từ kế toán không chỉ là yêu cầu pháp luật mà còn là nền tảng đảm bảo an toàn dữ liệu doanh nghiệp trong thời đại số hóa.

Nếu lưu trữ chứng từ sai quy định, doanh nghiệp có thể bị:

• Phạt hành chính từ 10 – 20 triệu đồng (theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP).
• Bị loại chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế.
• Ảnh hưởng đến kết quả kiểm toán và báo cáo tài chính.

 Vì vậy, việc nắm rõ quy định lưu trữ chứng từ kế toán năm 2025 là điều bắt buộc cho mọi kế toán viên và chủ doanh nghiệp.

Quy định mới về lưu trữ chứng từ kế toán năm 2025

Từ năm 2025, quy định về thời hạn và hình thức lưu trữ chứng từ kế toán có một số điểm cập nhật đáng chú ý:

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Theo Điều 41 của Luật Kế toán, doanh nghiệp phải tuân thủ thời hạn lưu trữ như sau:

Doanh nghiệp cần phân loại ngay từ đầu để sắp xếp và lưu trữ đúng hạn, tránh bị xử phạt.

 Hình thức lưu trữ hợp lệ

Từ 2025, Bộ Tài chính khuyến khích lưu trữ chứng từ kế toán điện tử song song với hồ sơ giấy, cụ thể:

• Hồ sơ giấy: lưu bản gốc, ký và đóng dấu đỏ, sắp xếp theo từng kỳ kế toán.
• Hồ sơ điện tử: sao lưu trên hệ thống máy chủ nội bộ hoặc nền tảng lưu trữ điện toán đám mây có chứng nhận bảo mật dữ liệu.
• Chữ ký số & mã định danh điện tử: phải đảm bảo hợp lệ và được xác thực khi in hoặc xuất trình với cơ quan nhà nước.

Người chịu trách nhiệm lưu trữ

• Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán là người trực tiếp quản lý việc lưu trữ, sắp xếp và bảo mật chứng từ.
• Người đại diện pháp luật chịu trách nhiệm cuối cùng về tính toàn vẹn và hợp pháp của hồ sơ kế toán.

Cách lưu trữ chứng từ kế toán đúng chuẩn

Phân loại và sắp xếp khoa học

• Phân loại theo năm tài chính, loại chứng từ (thu, chi, ngân hàng, thuế, tiền lương, hợp đồng).
• Dán nhãn rõ ràng từng tập hồ sơ.
• Sắp xếp theo trình tự thời gian phát sinh hoặc theo số chứng từ.

Ví dụ: Hồ sơ 2024 gồm 12 tập, mỗi tập là một tháng, có mục lục đầu trang giúp tìm kiếm nhanh khi cần tra soát.

Quy trình lưu trữ điện tử

Doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống số hóa chứng từ để tối ưu không gian lưu trữ và đảm bảo bảo mật.
Quy trình gợi ý:

1. Quét (scan) toàn bộ chứng từ thành file PDF hoặc ảnh chất lượng cao.
2. Đặt tên file theo cấu trúc: YYYY_MM_TenChungTu_SoHoaDon.pdf

1. Lưu vào thư mục chia theo năm → tháng → loại chứng từ.
2. Sao lưu dữ liệu định kỳ lên Google Drive, OneDrive, hoặc máy chủ riêng.

Mẹo nhỏ: An Đức khuyến khích doanh nghiệp dùng phần mềm có chức năng ký số và gắn mã QR để chứng thực tính hợp pháp của chứng từ điện tử.

Đọc thêm: Chữ ký số – An Đức

Lưu trữ chứng từ thuế

Chứng từ thuế là nhóm hồ sơ nhạy cảm nhất, gồm:

• Hóa đơn điện tử, biên bản điều chỉnh hóa đơn.
• Tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN.
• Báo cáo sử dụng hóa đơn, báo cáo tài chính.
• Biên lai nộp thuế, quyết định hoàn thuế (nếu có).

Nhóm hồ sơ này nên có thư mục riêng biệt và bảo vệ bằng mật khẩu, hạn chế quyền truy cập.

Bảo mật chứng từ kế toán – yếu tố sống còn trong thời đại số

Rủi ro bảo mật thường gặp

• Mất dữ liệu do lỗi thiết bị, virus hoặc bị xóa nhầm.
• Rò rỉ thông tin tài chính khi chia sẻ qua email, USB, Google Drive không bảo mật.
• Sao chép trái phép bởi nhân viên cũ hoặc bên thứ ba.

Giải pháp bảo mật toàn diện

• Thiết lập quyền truy cập phân cấp theo phòng ban.
• Sử dụng mật khẩu mạnh và xác thực hai lớp cho mọi tài khoản lưu trữ.
• Thường xuyên sao lưu dữ liệu định kỳ ra ổ cứng ngoài hoặc máy chủ bảo mật.
• Ký thỏa thuận bảo mật (NDA) với nhân sự và đối tác liên quan đến kế toán.

 Đại Lý Thuế An Đức hiện áp dụng hệ thống số hóa nội bộ chuẩn ISO 27001, đảm bảo mọi dữ liệu kế toán của khách hàng được lưu trữ an toàn tuyệt đối.

Lợi ích khi doanh nghiệp lưu trữ chứng từ kế toán đúng chuẩn

• Tuân thủ pháp luật: tránh bị phạt, bị loại chi phí hợp lệ.
• Dễ dàng kiểm tra, đối chiếu: phục vụ quyết toán, kiểm toán nhanh chóng.
• Tối ưu không gian lưu trữ: giảm 70% chi phí giấy tờ nhờ số hóa.
• Tăng tính chuyên nghiệp: dễ dàng chia sẻ và truy xuất hồ sơ khi cần.
• Bảo mật tuyệt đối: giảm rủi ro mất dữ liệu, thất thoát tài sản.

Khi doanh nghiệp áp dụng quy trình lưu trữ bài bản, việc kiểm soát tài chính và lập báo cáo thuế sẽ chính xác, minh bạch và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.

Bảng giá dịch vụ lưu trữ và bảo mật chứng từ kế toán (tham khảo)

Liên hệ Đại Lý Thuế An Đức để được tư vấn gói lưu trữ và bảo mật phù hợp với quy mô doanh nghiệp.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1. Chứng từ kế toán điện tử có giá trị pháp lý không?

Có. Về nguyên tắc, chứng từ kế toán điện tử có giá trị pháp lý tương đương chứng từ giấy nếu thỏa các điều kiện sau:

(1) Được lập đúng quy định

• Nội dung chứng từ phải đầy đủ các chỉ tiêu theo Luật Kế toán và văn bản hướng dẫn (tên đơn vị, ngày tháng, nội dung nghiệp vụ, số tiền, chữ ký các bên liên quan…).
• Định dạng dữ liệu phải ổn định, có thể đọc, kiểm tra và in ra được trong suốt thời gian lưu trữ.

(2) Có chữ ký số hợp lệ

• Chứng từ phải được ký số bằng chứng thư số hợp lệ, còn thời hạn, do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép.
• Chữ ký số của người có thẩm quyền (giám đốc, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền) là căn cứ để xác nhận tính pháp lý của chứng từ điện tử.
• Khi in chứng từ điện tử ra giấy để xuất trình, phần mềm phải thể hiện được thông tin về chữ ký số hoặc mã xác thực.

(3) Được lưu trữ nguyên vẹn, có thể kiểm tra nguồn gốc

• Chứng từ phải được lưu trên hệ thống đảm bảo không bị tự ý sửa đổi, có lịch sử ghi nhận thay đổi (log) nếu có thao tác cập nhật.
• Hệ thống lưu trữ phải cho phép truy xuất lại đầy đủ nội dung gốc khi cơ quan thuế, kiểm toán hoặc thanh tra yêu cầu.

(4) Có thể in, xuất trình khi cần

• Khi cơ quan quản lý yêu cầu, doanh nghiệp phải:
• Cung cấp được file chứng từ điện tử; và/hoặc
• In ra bản giấy từ hệ thống, có thể hiện thông tin về chữ ký số hoặc mã định danh chứng từ.

Tóm lại:

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán/hóa đơn điện tử uy tín, có chữ ký số hợp lệ, lưu trữ trên hệ thống bảo mật và có khả năng xuất trình khi cơ quan nhà nước yêu cầu, thì chứng từ điện tử hoàn toàn có giá trị pháp lý như chứng từ giấy.

2. Doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc phải lưu trữ chứng từ điện tử không?

Không bắt buộc, nhưng rất nên áp dụng.

Về mặt pháp lý:

Luật Kế toán quy định: doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ chứng từ kế toán, nhưng không bắt buộc phải lưu trữ dưới dạng điện tử.

Doanh nghiệp nhỏ vẫn có thể lưu trữ hoàn toàn bằng hồ sơ giấy nếu:

• Đảm bảo đầy đủ chứng từ theo luật;
• Lưu trữ đúng thời hạn (5 năm, 10 năm, vĩnh viễn tùy loại hồ sơ);
• Bảo quản an toàn, không rách nát, thất lạc.

Tuy nhiên, trong thực tế:

• Ngay cả với doanh nghiệp nhỏ, việc kết hợp lưu trữ điện tử đem lại rất nhiều lợi ích:
  • Dễ tra cứu: chỉ cần tìm theo mã số thuế, số chứng từ, ngày tháng, file tên chuẩn (ví dụ: 2024_08_PhieuChi_PC001.pdf) là có thể tìm nhanh, không phải lật từng tập hồ sơ.
  • Giảm chi phí kho: không cần thuê quá nhiều diện tích để chứa hàng trăm tập chứng từ mỗi năm.
  • An toàn hơn hồ sơ giấy: tránh trường hợp kho bị ẩm mốc, ngập nước, cháy nổ, hoặc nhân sự làm rơi, thất lạc hồ sơ.
  • Tiện làm việc với kế toán/dịch vụ bên ngoài: có thể chia sẻ chứng từ qua hệ thống phần mềm, cổng lưu trữ bảo mật thay vì chụp ảnh gửi Zalo, email rời rạc.

Gợi ý cho doanh nghiệp nhỏ:

• Có thể duy trì hồ sơ giấy theo đúng quy định;
• Đồng thời scan & lưu thêm bản điện tử trên Google Drive, OneDrive hoặc phần mềm kế toán có chức năng lưu chứng từ – đây là phương án chi phí thấp nhưng lợi ích lớn.

3. Nếu chứng từ kế toán bị mất, cháy, rách hoặc hư hỏng thì xử lý thế nào?

Đây là tình huống rất nhạy cảm, vì chứng từ là căn cứ pháp lý để cơ quan thuế, kiểm toán và tòa án (nếu có tranh chấp) dựa vào. Do đó, khi chứng từ bị mất hoặc hư hỏng, doanh nghiệp không được “bỏ qua cho xong” mà cần làm đúng quy trình, tối thiểu gồm 3 bước:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc

Biên bản cần nêu rõ:

• Loại chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, bảng lương, chứng từ ngân hàng…)
• Số, ký hiệu, ngày tháng chứng từ (nếu còn thông tin);
• Nguyên nhân mất/hỏng (cháy kho, lũ lụt, nhân sự làm thất lạc, lỗi thiết bị…);
• Thời điểm phát hiện;
• Họ tên, chức vụ người liên quan và người lập biên bản.

Biên bản nên có chữ ký:

• Người liên quan trực tiếp (ví dụ: thủ kho, kế toán phụ trách phần hành);
• Kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán);
• Người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền.

Bước 2: Báo cáo bằng văn bản với cơ quan thuế quản lý

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát hiện, doanh nghiệp nên:

• Gửi văn bản giải trình kèm biên bản nội bộ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp;
• Trình bày rõ số lượng chứng từ bị mất/hỏng, nguyên nhân, các biện pháp đã thực hiện để khắc phục.

Trường hợp thiệt hại do thiên tai, hỏa hoạn, sự kiện bất khả kháng, nên kèm theo:

• Biên bản xác nhận của chính quyền địa phương, cơ quan công an, PCCC (nếu có).

Bước 3: Tìm cách khôi phục hoặc tái lập hồ sơ (nếu có thể)

Nếu là hóa đơn điện tử:

• Có thể tra lại trên hệ thống hóa đơn điện tử, tải lại file, in lại bản thể hiện để lưu.

Nếu là chứng từ thanh toán qua ngân hàng:

• Có thể đề nghị ngân hàng cấp lại sao kê, chứng từ xác nhận giao dịch.

Nếu là hợp đồng, phụ lục hợp đồng:

• Có thể liên hệ bên đối tác xin bản sao, hoặc scan bản họ đang lưu.
• Càng chứng minh được thiện chí, quy trình xử lý bài bản, hồ sơ giải trình đầy đủ thì càng giảm rủi ro bị đánh giá là “cố tình làm mất chứng từ”.

4. Doanh nghiệp có được thuê đơn vị bên ngoài lưu trữ chứng từ kế toán không?

Được. Đây là xu hướng ngày càng phổ biến, nhất là với doanh nghiệp muốn:

• Không tự quản lý kho hồ sơ giấy;
• Không tự đầu tư hệ thống server, bảo mật, sao lưu dữ liệu;
• Muốn chuẩn hóa quy trình lưu trữ theo một tiêu chuẩn nhất định.

Tuy nhiên, khi thuê đơn vị bên ngoài, doanh nghiệp cần lưu ý:

Về pháp lý

• Cần có hợp đồng dịch vụ lưu trữ chứng từ kế toán nêu rõ:
  • Phạm vi công việc (lưu trữ hồ sơ giấy, số hóa, lưu trữ điện tử, phân quyền truy cập…)
  • Thời hạn lưu trữ;
  • Cách thức bàn giao dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng;
  • Cam kết bảo mật và trách nhiệm khi làm mất, lộ, hư hỏng dữ liệu.
• Đơn vị cung cấp dịch vụ phải có:
  • Năng lực về hạ tầng kỹ thuật, hệ thống bảo mật, phòng cháy chữa cháy nếu lưu hồ sơ giấy;
  • Hệ thống máy chủ, phần mềm lưu trữ đáp ứng yêu cầu an toàn thông tin nếu lưu trữ điện tử.

Về trách nhiệm

• Dù thuê ngoài, doanh nghiệp vẫn là bên chịu trách nhiệm cuối cùng trước pháp luật về:
  • Tính trung thực, đầy đủ, hợp pháp của chứng từ kế toán;
  • Việc cung cấp chứng từ kịp thời khi cơ quan thuế, thanh tra, kiểm toán yêu cầu.
• Vì vậy, khi lựa chọn đơn vị lưu trữ:
  • Cần ưu tiên đơn vị uy tín, có quy trình bảo mật rõ ràng;
  • Không nên lựa chọn chỉ dựa trên giá rẻ.

Gợi ý triển khai thực tế

• Doanh nghiệp có thể chọn:
  • Gói lưu trữ hồ sơ giấy tại kho đạt chuẩn (có camera, PCCC, kiểm soát ra vào);
  • Hoặc gói số hóa + lưu trữ điện tử, trong đó đơn vị dịch vụ quét toàn bộ chứng từ, gán chỉ mục, phân quyền truy cập và hỗ trợ tìm kiếm nhanh.
  • Với mô hình này, phòng kế toán không cần tự lo hết việc sắp xếp – lưu trữ, mà tập trung vào phân tích số liệu, lập báo cáo, tư vấn cho ban lãnh đạo.

Kết luận

Lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định pháp luật năm 2025 không chỉ là một yêu cầu mang tính bắt buộc, mà còn là nền tảng bảo vệ doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình hoạt động, kiểm toán và quyết toán thuế. Khi hệ thống hồ sơ được sắp xếp khoa học, phân loại rõ ràng, lưu trữ đúng thời hạn và đảm bảo tính toàn vẹn, doanh nghiệp có thể chủ động trong mọi tình huống – từ giải trình số liệu, hợp đồng, hóa đơn đến xử lý tranh chấp hoặc đối chiếu với cơ quan quản lý.

Trong bối cảnh số hóa mạnh mẽ hiện nay, việc kết hợp lưu trữ hồ sơ giấy truyền thống và hệ thống chứng từ kế toán điện tử giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí – tăng tốc độ xử lý – đảm bảo tính minh bạch. Một hệ thống lưu trữ được thiết kế đúng chuẩn còn giúp giảm thiểu rủi ro về thất lạc tài liệu, bảo mật kém, xâm nhập trái phép hoặc sai lệch khi truyền tải giữa các bộ phận. Do đó, đầu tư vào lưu trữ chứng từ kế toán chính là đầu tư vào an toàn tài chính và sự bền vững của doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp hiện đại hiểu rằng:

• Một bộ hồ sơ kế toán rõ ràng giúp quá trình kiểm toán diễn ra nhanh chóng.

• Một hệ thống lưu trữ điện tử đa lớp bảo mật giúp giảm thiểu rủi ro bị đình chỉ hóa đơn, loại chi phí hợp lý hoặc bị đánh giá là doanh nghiệp rủi ro cao.

• Một quy trình lưu trữ bài bản giúp nâng cao uy tín doanh nghiệp trong mắt đối tác, ngân hàng, nhà đầu tư và cơ quan quản lý.

Vì vậy, việc chuẩn hóa và tối ưu hóa công tác lưu trữ chứng từ kế toán ngay từ năm 2025 không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn tạo nền móng cho sự tăng trưởng ổn định, minh bạch và bền vững trong dài hạn.

Đại Lý Thuế An Đức tự hào là đơn vị tiên phong trong việc cung cấp giải pháp lưu trữ – số hóa – bảo mật chứng từ kế toán cho hàng trăm doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Với quy trình làm việc chuẩn hóa, hệ thống hạ tầng đạt tiêu chuẩn bảo mật và đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, An Đức cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ an toàn tuyệt đối, chính xác tuyệt đối và tuân thủ tuyệt đối.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp tổng thể, an toàn và tiết kiệm cho công tác lưu trữ chứng từ kế toán – từ hồ sơ giấy, dữ liệu điện tử đến hệ thống phân quyền và sao lưu – hãy để An Đức đồng hành.

Liên hệ ngay với Đại Lý Thuế An Đức để được tư vấn trực tiếp và nhận báo giá chi tiết, phù hợp nhất với quy mô cũng như nhu cầu thực tế của doanh nghiệp bạn. Đây là thời điểm tốt nhất để chuẩn hóa hệ thống hồ sơ và sẵn sàng cho chu kỳ pháp lý mới của năm 2026.

LIÊN HỆ NGAY

Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN VÀ ĐẠI LÝ THUẾ AN ĐỨC
Hotline: 0906.715.261 (Ms.Nguyệt) – 0917.389.778 (Hotline)
Email: anductax@gmail.com
Địa chỉ: 5 Đường 2, KDC Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình, TP.HCM

Thanh Huyền – Đại lý thuế An Đức

Thông qua các bài viết, Huyền hy vọng hỗ trợ doanh nghiệp tự tin hơn khi thực hiện các thủ tục thuế và kế toán trong suốt quá trình hoạt động.

in
f