Lưu trữ chứng từ kế toán đúng chuẩn 2025 | Đại Lý Thuế An Đức

Theo Luật Kế toán 2015 (và dự thảo sửa đổi áp dụng từ năm 2025), mọi doanh nghiệp đều bắt buộc lưu trữ chứng từ kế toán trong suốt quá trình hoạt động.
Đây là căn cứ pháp lý để cơ quan thuế, kiểm toán hoặc các đối tác kiểm tra và đánh giá tính minh bạch tài chính của doanh nghiệp.

Việc lưu trữ và bảo mật chứng từ kế toán không chỉ là yêu cầu pháp luật mà còn là nền tảng đảm bảo an toàn dữ liệu doanh nghiệp trong thời đại số hóa.

Nếu lưu trữ sai quy định, doanh nghiệp có thể bị:

• Phạt hành chính từ 10 – 20 triệu đồng (theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP).
• Bị loại chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế.
• Ảnh hưởng đến kết quả kiểm toán và báo cáo tài chính.

 Vì vậy, việc nắm rõ quy định lưu trữ chứng từ kế toán năm 2025 là điều bắt buộc cho mọi kế toán viên và chủ doanh nghiệp.

Quy định mới về lưu trữ chứng từ kế toán năm 2025

Từ năm 2025, quy định về thời hạn và hình thức lưu trữ chứng từ kế toán có một số điểm cập nhật đáng chú ý:

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Theo Điều 41 của Luật Kế toán, doanh nghiệp phải tuân thủ thời hạn lưu trữ như sau:

Doanh nghiệp cần phân loại ngay từ đầu để sắp xếp và lưu trữ đúng hạn, tránh bị xử phạt.

 Hình thức lưu trữ hợp lệ

Từ 2025, Bộ Tài chính khuyến khích lưu trữ chứng từ kế toán điện tử song song với hồ sơ giấy, cụ thể:

• Hồ sơ giấy: lưu bản gốc, ký và đóng dấu đỏ, sắp xếp theo từng kỳ kế toán.
• Hồ sơ điện tử: sao lưu trên hệ thống máy chủ nội bộ hoặc nền tảng lưu trữ điện toán đám mây có chứng nhận bảo mật dữ liệu.
• Chữ ký số & mã định danh điện tử: phải đảm bảo hợp lệ và được xác thực khi in hoặc xuất trình với cơ quan nhà nước.

Người chịu trách nhiệm lưu trữ

• Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán là người trực tiếp quản lý việc lưu trữ, sắp xếp và bảo mật chứng từ.
• Người đại diện pháp luật chịu trách nhiệm cuối cùng về tính toàn vẹn và hợp pháp của hồ sơ kế toán.

Cách lưu trữ chứng từ kế toán đúng chuẩn

Phân loại và sắp xếp khoa học

• Phân loại theo năm tài chính, loại chứng từ (thu, chi, ngân hàng, thuế, tiền lương, hợp đồng).
• Dán nhãn rõ ràng từng tập hồ sơ.
• Sắp xếp theo trình tự thời gian phát sinh hoặc theo số chứng từ.

Ví dụ: Hồ sơ 2024 gồm 12 tập, mỗi tập là một tháng, có mục lục đầu trang giúp tìm kiếm nhanh khi cần tra soát.

Quy trình lưu trữ điện tử

Doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống số hóa chứng từ để tối ưu không gian lưu trữ và đảm bảo bảo mật.
Quy trình gợi ý:

1. Quét (scan) toàn bộ chứng từ thành file PDF hoặc ảnh chất lượng cao.
2. Đặt tên file theo cấu trúc: YYYY_MM_TenChungTu_SoHoaDon.pdf

1. Lưu vào thư mục chia theo năm → tháng → loại chứng từ.
2. Sao lưu dữ liệu định kỳ lên Google Drive, OneDrive, hoặc máy chủ riêng.

Mẹo nhỏ: An Đức khuyến khích doanh nghiệp dùng phần mềm có chức năng ký số và gắn mã QR để chứng thực tính hợp pháp của chứng từ điện tử.

Đọc thêm: Chữ ký số – An Đức

Lưu trữ chứng từ thuế

Chứng từ thuế là nhóm hồ sơ nhạy cảm nhất, gồm:

• Hóa đơn điện tử, biên bản điều chỉnh hóa đơn.
• Tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN.
• Báo cáo sử dụng hóa đơn, báo cáo tài chính.
• Biên lai nộp thuế, quyết định hoàn thuế (nếu có).

Nhóm hồ sơ này nên có thư mục riêng biệt và bảo vệ bằng mật khẩu, hạn chế quyền truy cập.

Bảo mật chứng từ kế toán – yếu tố sống còn trong thời đại số

Rủi ro bảo mật thường gặp

• Mất dữ liệu do lỗi thiết bị, virus hoặc bị xóa nhầm.
• Rò rỉ thông tin tài chính khi chia sẻ qua email, USB, Google Drive không bảo mật.
• Sao chép trái phép bởi nhân viên cũ hoặc bên thứ ba.

Giải pháp bảo mật toàn diện

• Thiết lập quyền truy cập phân cấp theo phòng ban.
• Sử dụng mật khẩu mạnh và xác thực hai lớp cho mọi tài khoản lưu trữ.
• Thường xuyên sao lưu dữ liệu định kỳ ra ổ cứng ngoài hoặc máy chủ bảo mật.
• Ký thỏa thuận bảo mật (NDA) với nhân sự và đối tác liên quan đến kế toán.

 Đại Lý Thuế An Đức hiện áp dụng hệ thống số hóa nội bộ chuẩn ISO 27001, đảm bảo mọi dữ liệu kế toán của khách hàng được lưu trữ an toàn tuyệt đối.

Lợi ích khi doanh nghiệp lưu trữ chứng từ kế toán đúng chuẩn

• Tuân thủ pháp luật: tránh bị phạt, bị loại chi phí hợp lệ.
• Dễ dàng kiểm tra, đối chiếu: phục vụ quyết toán, kiểm toán nhanh chóng.
• Tối ưu không gian lưu trữ: giảm 70% chi phí giấy tờ nhờ số hóa.
• Tăng tính chuyên nghiệp: dễ dàng chia sẻ và truy xuất hồ sơ khi cần.
• Bảo mật tuyệt đối: giảm rủi ro mất dữ liệu, thất thoát tài sản.

Khi doanh nghiệp áp dụng quy trình lưu trữ bài bản, việc kiểm soát tài chính và lập báo cáo thuế sẽ chính xác, minh bạch và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.

Bảng giá dịch vụ lưu trữ và bảo mật chứng từ kế toán (tham khảo)

Liên hệ Đại Lý Thuế An Đức để được tư vấn gói lưu trữ và bảo mật phù hợp với quy mô doanh nghiệp.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1. Chứng từ kế toán điện tử có giá trị pháp lý không?
   Có. Miễn là được ký số hợp lệ, lưu trữ nguyên vẹn và có thể in ra khi cơ quan thuế yêu cầu.
2. Doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc lưu trữ điện tử không?
   Không bắt buộc, nhưng khuyến khích áp dụng để tiết kiệm không gian và dễ quản lý.
3. Nếu chứng từ bị hỏng hoặc mất phải làm sao?
   Phải lập biên bản ghi nhận và báo cáo bằng văn bản với cơ quan thuế trong vòng 30 ngày kể từ khi phát hiện.
4. Có thể thuê đơn vị bên ngoài lưu trữ hồ sơ kế toán không?
   Được, nhưng phải có hợp đồng dịch vụ lưu trữ và đơn vị đó phải đáp ứng điều kiện về bảo mật và hạ tầng kỹ thuật theo quy định của Bộ Tài chính.

Kết luận

Lưu trữ chứng từ kế toán đúng chuẩn luật 2025 là bước nền tảng để doanh nghiệp vận hành an toàn, minh bạch và tuân thủ pháp lý.
Việc áp dụng hệ thống lưu trữ khoa học và bảo mật giúp giảm rủi ro, tiết kiệm chi phí và nâng cao uy tín doanh nghiệp.

Đại Lý Thuế An Đức cung cấp dịch vụ lưu trữ, số hóa và bảo mật chứng từ kế toán chuyên nghiệp – đảm bảo an toàn tuyệt đối, đúng chuẩn pháp luật.

Liên hệ ngay An Đức để được tư vấn và nhận báo giá chi tiết cho giải pháp lưu trữ chứng từ kế toán trọn gói.

LIÊN HỆ NGAY

Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN VÀ ĐẠI LÝ THUẾ AN ĐỨC
Hotline: 0906.715.261 (Ms.Nguyệt) – 0967.181.178 (Ms.Sang Sang)
Email: anductax@gmail.com
Địa chỉ: 5 Đường 2, KDC Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình, TP.HCM