Top 7 sai lầm khiến doanh nghiệp bị loại chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế

Sai lầm loại chi phí hợp lệ thuế là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp tăng thuế phải nộp, mất quyền khấu trừ, thậm chí bị phạt và truy thu khi quyết toán thuế. Phần lớn bắt nguồn từ việc thiếu quy trình kế toán – chứng từ, kiểm soát nội bộ lỏng lẻo và nhân sự chưa được đào tạo đầy đủ.

Những sai lầm loại chi phí hợp lệ thuế không chỉ làm méo lợi nhuận kế toán mà còn ảnh hưởng trực tiếp tới thuế TNDN, thuế GTGT và kế hoạch tài chính.

Dưới đây là Top 7 sai lầm và cách phòng tránh.

Xem thêm: 

• Các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN
• Các chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN

Sai lầm 1: Không có hoặc không đầy đủ hóa đơn chứng từ đầu vào

Một trong những nguyên nhân dẫn tới chi phí bị loại đầu tiên là thiếu hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Cụ thể:

• Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn viết tay, hóa đơn không theo mẫu hoặc hóa đơn còn thiếu thông tin bắt buộc như tên doanh nghiệp, mã số thuế, ngày tháng.
• Doanh nghiệp ghi nhận chi phí nhưng không có hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu chi/phiếu xuất kho hoặc chứng từ thanh toán hợp lệ (chuyển khoản, tiền mặt theo quy định).
• Hóa đơn đầu vào bị cơ quan thuế xác định là không hợp lệ, dẫn tới chi phí tương ứng không được tính vào chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN.

Cách phòng tránh:

• Luôn yêu cầu đầy đủ hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy theo đúng mẫu, có đầy đủ thông tin bắt buộc.
• Gắn kết chứng từ thanh toán (chuyển khoản hoặc tiền mặt đúng quy định) với hóa đơn, biên bản để tạo thành bộ hồ sơ hoàn chỉnh.
• Sử dụng phần mềm kế toán và hệ thống lưu trữ chứng từ điện tử để thuận tiện kiểm tra khi bị kiểm tra thuế.

Sai lầm 2: Ghi nhận chi phí nhưng không tuân thủ nguyên tắc trích lập và phân bổ chi phí

Nhiều doanh nghiệp nghĩ “có chi là được tính”, dẫn đến sai lầm loại chi phí hợp lệ thuế, các lỗi phổ biến gồm:

• Chi phí chưa trích trước, chi phí phát sinh rồi doanh nghiệp không phân bổ cho kỳ kế toán tương ứng.
• Chi phí chung nhưng không có tiêu thức phân bổ rõ ràng hoặc phân bổ không hợp lý (ví dụ: chi phí quảng cáo chung cho nhiều nhân viên, nhiều cơ sở nhưng không có phương pháp phân bổ hợp lý).
• Ghi nhận chi phí vượt mức cho phép hoặc không hợp lý với tính chất hoạt động của doanh nghiệp.

Cách phòng tránh:

• Xây dựng phương pháp trích/ phân bổ chi phí rõ ràng, áp dụng theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính và chuẩn mực kế toán.
• Hàng quý kiểm tra và rà soát chi phí đã trích, phân bổ chưa, nhắc nhở bộ phận kế toán sớm hoàn thiện.
• Đảm bảo chi phí có tính hợp lý, có chứng từ hỗ trợ và phù hợp với hoạt động kinh doanh thực tế.

Sai lầm 3: Chi phí không liên quan tới hoạt động sản xuất – kinh doanh chính

Chi phí chỉ được tính vào chi phí hợp lệ khi quyết toán nếu nó liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp tới hoạt động sản xuất – kinh doanh chính của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp bị loại chi phí vì:

• Ghi nhận chi phí cá nhân, chi phí liên quan đến chủ doanh nghiệp, gia đình thành chi phí của doanh nghiệp.
• Ghi nhận chi phí đầu tư (mua tài sản cố định) nhưng phân loại nhầm là chi phí được trừ.
• Ghi nhận chi phí hoạt động kinh doanh nhưng lại không có liên hệ với hoạt động chính, hoặc không thể chứng minh bằng tài liệu.

Cách phòng tránh:

• Xác định rõ hoạt động sản xuất – kinh doanh chính (mô hình doanh nghiệp) và đảm bảo chi phí phát sinh phải phù hợp với mô hình đó.
• Có hợp đồng nội bộ, văn bản phân công trách nhiệm để chứng minh chi phí có liên quan.
• Phân loại rõ chi phí đầu tư, chi phí hoạt động và không nhầm lẫn khi hạch toán.

Sai lầm 4: Thanh toán không đúng hình thức hoặc không chứng minh được thanh toán

Một lỗi rất phổ biến là thanh toán bằng tiền mặt nhưng không có chứng từ thanh toán hợp lệ dẫn tới chi phí bị loại. Cụ thể:

• Thanh toán tiền mặt cho người cung cấp/nhân viên vượt mức quy định, không có biên bản giao nhận tiền, không có chuyển khoản hoặc phiếu chi đúng mẫu.
• Không xuất hóa đơn đầu ra/ đầu vào đồng thời với thanh toán chi phí.
• Chứng từ thanh toán thiếu dấu, chữ ký hoặc không ghi đầy đủ thông tin.

Cách phòng tránh:

• Ưu tiên thanh toán qua chuyển khoản (nếu có thể) để có dấu vết giao dịch ngân hàng.
• Nếu thanh toán tiền mặt thì đảm bảo phiếu chi, biên bản giao nhận, xác nhận của người nhận và được duyệt theo quy định nội bộ.

Lưu trữ đồng bộ chứng từ thanh toán với hóa đơn đầu vào, biên bản và hợp đồng.

Sai lầm 5: Không thực hiện kiểm kê, tính hao mòn và phân bổ tài sản cố định đúng cách

Chi phí liên quan tới khấu hao tài sản cố định hoặc hao mòn (nếu có) thường bị loại nếu doanh nghiệp không tuân thủ quy định. Những lỗi thường gặp:

• Hạch toán chi phí khấu hao hoặc hao mòn tài sản cố định chưa hoàn tất hồ sơ quyết toán tài sản cố định.
• Duy trì tài sản cố định đã bán/cho thuê nhưng vẫn tiếp tục trích khấu hao.
• Không lập kế hoạch khấu hao hoặc không có văn bản phê duyệt phân bổ khấu hao tài sản theo định mức hoặc thời gian thực tế.

Cách phòng tránh:

• Hàng năm rà soát bảng kê tài sản cố định, viết biên bản bàn giao, thanh lý khi có thay đổi.
• Lập và phê duyệt kế hoạch khấu hao tài sản cố định, theo đúng thời gian và định mức pháp luật cho phép.

Trong hồ sơ quyết toán thuế cuối năm, kèm bản sao bảng khấu hao, biên bản thanh lý nếu có.

Sai lầm 6: Chi phí liên quan đến nhân viên, phúc lợi nhưng không có hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận

Chi phí nhân sự và phúc lợi là những khoản dễ bị kiểm tra. Các sai phạm thường gặp:

• Chi trả tiền lương, phụ cấp cho người lao động không theo hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận bằng văn bản.
• Thanh toán phúc lợi, quà tặng, du lịch… cho nhân viên nhưng không có minh chứng chi tiết hoặc không liên quan hoạt động.
• Kê khai chi phí nhưng không khấu trừ thuế TNCN hoặc nộp hồ sơ cho cơ quan thuế đúng hạn.

Cách phòng tránh:

• Cần có hợp đồng lao động, thỏa thuận rõ ràng nếu là cộng tác viên, ký phụ lục hợp đồng nếu thay đổi.
• Chi phúc lợi, quà tặng, du lịch phải có quyết định, danh sách, biên bản và liên quan tới hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế TNCN liên quan tới người lao động trước khi hạch toán chi phí.

Sai lầm 7: Không xây dựng & tuân thủ quy trình kiểm soát nội bộ, phân tích chi phí và lưu trữ chứng từ

Ngay cả khi chi phí hợp lệ về bản chất, nếu doanh nghiệp không có quy trình kiểm soát nội bộ và lưu trữ chứng từ không đầy đủ sẽ dẫn tới bị loại khi kiểm tra thuế hoặc quyết toán. Một số lỗi điển hình:

• Kế toán, thủ quỹ, người duyệt chi không phân biệt rõ nhiệm vụ hoặc không có ký duyệt.
• Hồ sơ chứng từ lộn xộn, mất bản gốc, không có bản sao lưu điện tử.
• Không thực hiện rà soát lại chi phí, không phân tích tỷ lệ chi phí, không có cảnh báo chi phí bất thường.
  Cách phòng tránh:

• Xây dựng sơ đồ quy trình phê duyệt chi phí, phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận kế toán, tài vụ, kiểm soát nội bộ.
• Thực hiện phân tích chi phí định kỳ, cảnh báo các khoản chi phí bất thường vượt tỷ lệ.
• Lưu trữ chứng từ điện tử và bản gốc theo quy định lưu trữ tài liệu kế toán để sẵn sàng kiểm tra, quyết toán.

Xem thêm: Lưu trữ chứng từ kế toán đúng chuẩn 2025

Bảng giá tham khảo dịch vụ kế toán trọn gói từ An Đức

Để hỗ trợ doanh nghiệp tránh sai lầm trong kế toán – thuế, dưới đây là bảng giá tham khảo dịch vụ kế toán trọn gói từ An Đức:

(Lưu ý: Giá tham khảo, chưa bao gồm VAT 10% và điều chỉnh theo khối lượng chứng từ và ngành nghề.)
Nếu bạn cần Liên hệ báo giá chi tiết, hãy liên hệ An Đức để được tư vấn chi tiết theo mô hình doanh nghiệp bạn.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1. Khi nào chi phí của doanh nghiệp bị xem là không hợp lệ khi quyết toán thuế?
   Chi phí bị xem là không hợp lệ khi doanh nghiệp không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ, hoặc chi phí không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất – kinh doanh. Ngoài ra, nếu thanh toán không đúng quy định hoặc không chứng minh được giao dịch thì chi phí đó cũng bị loại.
2. Những sai lầm nào thường khiến doanh nghiệp bị loại chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế?
   7 sai lầm phổ biến gồm: thiếu hóa đơn, không phân bổ chi phí đúng kỳ, chi phí không liên quan hoạt động kinh doanh, thanh toán tiền mặt sai quy định, sai phạm khấu hao tài sản cố định, chi phí nhân viên không có hợp đồng và thiếu quy trình kiểm soát nội bộ.
3. Làm thế nào để tránh bị loại chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế?
   Doanh nghiệp nên:

• Rà soát chứng từ và hợp đồng trước khi hạch toán.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử và hồ sơ thanh toán đúng quy định.
• Kiểm tra định kỳ sổ sách, khấu hao và chi phí nhân sự.
• Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ rõ ràng.

4. Chi phí nào thường bị loại khi cơ quan thuế kiểm tra?
   Các khoản như chi phí cá nhân, chi phí không có chứng từ, chi phí phúc lợi vượt mức, chi phí khấu hao không đúng quy định hoặc thanh toán không qua ngân hàng thường bị loại khi cơ quan thuế thanh – kiểm tra.
5. Doanh nghiệp có thể khắc phục được chi phí đã bị loại không?
   Có, nếu doanh nghiệp bổ sung đầy đủ chứng từ, hợp đồng, hóa đơn hoặc giải trình được mối liên quan với hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, việc khắc phục cần thực hiện sớm và đúng theo quy định của cơ quan thuế để tránh bị truy thu và xử phạt.

Kết luận

Việc loại chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế không chỉ là vấn đề “mất khoản” mà còn ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp, khả năng khấu trừ thuế và chiến lược tài chính dài hạn. Bằng việc nhận biết 7 sai lầm phổ biến kể trên và áp dụng những biện pháp phòng tránh tương ứng, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong công tác kế toán – thuế, tiết giảm rủi ro và tăng khả năng kiểm soát.

Đồng thời, việc sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói chuyên nghiệp như của An Đức sẽ giúp doanh nghiệp bạn an tâm hơn với thủ tục phức tạp, phần mềm kế toán, hồ sơ chứng từ và kiểm tra thuế. Hãy chủ động lên kế hoạch và triển khai từ ngay hôm nay để không bị “loại” chi phí hợp lệ khi đến kỳ quyết toán thuế.

Quá trình chuẩn bị và tuân thủ đúng từ đầu sẽ giúp bạn tránh được sai phạm đáng tiếc và bảo vệ quyền lợi khấu trừ chi phí của doanh nghiệp.

LIÊN HỆ NGAY

Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN VÀ ĐẠI LÝ THUẾ AN ĐỨC
Hotline: 0906.715.261 (Ms.Nguyệt) – 0967.181.178 (Ms.Sang Sang)
Email: anductax@gmail.com
Địa chỉ: 5 Đường 2, KDC Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình, TP.HCM