Nhiều kế toán viên rất thành thạo trong việc kê khai thuế GTGT định kỳ, nhưng khi phát hiện sai sót và phải thực hiện kê khai bổ sung – điều chỉnh thì lại lúng túng, không biết bắt đầu từ đâu.
Bài viết này của An Đức sẽ hướng dẫn bạn từng bước kê khai bổ sung thuế GTGT trên phần mềm HTKK, giúp bạn tự tin xử lý mọi sai sót nhanh – đúng – không bị phạt.
Nguyên tắc kê khai bổ sung điều chỉnh thuế GTGT
- Sau khi hết thời hạn nộp tờ khai thuế theo quy định, nếu phát hiện tờ khai thuế đã nộp có sai sót, người nộp thuế được phép kê khai bổ sung và điều chỉnh tờ khai.
- Tờ khai thuế bổ sung có thể nộp vào bất cứ ngày làm việc nào, nhưng phải trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.
Nguyên tắc vàng trong kê khai bổ sung: Sai đâu sửa đó. Sai ở kỳ tính thuế nào thì quay lại kỳ tính thuế đó để khai bổ sung. Sai ở chỉ tiêu nào thì tìm đến đúng chỉ tiêu đó và sửa lại cho đúng.
Lưu ý: Theo Thông tư 219/2013/TT-BCT ngày 01/01/2014:
- Đối với hóa đơn đầu ra kê khai sót: Phải kê khai bổ sung và chịu tiền chậm nộp trên số thuế khai thiếu.
- Đối với hóa đơn đầu vào kê khai sót: Không giới hạn thời gian kê khai, có thể kê khai bổ sung vào bất kỳ thời điểm nào miễn là trước khi cơ quan thuế quyết định thanh kiểm tra.
Hướng dẫn cách điều chỉnh kê khai bổ sung thuế GTGT
Các lỗi sai sót kế toán thường gặp bao gồm: kê khai thừa thiếu hóa đơn đầu ra, kê khai thừa hóa đơn đầu vào, khai giảm hóa đơn đầu vào do không đủ điều kiện khấu trừ, khai sai doanh thu, tiền thuế, giá trị hàng mua,…
Phát hiện kê khai sai khi chưa hết hạn nộp tờ khai
Khi phát hiện sai sót trong thời hạn nộp tờ khai, dù là sai tiền thuế hay sai sót không ảnh hưởng đến tiền thuế, chỉ cần lập lại tờ khai mới, điều chỉnh số liệu cho đúng và nộp lại.
Ví dụ: Ngày 20/4/2018, công ty nộp tờ khai thuế GTGT Quý 1/2018. Đến ngày 25/04 phát hiện kê khai sai tiền thuế. Giải pháp: Chỉ cần lập lại tờ khai Quý 1/2018 cho đúng rồi nộp lại trước ngày 30/04/2018 (Thời hạn nộp tờ khai chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu tiên của quý tiếp theo).
Lưu ý: Chọn như trên hình và nộp lại, không chọn tờ khai bổ sung.
Phát hiện kê khai sai khi đã hết hạn nộp tờ khai
Sau khi nộp tờ khai mà phát hiện sai sót nhưng đã hết hạn nộp, người nộp thuế thực hiện các bước sau:
Bước 1: Vào phần mềm HTKK, chọn “kỳ kê khai sai” => chọn tờ khai bổ sung.
Lưu ý: Để lập được tờ khai bổ sung, phải có dữ liệu của tờ khai lần đầu trong HTKK. Các nguyên tắc lấy dữ liệu kê khai bổ sung:
- Bổ sung lần 1 => lấy dữ liệu của tờ khai lần đầu
- Bổ sung lần 2 => lấy dữ liệu của tờ khai bổ sung lần 1
- Bổ sung lần n => lấy dữ liệu của tờ khai bổ sung lần n-1
Bước 2: Điều chỉnh các số liệu trên tờ khai điều chỉnh:
TH1: Nếu sai sót là hóa đơn đầu vào: Kê khai điều chỉnh tăng/giảm trực tiếp trên các chỉ tiêu [23], [24], [25].
TH2: Nếu sai sót là hóa đơn đầu ra: Kê khai điều chỉnh tăng/giảm trực tiếp trên các chỉ tiêu [29], [30], [31], [32], [33] theo các mức thuế suất trên hóa đơn.
Ví dụ: Vào ngày 24/08/2018, công ty phát hiện ra hóa đơn đầu vào số 00589 ngày 15/06/2018 của Công ty Trần Quang với số tiền chưa VAT là 20.000.000 đồng và thuế VAT là 2.000.000 đồng không đủ điều kiện khấu trừ do sử dụng trước ngày thông báo phát hành hóa đơn. Đồng thời, phát hiện kê khai sai hóa đơn đầu ra số 000059 ngày 15/06/2018 với doanh thu chưa VAT là 10.000.000 đồng và thuế VAT là 1.000.000 đồng nhưng đã kê khai chưa VAT là 100.000.000 đồng, VAT là 10.000.000 đồng.
Giải pháp:
- Hóa đơn đầu vào: Điều chỉnh trực tiếp trên sheet tờ khai điều chỉnh và sửa lại số liệu kê khai sai thành số liệu đúng ở các chỉ tiêu [23], [24], [25], cụ thể kết quả sau điều chỉnh như sau:
- [23]: 1.860.000.000 – 20.000.000 = 1.840.000.000
- [24]: 186.000.000 – 2.000.000 = 184.000.000
- [25]: 186.000.000 – 2.000.000 = 184.000.000
- Hóa đơn đầu ra: Điều chỉnh trực tiếp trên sheet tờ khai điều chỉnh và sửa lại số liệu kê khai sai thành số liệu đúng ở các chỉ tiêu [32], [33], cụ thể kết quả sau điều chỉnh như sau:
- [32]: 1.800.000.000 – 90.000.000 = 1.710.000.000
- [33]: 180.000.000 – 9.000.000 = 171.000.000
Bước 3: Sau khi điều chỉnh, bấm chọn “Ghi” để phần mềm tổng hợp dữ liệu.
Bước 4: Mở tờ giải trình khai bổ sung điều chỉnh bằng cách chọn sheet “KHBS” phía dưới, cạnh tờ khai điều chỉnh.
Chỉ cần quan tâm đến kết quả giá trị chênh lệch giữa số liệu điều chỉnh và số đã kê khai điều chỉnh ở chỉ tiêu [40] và [43] như sau:
- Nếu [40] > 0: Tăng số tiền thuế GTGT phải nộp
- Mang số tiền đó đi nộp, kèm theo số tiền phạt chậm nộp phần mềm đã tính ở phần B (Tính số tiền chậm nộp).
- Không cần kê khai chỉ tiêu [37], [38] ở kỳ thuế phát hiện sai.
- Nếu [40] < 0: Giảm tiền thuế GTGT phải nộp
- Tự theo dõi riêng bên ngoài, nếu kỳ sau phát sinh số thuế phải nộp thì trừ đi, không được cho vào chỉ tiêu [38] ở kỳ hiện tại, vì chỉ tiêu này chỉ dành cho số thuế được khấu trừ.
- Nếu [43] > 0: Tăng số tiền thuế GTGT được khấu trừ
- Nhập vào chỉ tiêu [38] của kỳ hiện tại.
- Nếu [43] < 0: Giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ
- Nhập vào chỉ tiêu [37] của kỳ hiện tại.
Ví dụ: Theo ví dụ trên, số liệu kê khai điều chỉnh rơi vào trường hợp chỉ tiêu [43] > 0 (7.000.000 > 0). Số thuế GTGT được khấu trừ chuyển sang kỳ sau là 7.000.000 đồng. Nhập vào chỉ tiêu [38]: 7.000.000 đồng của Quý 3/2018.
Bước 5: Giải trình lý do sai sót vào phần lý do khác ở cuối tờ KHBS.
Nếu Doanh nghiệp của bạn đang gặp phải các tình trạng liên quan đến thuế GTGT thì đừng ngần ngại hãy liên hệ ngay đến An Đức. Tại An Đức, chúng tôi hỗ trợ tất cả các dịch vụ liên quan đến kế toán – thuế trọn gói, giúp Doanh nghiệp an tâm hơn trong kinh doanh.
TƯ VẤN MIỄN PHÍ
Các lỗi thường gặp khi kê khai bổ sung thuế GTGT
Kê khai nhầm kỳ tính thuế (ví dụ: hóa đơn Quý 1 lại kê khai vào Quý 2).
Không cập nhật dữ liệu lần đầu khi làm tờ khai bổ sung → báo lỗi “không có dữ liệu gốc”.
Nhập sai chỉ tiêu [38] và [37] khiến chênh lệch không khớp.
Không ghi rõ lý do trong tờ KHBS → dễ bị yêu cầu giải trình lại.
Quên nộp tiền chậm nộp khi có số thuế tăng thêm.
Một số lưu ý quan trọng khi nộp tờ khai bổ sung
Khi phát hiện sai hóa đơn đầu ra, phải kê khai bổ sung ngay trong kỳ đó và nộp thêm tiền thuế cùng tiền phạt chậm nộp (nếu có).
Khi phát hiện sai hóa đơn đầu vào, có thể kê khai bổ sung bất cứ lúc nào, miễn là trước khi có quyết định thanh tra.
Sau khi lập KHBS, nên in tờ khai và lưu cùng hồ sơ kế toán để đối chiếu khi quyết toán.
Khi nộp online, cần kiểm tra kỹ file XML, vì sai định dạng sẽ bị trả lại.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Có thể kê khai bổ sung nhiều lần cho cùng một kỳ thuế không?
Có. Người nộp thuế được phép thực hiện kê khai bổ sung nhiều lần nếu phát hiện thêm sai sót. Mỗi lần kê khai bổ sung sẽ được đánh số thứ tự (lần 1, lần 2, lần 3…) và dữ liệu mới sẽ được lấy từ lần kê khai bổ sung gần nhất.
2. Nếu kê khai thiếu thuế GTGT thì bị xử lý như thế nào?
Trường hợp kê khai thiếu thuế GTGT, doanh nghiệp sẽ bị truy thu phần thuế còn thiếu và phải nộp tiền chậm nộp theo quy định, với mức 0,03%/ngày tính trên số tiền thuế khai thiếu kể từ ngày phải nộp đến ngày thực nộp.
3. Khi kê khai bổ sung, có cần nộp lại toàn bộ hồ sơ thuế không?
Không cần. Người nộp thuế chỉ cần gửi tờ khai bổ sung (file XML) kèm theo tờ giải trình khai bổ sung, điều chỉnh (KHBS). Các chứng từ và hồ sơ liên quan chỉ cần lưu nội bộ để phục vụ cho việc đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu.
Kết luận
Kê khai bổ sung thuế GTGT không hề phức tạp nếu nắm đúng nguyên tắc và quy trình thực hiện. Quan trọng là xác định rõ sai sót, điều chỉnh đúng kỳ, đúng chỉ tiêu và ghi rõ lý do.
Nếu bạn vẫn còn lúng túng hoặc muốn đảm bảo kê khai chuẩn, Đại lý thuế An Đức sẵn sàng hỗ trợ bạn từ A–Z, giúp doanh nghiệp kê khai – nộp thuế – bổ sung – giải trình đúng quy định, nhanh chóng, an toàn.
LIÊN HỆ NGAY
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KẾ TOÁN VÀ ĐẠI LÝ THUẾ AN ĐỨC
Địa chỉ: 5 Đường 2, KDC Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
Email: anductax@gmail.com
