Giới thiệu
Việc xuất hóa đơn là một trong những nghiệp vụ quan trọng nhất trong hoạt động kế toán – thuế của doanh nghiệp. Mọi giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều cần được ghi nhận hợp pháp để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định của pháp luật. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải lập hóa đơn.
Vậy khi nào phải xuất hóa đơn, khi nào không cần xuất hóa đơn, và thời điểm hợp lệ để xuất hóa đơn là lúc nào? Bài viết dưới đây của Đại lý Thuế An Đức sẽ giúp bạn hiểu rõ từng tình huống cụ thể.
I. Các Trường Hợp Phải Xuất Hóa Đơn
1. Khái niệm về hóa đơn
Hóa đơn là chứng từ kế toán do người bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập ra, nhằm ghi nhận thông tin về giao dịch mua bán, cung ứng dịch vụ và số thuế phải nộp theo quy định pháp luật.
Từ ngày 01/11/2020, tất cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.
2. Cơ sở pháp lý
Các văn bản pháp luật quy định chi tiết về việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn gồm có:
Nghị định 51/2010/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung.
Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn về các trường hợp bắt buộc và không bắt buộc xuất hóa đơn.
Các quy định liên quan trong Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử.
3. Các trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân phải xuất hóa đơn trong các trường hợp sau:
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên (kể cả trường hợp người mua không lấy hóa đơn).
Khi thực hiện các giao dịch không phân biệt mục đích thương mại, bao gồm:
Hàng mẫu, hàng khuyến mãi, hàng quảng cáo.
Hàng hóa tiêu dùng nội bộ.
Hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi, biếu, tặng.
Các trường hợp doanh nghiệp xuất hàng hóa ra ngoài để gia công, sản xuất vẫn phải lập hóa đơn để ghi nhận giá trị.
Lưu ý: Mọi trường hợp phát sinh doanh thu, dù không nhận tiền mặt, đều phải xuất hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan thuế.
Ví dụ minh họa:
Công ty A tặng 10 bộ mỹ phẩm trị giá 5 triệu đồng cho khách hàng thân thiết. Dù không thu tiền, công ty vẫn phải xuất hóa đơn để ghi nhận giá trị quà tặng, phục vụ cho kê khai thuế GTGT và thuế TNDN.
II. Các Trường Hợp Không Cần Xuất Hóa Đơn
Không phải mọi giao dịch đều cần lập hóa đơn. Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 78/2014/TT-BTC, có một số trường hợp được miễn lập hóa đơn như sau:
1. Theo Thông Tư 39/2014/TT-BTC
Xuất hàng hóa cho đơn vị phụ thuộc, chi nhánh (không có tư cách pháp nhân độc lập): sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, không cần hóa đơn GTGT.
Xuất hàng hóa cho đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng: chỉ cần lập phiếu xuất kho giao hàng cho đại lý, không phải xuất hóa đơn cho đại lý.
2. Theo Thông Tư 78/2014/TT-BTC
Người sản xuất nông sản, thủy sản, sản phẩm thủ công bán trực tiếp cho doanh nghiệp mà không qua trung gian.
Các dịch vụ, hàng hóa có giá trị nhỏ lẻ, giá trị thu hồi dưới ngưỡng quy định (dưới 200.000 đồng/lần), nếu người mua không yêu cầu hóa đơn, người bán chỉ cần lập bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ cuối ngày.
Ví dụ minh họa:
Một hộ kinh doanh nông sản tại chợ đầu mối bán lẻ 50.000 đồng rau củ/lần cho khách hàng cá nhân – nếu khách không yêu cầu, hộ kinh doanh không cần lập hóa đơn, chỉ cần tổng hợp cuối ngày.
III. Thời Điểm Xuất Hóa Đơn
Thời điểm xuất hóa đơn là yếu tố quan trọng để xác định nghĩa vụ thuế và doanh thu.
Doanh nghiệp cần xuất hóa đơn đúng thời điểm theo từng loại hình hoạt động:
| Loại hình giao dịch | Thời điểm phải xuất hóa đơn |
|---|---|
| Bán hàng hóa | Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, dù đã hay chưa thu tiền. |
| Cung cấp dịch vụ | Khi hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, hoặc khi thu tiền trước đối với dịch vụ thu trước. |
| Xây dựng, xây lắp | Khi nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình. |
| Điện, nước, viễn thông | Không quá 7 ngày kể từ ngày ghi chỉ số điện nước hoặc ngày kết thúc kỳ cung cấp dịch vụ. |
Lưu ý:
Nếu doanh nghiệp lập hóa đơn sai thời điểm, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 4 – 8 triệu đồng tùy mức độ (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
ĐỌC THÊM VỀ NGHỊ ĐỊNH 125/2020/NĐ-CP: TẠI ĐÂY
IV. Xử Phạt Khi Không Xuất Hóa Đơn Theo Quy Định
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi không lập hóa đơn, lập sai thời điểm, hoặc không gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đúng hạn sẽ bị xử phạt hành chính từ 4.000.000 – 50.000.000 đồng, tùy theo mức độ vi phạm.
V. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
1. Bán hàng dưới 200.000 đồng có cần xuất hóa đơn không?
Theo quy định tại Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC, nếu mỗi lần bán hàng có giá trị dưới 200.000 đồng và người mua không yêu cầu xuất hóa đơn, người bán không bắt buộc phải lập hóa đơn ngay.
Tuy nhiên, cuối mỗi ngày, doanh nghiệp cần lập bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ và xuất một hóa đơn tổng hợp cho toàn bộ doanh số trong ngày.
2. Khi nào phải xuất hóa đơn điện tử?
Từ ngày 01/11/2020, tất cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Việc xuất hóa đơn điện tử cần thực hiện ngay tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc hoàn thành cung cấp dịch vụ, tương tự như hóa đơn giấy trước đây.
3. Không xuất hóa đơn có bị phạt không?
Có. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có thể bị xử phạt từ 4 triệu đến 50 triệu đồng, tùy theo mức độ và tính chất vi phạm.
Ngoài ra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp cố tình trốn thuế, mức phạt còn có thể cao hơn, kèm theo truy thu thuế và tiền chậm nộp.
4. Bán hàng online có cần xuất hóa đơn không?
Có. Mọi giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, dù diễn ra trực tuyến hay trực tiếp, đều cần lập hóa đơn điện tử khi phát sinh doanh thu.
Trường hợp bán hàng qua sàn thương mại điện tử, sàn có thể thay mặt người bán xuất hóa đơn, nhưng người bán vẫn phải đảm bảo dữ liệu kê khai thuế chính xác.
5. Xuất hàng khuyến mãi, biếu tặng có cần xuất hóa đơn không?
Có. Theo Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC, hàng hóa dùng để khuyến mãi, quảng cáo, biếu, tặng hoặc tiêu dùng nội bộ vẫn phải xuất hóa đơn, ghi rõ giá trị hàng hóa theo giá tính thuế GTGT, dù không thu tiền.
VI. Kết Luận
Việc xuất hóa đơn đúng quy định không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp quản lý doanh thu minh bạch, tránh rủi ro khi thanh – kiểm tra thuế.
Tóm lại:
Khi nào phải xuất hóa đơn: Hầu hết các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên hoặc có phát sinh doanh thu.
Khi nào không cần xuất hóa đơn: Một số giao dịch nội bộ, đại lý bán đúng giá hoặc hộ cá nhân sản xuất bán trực tiếp sản phẩm của mình.
Đại lý Thuế An Đức luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi khâu kế toán – thuế – pháp lý, giúp bạn tuân thủ đúng quy định, tránh rủi ro, tối ưu hiệu quả tài chính.
