Trong quá trình hoạt động kinh doanh của một công ty, việc thay đổi người đại diện có thể xảy ra, và để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật, quy trình đăng ký thay đổi cần được thực hiện đúng quy định. Cùng An Đức tìm hiểu quy trình cần những thủ tục nào để có thể thay đổi người đại diện theo pháp luật thành công qua bài viết dưới đây.
Chức danh của người đại diện theo pháp luật
Theo Luật Doanh nghiệp 2014, Người đại diện theo pháp luật của một doanh nghiệp là cá nhân được ủy quyền đại diện cho doanh nghiệp trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ các giao dịch của doanh nghiệp. Người đại diện này có vai trò đại diện cho doanh nghiệp trong các trường hợp như là nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trước các cơ quan như Trọng tài, Tòa án, và tuân thủ các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Người đại diện theo pháp luật của công ty có thể giữ các chức danh sau:
- Giám đốc;
- Tổng Giám đốc;
- Chủ tịch Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH có hai thành viên trở lên);
- Chủ tịch công ty (đối với công ty TNHH có một thành viên);
- Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần).
- Ngoài ra, các chức danh khác cũng có thể được quy định trong điều lệ của công ty.
Những trường hợp cần thay đổi người đại diện pháp luật của công ty
- Trong quá trình hoạt động và phát triển của công ty, có thể xảy ra những thay đổi về cơ cấu tổ chức điều hành hoặc do nhu cầu kinh doanh của công ty cần thay đổi hoặc bổ sung Giám đốc/Tổng Giám đốc để phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty.
- Ngoài ra, việc kết thúc nhiệm kỳ của một người đại diện theo pháp luật cũng là một lý do phổ biến khi cần thay đổi người đại diện.
- Hơn nữa, khi giấy phép lao động của người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài đã hết thời hạn cũng là một lý do để thực hiện thay đổi người đại diện.
Điều kiện làm người đại diện theo pháp luật của công ty
Trước khi tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty, các doanh nghiệp cần xác định các điều kiện sau đây đối với ứng viên Giám đốc/Tổng Giám đốc mới:
- Độ tuổi từ 18 tuổi trở lên.
- Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
- Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
- Cung cấp duy nhất một bản sao chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu.
- Không bị treo mã số thuế trên hệ thống quản lý thuế và quản lý doanh nghiệp.
- Cần lưu ý rằng, pháp luật có hạn chế đối với trường hợp cá nhân từng là người đại diện của công ty bị tuyên bố phá sản trong khoảng thời gian từ 1 đến 3 năm tính từ ngày tuyên bố phá sản, không được phép làm người đại diện mới cho công ty.
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty bao gồm:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo quy định của pháp luật theo mẫu Phụ lục II-2 của Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT;
- Bản sao chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc thẻ căn cước công dân của người được bổ sung hoặc thay thế mới;
- Quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
- Bản sao biên bản họp hợp lệ về việc thay đổi của doanh nghiệp;
Cách nộp hồ sơ:
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: Tại đây
Sau khi nộp hồ sơ, trong thời hạn không quá 3 ngày làm việc, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ cung cấp thông báo về việc chấp thuận nộp hồ sơ qua mạng hoặc yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung.
Sau khi hồ sơ đăng ký được chấp thuận qua mạng, người nộp hồ sơ cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Một bộ hồ sơ như đã nêu trong quy trình đăng ký.
- Một thông báo chấp thuận nộp hồ sơ online.
- Hai bản giấy biên nhận nộp hồ sơ online.
- Bản sao chứng minh nhân dân và bản chính để đối chiếu.
Sau đó, hồ sơ sẽ được nộp tại bộ phận 1 cửa của Sở Kế hoạch và Đầu tư. Trong trường hợp hồ sơ đã được nộp qua tài khoản chữ ký số công cộng, không cần phải nộp lại hồ sơ giấy. Sau khi nhận hồ sơ, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ xác nhận lại thành phần hồ sơ và thông báo kết quả cho người nộp.
Một số lưu ý khi thay đổi người đại diện
- Về thời hạn làm thủ tục
Trong vòng 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi, Công ty cần thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh tại địa chỉ của trụ sở chính. Nếu vượt quá thời hạn này, Công ty sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.
- Đối với những công ty có Giấy phép con
Cần tiếp xúc với cơ quan cấp phép để thực hiện việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty, vì thông tin về người đại diện trước đây thường được ghi trong các Giấy phép này.
- Thông báo với cơ quan bảo hiểm và ngân hàng
Thông tin về người đại diện theo pháp luật trước đây thường được đăng ký trong hồ sơ tài khoản ngân hàng và với cơ quan bảo hiểm. Vì vậy, khi có sự thay đổi, doanh nghiệp cần thông báo cho ngân hàng và cơ quan bảo hiểm để cập nhật thông tin đăng ký kịp thời.
- Thông báo đến đối tác, khách hàng
Khi có thay đổi về Giám đốc của công ty, cần thông báo cho khách hàng và đối tác để họ được thông tin và tránh các giao dịch không mong muốn xảy ra.
