Các biên lai giấy theo hình thức tự in đặt in có những quy định nào được thay đổi và những lưu ý nổi bật nào hãy cùng An Đức tìm hiểu rõ hơn qua bài viết dưới đây.
1. Nguyên tắc để tạo ra một biên lai giấy
- Dựa trên Điều 35 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các biên lai giấy phát hành trong năm 2024 phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:
- Cục Thuế tạo biên lai dưới hình thức in theo yêu cầu (không in sẵn mệnh giá), được bán cho các tổ chức thu phí, lệ phí, đảm bảo giá bán bù đắp chi phí in ấn và phát hành.
- Khi có nhu cầu in biên lai, tổ chức thu phí hoặc lệ phí có thể chọn một tổ chức đủ điều kiện theo quy định để ký hợp đồng in biên lai thu phí hoặc lệ phí
- Khi tự in biên lai, tổ chức thu phí hoặc lệ phí phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Sở hữu hệ thống thiết bị (bao gồm máy tính, máy in) đảm bảo khả năng in và lập biên lai khi thu tiền phí hoặc lệ phí.
- Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in biên lai để dữ liệu của biên lai có thể chuyển vào phần mềm kế toán để thực hiện các kê khai theo quy định.
* Hệ thống tự in cần đáp ứng các yêu sau:
Việc đánh số thứ tự trên mỗi hóa đơn tự động thực hiện. Mỗi bản sao hóa đơn được in ra chỉ một lần sau khi hệ thống tự động đánh số thứ tự.. Nếu in ra từ lần thứ hai trở đi, bản sao phải được ghi nhận.
Hệ thống in biên lai sử dụng hệ thống phân quyền để đảm bảo an toàn cho dữ liệu và tuân thủ các quy định bảo mật. Việc phân cấp quyền truy cập cho từng nhóm người dùng giúp hạn chế truy cập trái phép và bảo vệ thông tin cá nhân. Người không được phân quyền sử dụng không được phép can thiệp hoặc thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.
Trong trường hợp tổ chức thu phí hoặc lệ phí mua phần mềm từ các tổ chức cung cấp phần mềm tự in, họ phải chọn một tổ chức đủ khả năng và có đủ điều kiện theo quy định.
Biên lai tự in chưa được hoàn thành phải được lưu giữ an toàn trong kho lưu trữ dữ liệu của công ty với chế độ bảo mật thông tin nghiêm ngặt.
Biên lai tự in đã được lập phải được lưu trữ trong hệ thống máy tính với chế độ bảo mật thông tin và nội dung của biên lai phải đảm bảo có thể truy cập, kết xuất và in ra giấy khi cần tham khảo.
2. Thông báo về việc phát hành biên lai in và tự in trong năm 2024
Dựa trên quy định tại Điều 36 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thông báo về việc phát hành biên lai in và tự in trong năm 2024 cho lĩnh vực thuế được xác định như sau:
2.1. Thông báo về việc phát hành biên lai in và tự in của tổ chức thu phí, lệ phí
Tổ chức thu phí hoặc lệ phí trước khi sử dụng biên lai in hoặc tự in phải lập Thông báo về việc phát hành biên lai và gửi đến cơ quan thuế có thẩm quyền trực tiếp. Thông báo phát hành biên lai được gửi tới cơ quan thuế thông qua phương tiện điện tử.
2.2. Phát hành biên lai của cơ quan Thuế
Biên lai được Cục Thuế đặt in trước khi bán lần đầu phải có thông báo phát hành biên lai. Thông báo này phải được gửi đến tất cả các Cục Thuế trên toàn quốc trong vòng 10 ngày làm việc, tính từ ngày lập thông báo phát hành và trước khi bán. Khi phát hành biên lai, phải đảm bảo không có số biên lai nào bị trùng trong cùng ký hiệu.
Nếu nội dung Thông báo về việc phát hành biên lai đã được công bố trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, quý vị không cần gửi thông báo này đến các Cục Thuế khác.
Trong trường hợp nội dung thông báo phát hành trước đây có thay đổi, Cục Thuế cần thực hiện thủ tục thông báo phát hành mới theo quy định.
2.3. Chi tiết về hông báo phát hành biên lai
Văn bản pháp luật quy định nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn của cơ quan quản lý nhà nước có thu phí và lệ phí.
Thông tin cụ thể bao gồm:
Thông tin về tổ chức hoặc cơ quan được ủy quyền thu phí, lệ phí, hoặc được ủy nhiệm lập biên lai thu phí, lệ phí, bao gồm tên, mã số thuế, và địa chỉ.
Danh sách các loại biên lai sử dụng, kèm theo biên lai mẫu. Biên lai mẫu phải được in chính xác và đủ các tiêu chí trên mỗi liên (phần) của biên lai (dành cho người nộp phí hoặc lệ phí), Biên lai mẫu có thể được nhận dạng bằng cách kiểm tra số hiệu biên lai. Số hiệu biên lai mẫu là một dãy các chữ số 0 hoặc có chữ “Mẫu” được in/đóng dấu.
Ngày bắt đầu sử dụng biên lai.
Để hoàn thành thủ tục đăng ký sử dụng biên lai, quý vị cần cung cấp đầy đủ thông tin về nơi in biên lai (đối với biên lai đặt in) và tên, mã số thuế (MST) của đơn vị cung cấp phần mềm tự in biên lai (đối với biên lai tự in).
Ngày lập thông báo phát hành; họ và tên , chữ ký xác nhận đại diện pháp lý và con dấu của tổ chức.
Lưu ý: Trong trường hợp thay đổi toàn bộ hoặc một số chỉ tiêu về hình thức và nội dung của biên lai (bao gồm cả nội dung bắt buộc và không bắt buộc), tổ chức thu phí hoặc lệ phí phải gửi thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại Mục 2.3, trừ trường hợp chỉ tiêu về ngày bắt đầu sử dụng.
Thông báo phát hành biên lai phải tuân thủ theo Mẫu số 02/PH-BLG Phụ lục IA, được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
2.4. Trình tự, điều phát hành biên lai
- Để đảm bảo tuân thủ quy định, quý tổ chức kinh doanh cần gửi văn bản thông báo phát hành biên lai đến Chi cục thuế quản lý trực tiếp ít nhất 5 ngày trước khi sử dụng biên lai. Thông báo phát hành biên lai cùng với biên lai mẫu phải được niêm yết rõ ràng tại tổ chức thu phí hoặc lệ phí, cũng như tại tổ chức được ủy quyền hoặc ủy nhiệm lập biên lai thu phí hoặc lệ phí trong suốt thời gian sử dụng biên lai.
- Trường hợp Thông báo phát hành biên lai không đáp ứng đầy đủ nội dung theo quy định, cơ quan thuế sẽ thông báo cho tổ chức thu phí hoặc lệ phí bằng văn bản trong vòng 3 ngày làm việc. Tổ chức này có trách nhiệm điều chỉnh và gửi thông báo phát hành mới, đảm bảo tuân thủ quy định.
- Trường hợp tổ chức thu phí hoặc lệ phí phát hành biên lai từ lần thứ hai trở đi và không có sự thay đổi về nội dung và hình thức so với thông báo phát hành ban đầu đến cơ quan thuế, không cần phải gửi kèm biên lai mẫu.
- Đối với các số biên lai đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng, nếu có sự thay đổi về tên và địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, tổ chức thu phí hoặc lệ phí vẫn muốn sử dụng số biên lai đã phát hành đó, cần đóng dấu tên và địa chỉ mới vào bên cạnh thông tin tên và địa chỉ đã in sẵn trên biên lai. Sau đó, gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành biên lai cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số 02/ĐCPH-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Nếu có thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp và tổ chức thu phí hoặc lệ phí vẫn muốn tiếp tục sử dụng số biên lai đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết, phải nộp báo cáo về tình hình sử dụng biên lai cho cơ quan thuế chuyển đi, và đóng dấu địa chỉ mới lên biên lai, cùng gửi bảng kê biên lai chưa sử dụng theo Mẫu số 02/BK-BLG Phụ lục IA được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cùng thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành biên lai cho cơ quan thuế chuyển đến.
- Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số biên lai đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết, phải hủy các số biên lai chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy biên lai cho cơ quan thuế chuyển đi, và thực hiện thông báo phát hành biên lai mới cho cơ quan thuế chuyển đến.
Mong rằng những kiến thức trên sẽ mang lại hữu ích cho bạn, nếu muốn biết thêm bất cứ tin tức nào khác hãy theo dõi chúng tôi <tại đây> để được cập nhật nhanh chóng nhất nhé.