Hôm nay công ty đại lý thuế An Đức sẽ giới thiệu cho các bạn lợi ích của ERP ứng dụng trong kế toán quản trị thay vì sử dụng nhiều phần mềm kế toán khác như trước qua bài viết dưới đây.
ERP là gì?
Enterprise Resource Planning (ERP) là một hệ thống phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp. Thay vì sử dụng nhiều phần mềm quản lý riêng lẻ cho từng phòng ban như trước, ERP cho phép tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp sử dụng chung một nền tảng phần mềm. Nền tảng này được chia thành nhiều phân hệ, mỗi phân hệ tương ứng với một phòng ban cụ thể và có chức năng tương tự như các phần mềm quản lý riêng lẻ trước đây.
Đặc điểm nổi bật của ERP là khả năng tích hợp giữa các phân hệ. Trong khi các phần mềm quản lý riêng lẻ thường phục vụ cho một phòng ban cụ thể (như kinh doanh, kế toán, nhân sự,…) mà không có sự kết nối đối với các phần mềm của các phòng ban khác, ERP giải quyết vấn đề này bằng cách mô phỏng tác nghiệp của nhân viên theo quy trình.
Thông tin được tự động chuyển đổi giữa các bước của quy trình và được kiểm soát nghiêm ngặt. Báo cáo trên ERP có thể trích xuất thông tin từ nhiều bước khác nhau trong quy trình và thậm chí từ các quy trình khác nhau. Đối với bộ phận kế toán và quản trị (KTQT), ERP cung cấp thông tin tự động từ các phòng ban khác, giúp họ có thể nắm bắt thông tin một cách kịp thời và chính xác, từ đó tạo ra các báo cáo KTQT phù hợp với yêu cầu của nhà quản lý.
Nhân tố ảnh hưởng của ERP đến kế toán quản trị
Môi trường doanh nghiệp
Môi trường hoạt động của một doanh nghiệp bao gồm cả yếu tố bên trong và bên ngoài, đều có ảnh hưởng đến việc triển khai hệ thống ERP. Môi trường bên ngoài thường được thể hiện qua các chính sách và quy định pháp lý về kinh doanh, văn hóa kinh doanh, điều kiện kinh tế – xã hội, cũng như mức sống của cộng đồng tại địa bàn hoạt động của doanh nghiệp.
Môi trường bên trong doanh nghiệp được tạo nên từ các mục tiêu, sứ mạng và nhiệm vụ kinh doanh, cam kết của nhân viên, và cấu trúc tổ chức. Ngoài ra, môi trường văn hóa doanh nghiệp cũng như các quy trình giám sát, kiểm tra cũng đều ảnh hưởng đến việc triển khai hệ thống ERP và quản lý thông tin kế toán trong doanh nghiệp.
Đặc điểm của doanh nghiệp
Đặc điểm của một doanh nghiệp thường được thể hiện thông qua ngành nghề kinh doanh, quy mô của doanh nghiệp, cấu trúc tài chính, và công tác quản trị dự án. Theo báo cáo khảo sát của Panorama Consulting Solutions (2018), việc áp dụng hệ thống ERP được tiến hành trên 237 doanh nghiệp trên toàn quốc, cho thấy rằng ngành nghề kinh doanh có tác động lớn đến quá trình triển khai ERP, với 43% trong số đó là các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất.
Năng lực người sử dụng
Khả năng và hiểu biết của người dùng về ERP đóng vai trò quan trọng trong quá trình triển khai hệ thống này tại các doanh nghiệp, ảnh hưởng đến chi phí đào tạo và huấn luyện, cũng như mức độ tham gia của họ. Việc nhân viên hiểu rõ quy trình sử dụng hệ thống, nhận thức về tác động của hoạt động của mình đến các bộ phận hoặc cá nhân khác trong doanh nghiệp, cũng như tuân thủ quy trình thực hiện ERP, đều đóng vai trò quan trọng. Sự thuần thục trong thao tác hệ thống ERP cũng như khả năng khai thác thông tin từ hệ thống cũng là các yếu tố quan trọng.
Đặc điểm của ERP
Đặc điểm của hệ thống ERP bao gồm sự phù hợp của phần mềm với đặc thù của doanh nghiệp, cũng như cơ sở hạ tầng hệ thống thông tin hiện có và khả năng tích hợp thông tin vào hệ thống. Việc lựa chọn sản phẩm ERP phải đảm bảo sự phù hợp với quy mô, lĩnh vực kinh doanh và ngành nghề cụ thể của doanh nghiệp, đồng thời cân nhắc các nhu cầu và kế hoạch mở rộng trong tương lai. Theo khảo sát của Panorama Consulting Solutions (2018), có đến 38% doanh nghiệp được khảo sát cho rằng việc áp dụng hệ thống ERP mới là cần thiết để thay thế hệ thống cũ không còn phù hợp.
Lợi ích của ERP ứng dụng trong kế toán quản trị
- Thiết kế theo từng phần nghiệp vụ cho phép mỗi chức năng kinh doanh có một phân hệ phần mềm riêng biệt. Điều này cho phép doanh nghiệp lựa chọn và triển khai ERP theo từng giai đoạn phù hợp với khả năng và nhu cầu của mình.
- Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các phân hệ cho phép chia sẻ thông tin giữa các phòng ban, đồng thời đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. Điều này giúp giảm thiểu việc cập nhật dữ liệu ở nhiều nơi khác nhau và tạo điều kiện cho việc thiết lập các quy trình nghiệp vụ tự động giữa các phòng ban.
- Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP có khả năng phân tích dựa trên các trung tâm chi phí hoặc các chỉ tiêu quản trị, từ đó đánh giá hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Điều này thường là một yếu tố mà nhiều doanh nghiệp bỏ qua khi lựa chọn ERP.
- Tính linh hoạt: Tính linh hoạt của hệ thống được đánh giá thông qua việc sử dụng các tham số hóa quy trình nghiệp. Tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể, người dùng có thể điều chỉnh các thông số để phù hợp với hoàn cảnh cụ thể (cấu hình hệ thống). Bằng cách thay đổi các thông số này, doanh nghiệp có thể tạo ra hoặc điều chỉnh quy trình quản lý của mình theo nhu cầu. Tính linh hoạt cũng được thể hiện thông qua khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn và cơ sở dữ liệu khác nhau trong hệ thống.
- Hệ thống ERP cũng được thiết kế để hỗ trợ việc sửa chữa và khai thác thông tin. Điều này đồng nghĩa với việc ERP không chỉ là một công cụ quản lý mà còn là một nguồn tài nguyên học hỏi. Nhờ tính dẫn hướng của mình, ERP giúp doanh nghiệp nắm bắt các quy trình quản lý và từ đó phát triển và tinh chỉnh quy trình quản lý của chính mình, cũng như lập kế hoạch cho các quy trình dự kiến trong tương lai.
Nhờ những lợi ích này, bộ phận kế toán trong doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng thông tin trên các báo cáo quản trị, giúp cải thiện chất lượng báo cáo quản trị mà không cần tăng thêm thời gian. Đồng thời, việc giảm độ trễ trong việc báo cáo cũng như tăng khả năng hiển thị thông tin trên các báo cáo giúp cho các nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định quản trị đúng đắn và phản ánh đúng tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Sự xuất hiện của Cách mạng Công nghiệp 4.0 đòi hỏi các doanh nghiệp phải nỗ lực nâng cao khả năng cạnh tranh bằng cách thay đổi phương thức quản lý để phù hợp với xu hướng chung trên thế giới và áp dụng công nghệ để đạt được hiệu quả cao. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp vẫn sử dụng các phần mềm hoạt động độc lập, dẫn đến việc luồng thông tin không đồng bộ và không liên kết với nhau.
Điều này làm cho các cấp quản lý gặp khó khăn trong việc có cái nhìn toàn diện, từ đó hạn chế khả năng đưa ra các quyết định chiến lược. Dữ liệu bị phân tán gây lãng phí tài nguyên, đồng thời hiệu suất làm việc của nhân viên giảm do các quy trình nghiệp vụ vẫn còn thủ công và không được chuẩn hóa.
Do đó, nhu cầu cấp thiết hiện nay là phải có một giải pháp quản lý toàn bộ tài nguyên của doanh nghiệp, hỗ trợ người quản lý đưa ra các quyết định hiệu quả và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Một trong những giải pháp mới có thể đáp ứng được hầu hết các yêu cầu này và được nhiều nhà quản lý lựa chọn chính là: “Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp – ERP”.