Quản lý hóa đơn là bước quan trọng để doanh nghiệp đảm bảo minh bạch tài chính, tuân thủ các quy định pháp luật và tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn điện tử, quản lý các chứng từ mua vào – bán ra và những lưu ý cần thiết theo quy định mới nhất 2025.
Hóa đơn điện tử: xu hướng bắt buộc
Từ năm 2025, tất cả doanh nghiệp Việt Nam bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý Thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn mới.
Lợi ích chính:
Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển.
Dễ dàng kê khai thuế và theo dõi doanh thu.
Tăng tính minh bạch trong quản lý tài chính, giảm rủi ro sai sót.
Yêu cầu:
Đăng ký tài khoản trên cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Sử dụng chữ ký số hợp lệ.
Lưu trữ và sao lưu dữ liệu điện tử để tra cứu khi cần.
Hóa đơn đầu vào
Hóa đơn đầu vào là các chứng từ nhận từ nhà cung cấp khi doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT), các chứng từ này cần:
Thanh toán qua ngân hàng nếu giá trị trên 20 triệu đồng.
Nếu thanh toán nhiều lần, tất cả đều phải qua ngân hàng, bao gồm cả đặt cọc.
Chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản nhà cung cấp.
Bù trừ công nợ cũng cần thực hiện qua ngân hàng nếu giá trị còn lại trên 20 triệu đồng.
Lưu ý đặc biệt với tài sản cố định:
Xe ô tô chở người dưới 9 chỗ (ngoại trừ kinh doanh vận tải) có giá trị vượt quá 1,6 tỷ đồng thì phần thuế GTGT không được khấu trừ.
Xe phục vụ vận tải vẫn được khấu trừ thuế theo quy định.
Dự án bị hủy bỏ:
Thuế GTGT liên quan không được khấu trừ.
Chi phí phải chuyển sang dự án đang hoạt động hoặc đã hoàn thành để đảm bảo quyền khấu trừ.
Thông tin trên chứng từ:
Ngôn từ chính xác rất quan trọng. Ví dụ, ghi đúng loại dịch vụ vận tải để áp dụng mức thuế 5% thay vì 10%.
Kiểm tra tất cả chứng từ đầu vào hàng tháng và lập tài liệu bổ sung nếu có thiếu sót.
Hóa đơn đầu ra
Hóa đơn đầu ra là chứng từ mà doanh nghiệp lập khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
Quy trình:
Lập hóa đơn điện tử theo mẫu.
Ký điện tử và gửi cho khách hàng ngay sau khi phát sinh giao dịch.
Lưu trữ dữ liệu và sao lưu đầy đủ để phục vụ kiểm tra của cơ quan thuế.
Lưu ý:
Không lập chứng từ khi chưa phát sinh doanh thu.
Cập nhật các mức thuế suất theo ngành nghề.
Phải phản ánh chính xác giá trị, số lượng và loại sản phẩm/dịch vụ.
Điều kiện khấu trừ thuế GTGT
Để chứng từ đầu vào được khấu trừ:
- Chứng từ hợp pháp, đầy đủ thông tin theo Thông tư 80/2021/TT-BTC (sửa đổi 2025).
Tên, mã số thuế người bán và người mua;
Ngày lập hóa đơn;
Tên, mã, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tổng thành tiền của hàng hóa/dịch vụ;
Thuế suất, tiền thuế GTGT;
Tổng thanh toán: Hóa đơn phải khớp với hợp đồng, phiếu xuất kho, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán thực tế.
Thanh toán qua ngân hàng nếu giá trị trên 20 triệu đồng:
Theo Điều 12 Nghị định 123/2023/NĐ-CP, hóa đơn đầu vào từ 20 triệu đồng trở lên chỉ được khấu trừ khi thanh toán qua ngân hàng. Các khoản thanh toán bằng tiền mặt trên mức này sẽ không được tính vào giá trị khấu trừ.Hàng hóa dùng nội bộ, biếu tặng hoặc hoạt động từ thiện:
Cần lập chứng từ bổ sung và kê khai thuế GTGT tương ứng để đảm bảo tuân thủ theo Điều 9 Thông tư 80/2021/TT-BTC. Chứng từ này giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt khi cơ quan thuế kiểm tra.Kiểm tra chứng từ liên quan đến dự án hủy bỏ:
Nếu dự án bị hủy bỏ hoặc không còn hoạt động, doanh nghiệp phải chuyển chi phí liên quan sang dự án còn hiệu lực để phần thuế GTGT đầu vào được khấu trừ hợp pháp, theo hướng dẫn tại Điều 15 Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Quản lý chứng từ trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình quản lý rõ ràng:
Lưu trữ chứng từ theo tháng, sắp xếp theo ngày phát hành và nhà cung cấp.
Kiểm tra định kỳ, lập bổ sung nếu phát hiện sai sót.
Sử dụng phần mềm điện tử tích hợp với kế toán để quản lý đầy đủ chứng từ mua vào – bán ra.
Đảm bảo bảo mật thông tin, tránh rò rỉ dữ liệu khách hàng và giao dịch.
Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử
Đăng ký và sử dụng chữ ký số hợp lệ.
Lưu trữ dữ liệu điện tử, sao lưu định kỳ và dễ tra cứu.
Thời hạn xuất, gửi và kê khai theo đúng quy định mới.
Lợi ích:
Tiết kiệm chi phí vận hành và lưu trữ.
Hỗ trợ kiểm tra thuế nhanh chóng, minh bạch.
Quản lý kế toán dễ dàng và hiệu quả hơn.
Các lỗi phổ biến
Thanh toán tiền mặt cho hóa đơn trên 20 triệu đồng dẫn đến không được khấu trừ.
Không cập nhật mức thuế suất theo ngành nghề.
Lỗi kiểm tra chứng từ trước khi lập báo cáo thuế.
Lưu trữ không đầy đủ, khó tra cứu khi cơ quan thuế kiểm tra.
Kết luận
Quản lý chứng từ mua vào – bán ra là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp hoạt động minh bạch và hợp pháp. Áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định 2025 giúp giảm rủi ro thuế và quản lý tài chính hiệu quả.
Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lập chứng từ hoặc thanh toán qua ngân hàng có thể sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói của An Đức để được hướng dẫn, hỗ trợ và tư vấn miễn phí, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu chi phí.
LIÊN HỆ NGAY
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN VÀ ĐẠI LÝ THUẾ AN ĐỨC
Liên hệ ngay: 0906.715.261 (Ms.Nguyệt) – 0967.181.178 (Ms.Sang Sang)
Email: anductax@gmail.com
Văn phòng: 5 Đường 2, KDC Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình, TP.HCM
