Một số chú ý quan trọng về hóa đơn bao gồm việc đảm bảo tính chính xác của thông tin, giữ gìn và lưu trữ hóa đơn một cách đầy đủ và thực hiện quy trình kiểm tra định kỳ để đảm bảo tuân thủ theo quy định thuế. Những biện pháp này giúp doanh nghiệp tránh được các vấn đề pháp lý và tạo ra sự minh bạch trong quản lý tài chính.
Đối với các hóa đơn đầu vào
Quy định về điều kiện đầy đủ để được khấu trừ hóa đơn
Hóa đơn mua hàng có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng để được áp dụng khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Cần lưu ý:
+ Hóa đơn mua trong cùng một ngày:
Nếu trong cùng một ngày, việc mua hàng hóa từ một đơn vị diễn ra liên tục và được phân chia thành nhiều hóa đơn có giá trị gia tăng dưới 20 triệu đồng để thuận tiện cho thanh toán bằng tiền mặt, vẫn sẽ chịu thuế giá trị gia tăng. Do đó, khi nhận hóa đơn từ một đơn vị trong một ngày, quan trọng phải kiểm tra xem tổng giá trị mua bán có vượt quá 20 triệu đồng hay không
+ Lập hóa đơn thanh toán thành nhiều đợt:
Trong trường hợp thanh toán hóa đơn thành nhiều đợt, tất cả các lần thanh toán đều cần thực hiện qua Ngân hàng, bao gồm cả lần đặt cọc đầu tiên để hỗ trợ quá trình mua bán. Nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và đã được khấu trừ vào giá trị hàng hóa, yêu cầu nhà cung cấp hoàn trả lại số tiền đặt cọc đó và thực hiện chuyển trả qua Ngân hàng. Trong trường hợp không thực hiện việc này, số tiền mặt đó sẽ không được áp dụng khấu trừ thuế giá trị gia tăng trong hóa đơn mua hàng.
+Thực hiện giao dịch chuyển tiền qua ngân hàng:
Quá trình chuyển tiền qua Ngân hàng để thanh toán cho hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên đòi hỏi việc chuyển từ tài khoản Ngân hàng được đăng ký dưới tên của công ty của bạn đến tài khoản Ngân hàng thuộc sở hữu của nhà cung cấp. Vì vậy, nếu tiến hành chuyển tiền từ một tài khoản không phải là tên của công ty hoặc chuyển tiền đến một tài khoản không phải của người bán được ghi trên hóa đơn, sẽ không đủ điều kiện để áp dụng khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
+ Thời điểm thực hiện thanh toán:
Tại thời điểm khai báo, nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng và người mua hàng chưa thực hiện thanh toán, vẫn có thể khai báo thuế giá trị gia tăng và được áp dụng khấu trừ theo quy định thông thường. Tuy nhiên, nếu đến thời hạn quyết toán và đã hết thời hạn thanh toán mà thanh toán vẫn chưa được thực hiện, phần thuế giá trị gia tăng này sẽ bị loại bỏ và không còn được áp dụng khấu trừ.
+ Phương thức thanh toán bằng cách bù trừ:
Hàng hóa và dịch vụ mua vào được thực hiện thông qua phương thức bù trừ, trong đó giá trị của hàng hóa (dịch vụ) mua vào được so sánh với giá trị của hàng hóa (dịch vụ) bán ra. Thanh toán trong trường hợp này cũng được xem xét qua Ngân hàng. Nếu sau quá trình bù trừ công nợ, phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền mặt có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, thì chỉ có thể áp dụng khấu trừ thuế đối với các trường hợp có chứng từ thanh toán qua Ngân hàng.
– Lưu ý về quy tắc khấu trừ áp dụng cho tài sản cố định.
Nếu ô tô chở người có số chỗ ngồi từ 9 chỗ trở xuống (trừ trường hợp ô tô được sử dụng vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn) có giá trị vượt quá 1,6 tỷ đồng, thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với phần giá trị vượt quá 1,6 tỷ đồng sẽ không được áp dụng khấu trừ. Tuy nhiên, nếu ô tô này được sử dụng trong ngành nghề vận tải, thì vẫn có thể áp dụng quy định khấu trừ.
– Chứng từ thanh toán đối với dự án.
Nếu một số dự án trong doanh nghiệp không hoạt động và bị hủy bỏ đến thời điểm quyết toán, thuế giá trị gia tăng liên quan sẽ không được áp dụng khấu trừ. Vì vậy, cần phải chuyển các chi phí liên quan đến những dự án này sang các dự án đang hoạt động hoặc đã hoàn thành để tránh bị loại bỏ khấu trừ cho khoản thuế này.
Phần thông tin trên chứng từ thanh toán.
Cần lưu ý rằng việc sử dụng từ ngữ chính xác trong hóa đơn là rất quan trọng, vì nếu không, có thể dẫn đến việc bị chuyển từ mức thuế suất thấp lên mức thuế suất cao. Ví dụ, trong trường hợp một doanh nghiệp hoạt động trong ngành vận tải và được hưởng mức thuế giảm từ 10% xuống còn 5%, việc ghi rõ là dịch vụ vận tải sẽ đồng nghĩa với việc áp dụng mức thuế suất 5%. Ngược lại, nếu ghi là cho thuê xe, mức thuế suất sẽ tăng lên 10%.
– Kiểm tra xem có thiếu sót nào trên hóa đơn không.
Cần thực hiện kiểm tra toàn bộ các hóa đơn xuất ra hàng tháng để đảm bảo không có bất kỳ hóa đơn nào bị sót sót. Trong trường hợp phát hiện sót sót, ngay lập tức cần tiến hành việc lập hóa đơn bổ sung và thực hiện kê khai nộp thuế tương ứng.
– Phải lập hóa đơn cho các sản phẩm sử dụng nội bộ.
Trong trường hợp doanh nghiệp thanh toán lương cho người lao động bằng sản phẩm hàng hóa thành phẩm của mình, hoặc xuất hàng biếu tặng, thực hiện các hoạt động từ thiện, cần lập hóa đơn và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng. Đặc biệt, quan trọng phải thống kê kỹ lưỡng về các giao dịch này và lập hóa đơn bổ sung ngay lập tức nếu có bất kỳ thiếu sót nào, nhằm tránh bị phạt và mất lợi nhuận khi quyết toán thuế.
Kết luận: Trên đây là một số thông tin về hóa đơn đầu vào và đầu ra mà An Đức đã tổng hợp được, nếu bạn đang gặp khó khăn về thủ tục, giấy tờ hóa đơn lằng nhằng thì hãy liên hệ với chúng tôi. Ngoài ra An Đức còn có các dịch vụ khác như kế toán trọn gói, thành lập công ty bạn có thể tham khảo qua, liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc miễn phí.