Mỗi công ty hoặc doanh nghiệp đều cần thiết lập một quy chế quản lý tài chính riêng để đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Tuy nhiên, việc xây dựng quy chế này không phải là điều đơn giản và đòi hỏi sự nỗ lực cùng với sự hiểu biết sâu sắc để duy trì cân bằng giữa thu và chi. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng quy chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.
Quy chế tài chính là gì?
Quy chế tài chính đại diện cho một kế hoạch tài chính của công ty, nhằm điều chỉnh việc sử dụng nguồn tài chính để đạt được cân bằng giữa thu nhập và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh.
Quy chế tài chính cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đồng bộ hóa các hoạt động tài chính và kế toán, giúp doanh nghiệp hoạt động một cách mạch lạc và hiệu quả. Thông thường, quy chế tài chính của các doanh nghiệp được thông qua qua các cơ quan như hội đồng thành viên, đại hội cổ đông hoặc quyết định từ chủ sở hữu nếu doanh nghiệp là doanh nghiệp tư nhân.
Các tiêu chí cần đạt của quy chế quản lý tài chính
Để xây dựng một quy chế quản lý hiệu quả, các doanh nghiệp cần đáp ứng những tiêu chí sau đây:
- Đáp ứng các yêu cầu pháp lý: Các doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật, bao gồm Luật doanh nghiệp, Luật kế toán, các tiêu chuẩn kế toán, và các quy định về thuế như thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và các loại thuế khác, cũng như các Nghị định, Thông tư và các quy định pháp luật khác có liên quan.
- Thúc đẩy tính logic: Trong quá trình xây dựng Quy chế tài chính, cần thúc đẩy tính logic giữa các bộ phận và nhiệm vụ liên quan trong doanh nghiệp, tránh sự chồng chéo và trùng lặp giữa các phòng ban và hoạt động tương tự.
- Đảm bảo sự hợp lý: Quy chế cần đảm bảo sự hợp lý giữa các nội dung liên quan đến thực hiện công việc, hỗ trợ tối đa cho các bộ phận chuyên môn và tổ chức doanh nghiệp. Đồng thời, cần tránh sự chênh lệch trong thực hiện giữa các bộ phận.
- Đảm bảo tính tuân thủ: Quy chế quản lý cần có cơ chế áp dụng đầy đủ và đi kèm với các điều khoản thi hành. Đồng thời, cần xác định rõ chế độ áp dụng cho từng bộ phận và biện pháp xử lý khi không tuân thủ các điều khoản trong quy chế.
Căn cứ vào các quy định hiện hành tại thời điểm xây dựng Quy chế
Theo Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14, trong quá trình xây dựng một quy chế quản lý tài chính, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định của Luật doanh nghiệp. Điều này bao gồm cân nhắc các vấn đề như phạm vi áp dụng của quy chế, quy mô tổ chức của doanh nghiệp và các yêu cầu khác. Doanh nghiệp cần chú ý đáp ứng các quy định của Luật doanh nghiệp để xây dựng Quy chế quản lý tài chính một cách phù hợp.
Bên cạnh việc tuân thủ Luật doanh nghiệp, các doanh nghiệp cũng cần phải tuân thủ các quy định về kế toán và thống kê. Điều này đảm bảo rằng các con số trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp được thể hiện một cách trung thực và hợp lý nhất.
Ngoài ra, khi xây dựng các quy chế quản lý tài chính, các doanh nghiệp cần tuân thủ cả các quy định của Luật thuế hiện hành để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định về thuế. Cuối cùng, việc tuân thủ điều lệ hoạt động cũng cực kỳ quan trọng vì nó được coi là hiến pháp của doanh nghiệp và là cơ sở chính khi có tranh chấp phát sinh.
Căn cứ vào quy mô của doanh nghiệp, tổ chức bộ máy quản lý, quy mô về nguồn vốn
Trong quá trình xây dựng quy chế quản lý tài chính, các doanh nghiệp cần xem xét cơ cấu tổ chức của mình, bao gồm các bộ phận, phòng ban, số lượng chi nhánh hoặc đơn vị trực thuộc, cũng như mối quan hệ cấp trên hoặc độc lập của mỗi đơn vị. Điều này giúp xây dựng một hệ thống tài chính và kế toán phù hợp với tổ chức và quy mô của doanh nghiệp. Đồng thời, việc xem xét quy mô vốn và tài sản cũng giúp phân bổ các trình tự quản lý vốn và tài sản một cách hợp lý.
Căn cứ vào mô hình hoạt động của doanh nghiệp
Cách mà một doanh nghiệp hoạt động, có phải là độc lập hay trong một mô hình tập đoàn, với vai trò là công ty mẹ hay công ty con, thường ảnh hưởng đến cách thức hạch toán, thống kê, quản lý vốn, tài sản, chi phí và các biện pháp phân phối lợi nhuận khác.
Căn cứ vào đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp
Để xây dựng một quy chế quản lý tài chính hiệu quả, doanh nghiệp cần dựa vào các đặc điểm hoạt động như lĩnh vực kinh doanh và ngành nghề sản xuất của mình. Dựa trên các thông tin này, doanh nghiệp có thể áp dụng các quy định đúng đắn về quản lý doanh thu, chi phí, giá bán, phân phối lợi nhuận và sử dụng luân chuyển dòng tiền phù hợp với hoạt động của mình.
Cách xây dựng quy chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp
Xây dựng quy chế quản lý tài chính là một quá trình quan trọng giúp đảm bảo sự đồng nhất và hiệu quả trong quá trình quản lý tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là 5 bước chính để thực hiện quá trình này:
- Bước 1: Để soạn thảo quy chế quản lý tài chính hiệu quả, cần phải có một bộ phận hoặc một nhóm người chịu trách nhiệm. Trong nhiều trường hợp, bộ phận Tài chính – Kế toán của doanh nghiệp được xem là lựa chọn phù hợp nhất do có liên quan nhiều đến các công việc chuyên môn và nghiệp vụ. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thành lập một Ban Soạn thảo bao gồm các cán bộ có chuyên môn cao trong lĩnh vực Tài chính – Kế toán để tận dụng trí tuệ tập thể.
- Bước 2: Ban Soạn thảo cần tiến hành nghiên cứu các văn bản pháp luật liên quan đến lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm các luật, thông tư, nghị định và hướng dẫn. Việc này giúp xác định các chương, mục và tiểu mục cần có trong quy chế quản lý để đảm bảo phù hợp với mô hình hoạt động và cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp.
- Bước 3: Sau khi nắm vững các pháp luật liên quan, bước tiếp theo là lập dàn ý cho quy chế quản lý từ tổng quan đến chi tiết các chương, điều và mục. Sau đó, có thể giao nhiệm vụ soạn thảo cụ thể cho từng thành viên trong nhóm, sau đó kiểm tra kỹ lưỡng và đối chiếu với các quy định hiện tại. Đối với các doanh nghiệp là một phần của một tập đoàn hoặc là công ty con, quy chế quản lý tài chính cần phù hợp với quy định của công ty mẹ hoặc tập đoàn.
- Bước 4: Khi quy chế quản lý đã được soạn thảo xong, doanh nghiệp cần thu thập ý kiến đóng góp từ các bộ phận liên quan và cấp lãnh đạo. Nếu cần, có thể tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia hoặc các công ty luật để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của quy chế.
- Bước 5: Trong quá trình sửa đổi và phê chuẩn, doanh nghiệp cần xác định thời hạn áp dụng, rõ ràng chỉ định các bộ phận có trách nhiệm thực hiện, cũng như các biện pháp xử lý khi vi phạm để đảm bảo tính tuân thủ của quy chế.
Qua các phương pháp xây dựng quy chế quản lý tài chính trên, ta có thể nhận thấy rằng việc thiết lập và thực thi quy chế quản lý tài chính một cách hợp lý sẽ tăng cường hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời giảm thiểu nguy cơ phát sinh trong quá trình vận hành một cách tối ưu nhất. Công ty dịch vụ kế toán An Đức hy vọng rằng những thông tin này sẽ mang lại giá trị cho bạn trong lĩnh vực kinh tế – tài chính, và đừng quên tiếp tục theo dõi các tin tức khác từ chúng tôi!