Sau một thời gian hoạt động, công tác kế toán trong doanh nghiệp thường phải đối mặt với nhiều thách thức do các yếu tố khác nhau như sự thay đổi của nhân viên kế toán, tình trạng hồ sơ lẫn lộn kéo dài mà không được giải quyết, và nhiều vấn đề khác. Những sai sót trong quản lý hồ sơ nếu không được kiểm soát chặt chẽ có thể gây ra những khó khăn và rắc rối trong việc xử lý hồ sơ trong tương lai.

Sổ sách kế toán là gì?

Sổ sách kế toán là bộ hồ sơ quan trọng được sử dụng để ghi chép, tổ chức và lưu trữ mọi giao dịch kinh tế và tài chính liên quan đến một đơn vị kế toán.

Các thông tin quan trọng cần xuất hiện trong sổ kế toán bao gồm: ngày/tháng/năm ghi sổ, số hiệu và ngày/tháng/năm của chứng từ kế toán được sử dụng để ghi sổ, tóm tắt nội dung của các giao dịch kinh tế và tài chính phát sinh, số tiền liên quan được ghi vào các tài khoản kế toán, cùng với số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ

Sổ kế toán bao gồm cả sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Đa số các doanh nghiệp thường lựa chọn một trong hai hệ thống sổ sách kế toán: Hệ thống sổ sách kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 8 năm 2016 hoặc Hệ thống sổ sách kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014, tùy thuộc vào quy mô và loại hình của doanh nghiệp.

Một số doanh nghiệp có thể thiết lập các hệ thống sổ sách phức tạp, ngoài các sổ sách kế toán cơ bản theo quy định, nhằm theo dõi chi tiết hoạt động của mình. Đối với các doanh nghiệp lớn, việc sử dụng nhiều sổ sách kế toán là không tránh khỏi, do đó hệ thống quản lý càng cần phải được tổ chức và quản lý một cách rõ ràng và khoa học.

Dịch vụ tra soát sổ sách kế toán của An Đức

Dịch Vụ Sổ Sách Kế Toán của An Đức được xây dựng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết toàn diện những vấn đề tồn đọng và khó khăn trong quản lý hồ sơ kế toán. Sự hỗ trợ này mang lại sự an tâm tuyệt đối cho doanh nghiệp về tính chính xác và hoàn thiện của sổ sách kế toán khi sử dụng dịch vụ của An Đức. Dịch vụ rà soát sổ sách kế toán của An Đức tập trung vào việc đảm bảo thông tin kế toán được cập nhật chính xác và hoàn chỉnh.

Dịch vụ rà soát sổ sách kế toán của An Đức sẽ hỗ trợ bạn giải quyết những vấn đề sau đây:

Bước 1: Kế toán trưởng của An Đức sẽ thực hiện kiểm tra và rà soát hệ thống kế toán.

Kiểm tra tổng thể sổ sách và hệ thống kế toán: Đánh giá sổ sách và hệ thống kế toán của doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác và phù hợp.
Xem xét chứng từ kế toán: Đảm bảo tính hợp lý và đầy đủ của các chứng từ kế toán.
Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh: Xác minh cách hạch toán các giao dịch phát sinh và điều chỉnh nếu cần thiết để đảm bảo tính chính xác.
Phân loại chi phí: Kiểm tra và phân loại các khoản chi phí một cách hợp lý, loại bỏ các khoản không hợp lý.
Điều chỉnh và nộp báo cáo Thuế GTGT: Thực hiện điều chỉnh, lập và nộp báo cáo thuế GTGT hàng tháng hoặc hàng quý.
Kiểm tra báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và cá nhân: Kiểm tra bản báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (nếu có).
Kiểm tra báo cáo tài chính năm: Xác minh việc lập báo cáo tài chính năm của doanh nghiệp.

Bước 2: Kế toán trưởng của An Đức sẽ hoàn thiện hệ thống sổ sách và thực hiện việc lập báo cáo tài chính.

Giải quyết các vấn đề liên quan đến chứng từ tồn đọng: Tư vấn và xử lý các tình huống về chứng từ như mất chứng từ, chứng từ không hợp lệ.
Xử lý các chi phí không hợp lý: Tư vấn và xử lý các chi phí không hợp lý của doanh nghiệp.
Giải quyết các vấn đề sai sót về quy định thuế: Tư vấn và xử lý các vấn đề sai sót liên quan đến quy định về thuế.
Điều chỉnh và phân bổ hạch toán: Thực hiện nhập lại dữ liệu kế toán, điều chỉnh hạch toán và phân bổ theo đúng chuẩn mực.
Lập báo cáo tài chính năm: Tiến hành lập báo cáo tài chính năm cho doanh nghiệp.

Bước 3: Giải trình quyết toán thuế

Chuyên viên kế toán của An Đức sẽ đại diện và giải thích trực tiếp với cơ quan thuế về các vấn đề liên quan đến sổ sách kế toán đã được thực hiện. Hành động này giúp doanh nghiệp chịu trách nhiệm một cách minh bạch và chuyên nghiệp.

Những dấu hiệu bất thường cần rà soát sổ sách kế toán

Có ba dấu hiệu bất thường mà doanh nghiệp cần thực hiện việc rà soát sổ sách kế toán, đặc biệt là trong những tình huống sau đây

Dấu hiệu bất thường trên báo cáo tài chính

VAT âm liên tục và tăng hàng tồn kho: Khi VAT âm liên tục và hàng tồn kho tăng đồng thời với lượng nhập tăng, đây có thể là dấu hiệu của vấn đề trong quản lý chi phí và thuế.
Doanh thu nhỏ hơn giá vốn, lợi nhuận gộp âm: Sự giảm doanh thu dưới giá vốn và lợi nhuận gộp âm có thể là biểu hiện của sai sót trong quá trình hạch toán.
Biến động bất thường của lãi gộp: Biến động không lý giải của lãi gộp giữa các năm có thể là dấu hiệu của vấn đề trong chiến lược kinh doanh hoặc quy trình hạch toán.
Tài khoản 131 dư có liên tục qua các năm: Sự duy trì liên tục của dư nợ tài khoản 131 có thể là dấu hiệu của vấn đề trong quản lý nợ phải trả.
Chênh lệch chỉ tiêu doanh thu, lương, thanh toán tiền hàng: Sự không khớp giữa các chỉ tiêu doanh thu, lương, và thanh toán tiền hàng với báo cáo lưu chuyển tiền tệ có thể là dấu hiệu của sai sót trong quản lý tài chính.
Chênh lệch lớn doanh thu và thu nhập khác so với tờ khai thuế GTGT: Sự chênh lệch lớn có thể là dấu hiệu của sự không đồng nhất giữa thông tin được báo cáo và thông tin được khai thuế.
Phát sinh nợ tk334 không khớp với tờ khai quyết toán thuế TNCN: Sự không khớp này có thể là dấu hiệu của sai sót trong việc xác định và phân loại các khoản nợ đối với thuế TNCN.

Chi phí không hợp lệ trên báo cáo tài chính

Chi phí vay khi quỹ tiền mặt dư lớn: Chi phí vay trong khi quỹ tiền mặt vẫn còn dư lớn có thể là dấu hiệu của vấn đề trong quản lý tài chính.
Thiếu hồ sơ cho chi phí thuê nhà, thuê xe: Sự thiếu hồ sơ cho các chi phí thuê nhà, thuê xe có thể gây ra vấn đề về tính chính xác và tính hợp lý của chi phí.
Lương nhân công không tuân thủ quy định: Sự sai sót trong chi phí lương nhân công có thể tạo ra vấn đề pháp lý và tài chính.
Chi phí khấu hao không đáp ứng điều kiện và các khoản chi phí khác: Việc chi phí khấu hao không đáp ứng điều kiện và các khoản chi phí khác không đúng quy định có thể tạo ra sai lệch trong báo cáo tài chính.

Lưu Ý: Để giải quyết những vấn đề trên, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân gốc rễ, bao gồm việc xây dựng và duy trì một hệ thống sổ sách kế toán có tổ chức, đảm bảo sự nhất quán giữa các kỳ kế toán, và thực hiện quản lý nhân sự một cách chặt chẽ.

Một số lỗi phổ biến thường xuyên xuất hiện trong quá trình rà soát sổ sách kế toán

Dưới đây là một số lỗi phổ biến thường gặp trong quá trình rà soát sổ sách kế toán:

Mất hóa đơn: Việc mất hóa đơn có thể gây khó khăn trong việc xác minh và chứng minh các giao dịch tài chính.
Thiếu hồ sơ liên quan đến hóa đơn: Sự thiếu sót hồ sơ đi kèm hóa đơn có thể ảnh hưởng đến tính hợp lý của chi phí.
Báo cáo thuế không khớp với sổ sách kế toán: Sự không đồng bộ giữa báo cáo thuế và sổ sách kế toán có thể tạo ra các vấn đề liên quan đến nghĩa vụ thuế.
Thiếu nhất quán trong hạch toán và định khoản qua các năm: Sự thiếu nhất quán giữa các năm về hạch toán và định khoản có thể tạo ra tình trạng không đồng bộ trong quá trình kiểm tra và đánh giá tài chính.
Nghiệp vụ kế toán sai hoặc hạch toán không đúng: Những sai sót trong nghiệp vụ kế toán hoặc hạch toán không chính xác có thể ảnh hưởng đến tính chính xác của sổ sách.
Thiếu hồ sơ lao động: Việc thiếu hồ sơ liên quan đến nhân sự có thể gây khó khăn trong quản lý và bảo dưỡng lao động.
Lập bảng lương không đúng quy định: Việc lập bảng lương không tuân theo quy định của luật thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, và pháp luật lao động có thể tạo ra vấn đề pháp lý và tài chính.
Xác định sai chi phí được trừ và không được trừ trong quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp: Sự xác định không chính xác về các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp có thể gây ra thiếu sót trong các khoản nợ và có thể tăng mức nợ thuế.